Na podlagi 24. in 25. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, 113/05, ZVOP - 1), ter 30. člena Statuta Občine Cirkulane ( Uradno glasilo slovenskih občin št. 1/2007), izdaja župan Občine Cirkulane naslednji:

Pravilnik

o varstvu osebnih in zaupnih podatkov

SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

S tem pravilnikom se določajo podatki, katerih upravljavec je Občina Cirkulane in ki pomenijo uradno ali poslovno  tajnost, (v nadaljevanju: zaupni podatki),  stopnje  zaupnosti, kriterije  za določanje vrste tajnosti in stopnje zaupnosti, pristojnosti za določanje zaupnih podatkov.

S tem pravilnikom se določa tudi način varovanja osebnih in zaupnih podatkov z namenom,

da  se  prepreči  slučajno  ali  namerno  nepooblaščeno  uničenje  podatkov, njihova  sprememba  ali izguba,   kakor tudi nepooblaščen dostop, obdelava, uporaba,   odstopanje, prikrivanje ali posredovanje teh podatkov.

2. člen

Pomen izrazov v tem pravilniku

V tem pravilniku uporabljeni izrazi imajo naslednji pomen:

1. Zaupni podatek - je podatek, ki je razglašen za uradno ali poslovno tajnost, ker je tako pomemben,  da  bi  z  njegovim  razkritjem  lahko  nastale  škodljive  posledice  za  delovanje Občine Cirkulane

2. Osebni podatek - je katerikoli podatek, ki kaže na lastnosti, stanja ali razmerja posameznika,

3. ne glede na obliko, v kateri je izražen

4. Občutljivi  osebni  podatki  -  so  podatki   o   rasnem,   narodnem  poreklu,  političnem,

5. verskem,  filozofskem  prepričanju,  članstvu  v  sindikatu,  zdravstvenem  stanju,  spolnem življenju,  vpisu  ali  izbrisu  v  ali  iz  kazenske  evidence  ali  prekrškovne  evidence  ter  bio- metrične  značilnosti  (fiziološke  in  vedenjske  značilnosti  posameznika,  preko  katerih  je mogoča identifikacija posameznika)

6. Posameznik  -  je  določena  ali  določljiva  fizična  oseba,  na  katero  se  nanaša  osebni podatek

7. Zbirka osebnih podatkov – zbirka, ki vsebuje osebne podatke (evidenca, register, baza podatkov), ki se vodi računalniško ali klasično in je namenjena izvajanju nalog iz (izvirne

8. ali prenesene) pristojnosti Občine Cirkulane

9. Obdelava,  obravnava  osebnih  podatkov  –  postopki  in  procesi  zbiranja,  obdelave  in uporabe osebnih podatkov

10. Nosilec  podatkov  -  so  vse  vrste  sredstev,  na  katerih  so  zapisani  ali  posneti  podatki

11. (listine,  akti,  gradiva,  spisi,  računalniška  oprema  vključno  z  magnetnimi,  optičnimi  ali drugimi  računalniškimi  mediji,  fotokopije,  zvočno  in  slikovno  gradivo,  mikrofilmi, naprave za prenos podatkov, ipd.)

12. Upravljavec osebnih podatkov – je Občina Cirkulane, ki ima pravico in dolžnost vzpostaviti  zbirke  osebnih  podatkov  za  izvajanje  nalog  iz  svoje  pristojnost,  ter  določiti njihovo obravnavo, hrambo in način posredovanja

13. Uporabnik osebnih podatkov - je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega prava, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki

VRSTE TAJNOSTI IN STOPNJE ZAUPNOSTI PODATKOV

3. člen

Uradna tajnost

Vrste tajnosti zaupnih podatkov na Občini Cirkulane so:

Uradna tajnost - so listine in podatki uradne/upravne narave, ki so z zakonom, drugim splošnim aktom ali s  sklepom župana  izdanim na  podlagi zakona,  razglašeni za  uradno tajnost  in so tako pomembni, da bi z njihovo izdajo nastale ali bi lahko nastale hujše škodljive posledice za Občino Cirkulane.

Podatkom, ki so določeni za uradno tajnost, se glede na njihov pomen določi stopnja zaupnosti:

zaupno. Stopnjo zaupnosti določi župan.

Kot  uradna  tajnost  se  lahko  pod  pogoji,  navedenimi  v  prvem  odstavku  tega  člena  določijo predvsem:

-         podatki s področja delovanja civilne zaščite

-         podatki s področja delovanja nadzornega odbora občine

-         podatki s področja notranjih kontrol in notranje revizije

-         podatki s področij prenesenih pristojnosti opravljanja nalog na lokalno skupnost

4. člen

Poslovna tajnost

Poslovna  tajnost  -  so  listine  in  podatki  poslovne/civilne  narave,  ki  so  z  zakonom,  drugim splošnim aktom ali s sklepom župana izdanim na podlagi zakona, razglašeni za poslovno tajnost in

so  tako  pomembni,  da  bi  z  njihovo  izdajo  očitno  nastale  ali  bi  lahko  nastale  hujše  škodljive posledice za Občino Cirkulane.

Podatkom, ki so določeni za poslovno tajnost, se glede na njihov pomen določi stopnja zaupnosti:

zaupno. Stopnjo zaupnosti določi župan.

Kot  poslovna  tajnost  se  lahko  pod  pogoji,  navedenimi  v  prvem  odstavku  tega  člena  določijo predvsem:

-         strokovna navodila  za opravljanje delovnih nalog

-         delovni materiali za predpise iz pristojnosti občine

-         delovna gradiva za občinski svet in odbore pri občinskem svetu

ZBIRKE OSEBNIH PODATKOV

5. člen

Vrste zbirk osebnih podatkov

Občina Cirkulane vzpostavi in vodi zbirke osebnih podatkov na naslednjih področjih:

Na področju urejanja prostora:

-         v postopkih odmere nadomestila za uporabo stavbnega zemljišča

-         v postopkih odmere sorazmernega dela stroškov opremljanja stavbnih zemljišč pred pridobitvijo gradbenega dovoljenja (komunalni prispevek)

-         v postopkih odmere sorazmernega dela stroškov opremljanja stavbnih zemljišč t.i. priključnina

-         za priklop na kanalizacijsko omrežje, vodovodno omrežje

-         pri dogovorih o obročnem odplačevanju priključnine

-         v postopkih odmere komunalnih taks

Na področju stanovanjskega gospodarstva:

-         v postopkih oddaje stanovanj v lasti Občine Cirkulane najem

-         v postopkih izračuna stanovanjskih subvencij

Na komunalnem področju:

-         v  zadevah  poškodb  cestnih  objektov  in  posredovanju  odškodninskih  zahtevkov  pristojnim zavarovalnicam

Na področju družbenih dejavnosti in splošnih zadev:

-         v zadevah zagotavljanja prevoza otrok v šolo

-         v postopkih določitve plačila staršev za programe v vrtcih

-         v  postopkih  plačila  obveznega  zdravstvenega  zavarovanja  za  občane,  ki  niso  zavarovani  iz drugega naslova in nimajo dohodkov

-         v zadevah kritja stroškov mrliško – pregledne službe

-         v postopkih zahteve za prekop posmrtnih ostankov pokojnika

-         v zadevah subvencioniranja letovanja otrok

-         v postopkih podeljevanja koncesij v zdravstvu, zobozdravstvu in lekarniški dejavnosti

-         v postopkih dodelitve občinske socialne pomoči

-         v postopkih dodelitve enkratne pomoči ob rojstvu novorojenčka

-         v zadevah zavodskega varstva

-         v zadevah pomoči na domu

-         pri pomoči na daljavo

-         pri ugotavljanju potreb za regresirano prehrano

-         pri pomoči brezdomcem

-         pri regresiranju obvezne dejavnosti učencev

-         v postopkih razpolaganja s premoženjem občine

-         v postopkih upravljanja s premoženjem občine

Na področju gospodarstva:

-         v postopkih obračuna turistične takse

-         pri dogovorih o obročnem odplačevanju zapadlih, pa neplačanih obveznosti iz naslova najemnin

-         v zadevah intervencij v kmetijstvo

-         v zadevah subvencioniranja obrestnih mer

-         v zadevah varstva zapuščenih živali

Na kadrovskem področju:

-         v zadevah vodenja kadrovskih evidenc

-         v zadevah štipendiranja

6. člen

Občina Cirkulane lahko vzpostavi in vodi zbirke osebnih podatkov tudi na drugih področjih, če tako določa zakon oz. če je to potrebno za opravljanje nalog iz pristojnosti občine.

7. člen

Osebni podatki se lahko zbirajo le za določene in zakonite namene, ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače.

Osebni podatki, ki se obdelujejo, morajo biti ustrezni in po obsegu primerni glede na namen, za katerega se zbirajo in nadalje obdelujejo.

8. člen

Katalog zbirk osebnih podatkov

Občina Cirkulane za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostavi katalog  zbirke  osebnih podatkov, z vsebino, ki jo določa 26. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (UL RS 113/05, v nadaljevanju  ZVOP-1).  Katalog zbirke  osebnih  podatkov  se  dopolnjuje  ob  vsaki  spremembi  oz. dopolnitvi vrste ali kvalitete osebnih podatkov v posamezni zbirki.

O  vzpostavitvi  zbirk  osebnih  podatkov  in  dopolnitvi  zbirk  osebnih  podatkov,  ter  njeni  ukinitvi Občina  Cirkulane v  ustrezni  obliki   obvešča   pristojne  državne   organe.   Za   predpisano obveščanje je zadolžena uradna oseba, ki vodi in obdeluje posamezno zbirko osebnih podatkov.

9. člen

Odgovornost za vodenje zbirk osebnih podatkov

Občina  Cirkulane,  Urad  župana,  tajnik  občine,  vodi  ažuren  seznam,  iz  katerega  je  za vsako zbirko osebnih podatkov jasno razvidno, katera oseba je odgovorna za posamezno zbirko osebnih podatkov, ter katere osebe lahko zaradi narave svojega dela obdelujejo osebne podatke, ki se nanašajo na posamezno zbirko osebnih podatkov.

V seznam se vpisujejo sledeči podatki: naziv zbirke osebnih podatkov, osebno ime in delovno mesto osebe, ki je odgovorna za zbirko osebnih podatkov ter osebno ime in delovno mesto oseb, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo osebne podatke, ki se nanašajo na zbirko osebnih podatkov.

UKREPI ZA VAROVANJE OSEBNIH IN ZAUPNIH PODATKOV

10. člen

Zaradi  varovanja  zaupnih  in  osebnih  podatkov  so  zaposleni  na  Občini  Cirkulane dolžni izvajati  splošne varnostne ukrepe s tem:

-         da, kadar zapuščajo svoje delovne prostore, zaklepajo pisalne mize, omare, blagajne in pisarne

-         da dokumentov in žigov ne puščajo nenadzorovanih na mizah

-         da ravnajo po drugih predpisih, ki jih zavezujejo, kako naj ravnajo z dokumentarnim gradivom, ter osebnimi in zaupnimi podatki.

Dostop v pisarne je delavcem občine dovoljen v rednem delovnem času, izven tega časa pa samo

na podlagi predhodnega dovoljenja tajnika občine. Ob dostopu v pisarne izven delovnega časa so delavci dolžni evidentirati svojo prisotnost v skladu z Navodilom oz. veljavnimi splošnimi pravili za poslovanje občinske uprave Občine Cirkulane.

11. člen

Zaupni  ali osebni  podatki, ki se  nahajajo izven zavarovanih prostorov (hodniki,  skupni  prostori)

morajo biti stalno zaklenjeni.

V  prostorih,  ki  so  namenjeni  poslovanju  s  strankami, morajo  biti  zaupni  ali  osebni  podatki  in računalniški prikazovalniki nameščeni tako, da stranke nimajo vpogleda vanje.

12. člen

Vzdrževanje  in  popravila  strojne  računalniške  in  druge  opreme  je  dovoljeno  samo  z  vednostjo pooblaščene uradne osebe, izvajajo pa ga lahko samo pooblaščeni servisi in vzdrževalci, ki imajo z Občino Cirkulane sklenjeno ustrezno pogodbo.

VAROVANJE SISTEMSKE IN APLIKATIVNO PROGRAMSKE RAČUNALNIŠKE OPREME TER PODATKOV, KI SE OBDELUJEJO Z RAČUNALNIŠKO OPREMO

13. člen

Dostop do aplikativne in programske opreme mora biti varovan tako, da dovoljuje dostop samo za to v naprej določenim uradnim osebam (skrbniku sistema) ali pravnim oziroma fizičnim osebam, ki v skladu s pogodbo opravljajo dogovorjene storitve.

14. člen

Popravljanje,  spreminjanje  in  dopolnjevanje  sistemske  in  aplikativne  programske  opreme  je dovoljeno  samo  na  podlagi  odobritve  skrbnika  sistema,  izvajajo  pa  ga  lahko  samo  pooblaščeni servisi in organizacije in posamezniki, v okviru ustreznih delovnih nalogov.

15. člen

Zaposlenim ni dovoljeno instalirati aplikativne programske opreme brez vednosti skrbnika sistema. Prav tako zaposleni ne smejo odnašati aplikativne programske opreme iz stavbe Občine Cirkulane.

16. člen

Vsebino diskov mrežnega strežnika in lokalnih delovnih postaj preverja skrbnik sistema, ki skrbi tudi za delovanje računalniškega sistema in protivirusne zaščite z ustreznimi programi.

Vsi  podatki  in  programska  oprema,  ki  so  namenjeni  uporabi  v  računalniškem  informacijskem sistemu in prispejo na Občino Cirkulane na medijih za prenos računalniških podatkov

ali  preko  telekomunikacijskih  kanalov,  morajo  biti  pred  uporabo  preverjeni  glede  prisotnosti računalniških virusov.

17. člen

Pristop  do  podatkov  preko  aplikativne  programske  opreme  se  varuje  s  sistemom  gesel  za avtorizacijo  in  identifikacijo  uporabnikov  programov  in  podatkov,  sistem  gesel  pa  mora omogočati  tudi  možnost  naknadnega  ugotavljanja,  kdaj  so  bili  posamezni  zaupni  in  osebni podatki vnešeni v zbirko podatkov, uporabljeni ali drugače obdelovani ter kdo je to storil.

Skrbnik  sistema  določi  režim  dodeljevanja  in  spreminjanja  gesel.  Vsa  gesla  in  postopki,  ki  se uporabljajo  za  vstop  do  aplikativne  programske  opreme,  morajo  biti  shranjena  v  zaprtih ovojnicah v sefu občine Cirkulane. Dostop do gesel imata skrbnik sistema in tajnik občine.

18. člen

Za  potrebe  obnavljanja  računalniškega  sistema  ob  okvarah  in  ob  drugih  izjemnih  situacijah  se zagotavlja redna izdelava kopij vsebine mrežnega strežnika.

Te  kopije  se  hranijo  v  sefu  Občine  Cirkulane.  Za  pravilno  hrambo  gesel  je  odgovoren skrbnik sistema.

STORITVE, KI JIH OPRAVLJAJO ZUNANJE PRAVNE ALI FIZIČNE OSEBE

19. člen

Z vsako  zunanjo  pravno  ali  fizično  osebo,  ki  opravlja  posamezna  opravila  v zvezi  z  zbiranjem, obdelovanjem, shranjevanjem ali posredovanjem zaupnih in osebnih podatkov in je registrirana za opravljanje  takšne  dejavnosti  (pogodbeni  obdelovalec),  mora  biti  predhodno  sklenjena  pisna pogodba o opravljanju storitev.

V  pogodbi  morajo  biti  obvezno  predpisani  pogoji  in  ukrepi  za  zagotovitev  varstva  osebnih podatkov in njihovega zavarovanja. Pooblaščene osebe smejo opravljati storitve obdelave zaupnih in osebnih podatkov samo v okviru naročnikovih pooblastil in podatkov ne smejo obdelovati ali drugače uporabljati za noben drug namen.

20. člen

Pooblaščena pravna ali fizična oseba, ki za Občino Cirkulane opravlja dogovorjene storitve izven prostorov upravljavca, mora imeti vsaj enako strog način varovanja osebnih podatkov, kakor ga predvideva ta pravilnik.

POSREDOVANJE ZAUPNIH IN OSEBNIH PODATKOV

21. člen

Zaupne  in  osebne  podatke  je  dovoljeno  prenašati  z  informacijskimi,  telekomunikacijskimi  in drugimi  sredstvi  le  ob  izvajanju  postopkov  in  ukrepov,  ki  nepooblaščenim  preprečujejo prilaščanje ali uničenje podatkov ter neupravičeno seznanjanje z njihovo vsebino.

Dokumenti z oznako ZAUPNO se pošiljajo naslovniku kot priporočene pošiljke. Priporočeno se pošiljajo tudi dokumenti, ki vsebujejo osebne podatke.

22. člen

Ovojnica, v kateri se posredujejo zaupni ali osebni podatki mora biti izdelana na takšen način, da ovojnica ne omogoča, da bi bila ob  normalni svetlobi ali  pri  osvetlitvi ovojnic  z običajno lučjo vidna vsebina ovojnice.

Prav tako mora ovojnica zagotoviti, da odprtja ovojnice in seznanitve z njeno vsebino ni mogoče opraviti brez vidne sledi odpiranja ovojnice.

23. člen

Osebni  podatki  se  posredujejo  samo  tistim  uporabnikom,  ki  se  izkažejo  z  ustrezno  zakonsko podlago ali s pisno privolitvijo posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Za vsako posredovanje osebnih podatkov mora upravičenec vložiti pisno vlogo, v kateri mora biti jasno navedena  določba zakona,  ki  uporabnika pooblašča za pridobitev osebnih  podatkov,  ali  pa mora biti k vlogi priložena pisna privolitev posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Vsako  posredovanje  osebnih  podatkov  se  beleži  v  evidenco  posredovanj,  iz  katere  mora  biti razvidno,  kateri  osebni  podatki  so  bili  posredovani,  komu,  kdaj  in  na  kakšni  podlagi  (22.  člen ZVOP-1).

Evidenco posredovanj za posamezno zbirko osebnih podatkov vodi uradna oseba, ki je zadolžena za vodenje in obdelovanje te zbirke.

24. člen

Uradna  oseba,  ki  vodi  in  upravlja  z  zbirko  osebnih  podatkov,  drugemu  uporabniku  nikoli  ne posreduje originalnih dokumentov, razen v primeru pisne odredbe sodišča. V tem primeru mora biti originalni dokument nadomeščen s kopijo.

25. člen

Pregledovanje in prepisovanje (kopiranje) upravnih spisov in dajanje obvestil o poteku postopka se opravlja v skladu z določbami Zakona o splošnem upravnem postopku.

26. člen

Pred  pregledom  oziroma  prepisovanjem  upravnega  spisa  je  potrebno  preveriti  identiteto  stranke oziroma upravičenca in sicer tako, da se vpogleda njegovo osebno izkaznico, potni list ali vozniško dovoljenje.

Pri  vsakem  pregledovanju  oziroma  prepisovanju  podatkov  iz  upravnega  spisa  se  naredi  uradni zaznamek, ki se vloži v spis. Iz uradnega zaznamka, ki ga mora podpisati tudi upravičenec, mora biti  razvidna  številka  spisa,  datum  in  ura  pregleda,  osebno  ime  upravičenca,  njegov  naslov, številka in vrsta dokumenta, iz katerega je ugotovljena identiteta ter namen, zaredi katerega je bil opravljen pregled oziroma prepis.

V  primeru,  da  vsebuje  upravi  spis  tudi  osebne  ali  zaupne  podatke,  je  potrebno  upravičenca opozoriti na dolžnost varovanja takšnih podatkov, kar mora biti razvidno tudi iz uradnega zaznamka.

BRISANJE, UNIČENJE OSEBIH IN ZAUPNIH PODATKOV

27. člen

Po preteku roka hranjenja, ki ga določajo zakon oz. ustrezni podzakonski predpisi, se zaupni in osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če zakon ne določa drugače.

Podatke briše, uniči ali blokira oz. anonimizira pooblaščena oseba.

Pooblaščena  oseba  za  uničenje  osebnih  oz.  zaupnih  podatkov  v  računalniških  bazah  je  skrbnik računalniškega sistema.

Pooblaščena  oseba  za  uničenje  osebnih  oz.  zaupnih  podatkov  na  klasičnih  nosilcih  podatkov  je uradna oseba, ki vodi posamezno zbirko osebnih podatkov, oz. kateri so dodeljeni spisi v katerih se nahajajo zaupni podatki.

28. člen

Za  brisanje  podatkov  iz  računalniških  medijev  se  uporabi  takšna  metoda  brisanja,  da  je nemogoča  restavracija  brisanih  podatkov.  Podatki  na  klasičnih  medijih  (listine,  kartoteke, register, seznam, ...) se uničijo na način, ki onemogoča branje oz. razpoznavo uničenih podatkov.

Na enak način se uničuje pomožno gradivo (npr. matrice, izračune in grafikone, skice, poskusne oziroma neuspešne izpise ipd.).

Ni dovoljeno odmetavati odpadne nosilce podatkov z oznako zaupno ali z vsebino, ki vključuje osebne podatke v koše za smeti. Odpadni nosilci podatkov se uničijo z rezalnikom papirja, ki je nameščen v prostorih Občine Cirkulane.

UKREPANJE OB SUMU NEPOOBLAŠČENEGA DOSTOPA

29. člen

Zaposleni  so  dolžni  o  aktivnostih,  ki  so  povezane  z  odkrivanjem  ali  nepooblaščenim  uničenjem zaupnih   podatkov,   zlonamerni   ali   nepooblaščeni   uporabi,   prilaščanju,   spreminjanju   ali poškodovanju, takoj obvestiti tajnika občine, sami pa poskušajo takšno aktivnost preprečiti.

ODGOVORNOST ZA IZVAJANJE VARNOSTNIH UKREPOV IN POSTOPKOV

30. člen

Vsaka uradna oseba, ki obdeluje zaupne ali osebne podatke, je dolžna izvajati predpisane postopke

in ukrepe za zavarovanje podatkov in varovati podatke, za katere je izvedela oziroma bila z njimi seznanjena pri opravljanju svojega dela.

Obveznost varovanja podatkov ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja.

31. člen

Za izvajanje postopkov in ukrepov za zavarovanje zaupnih in osebnih podatkov so odgovorni vodje organizacijskih enot v občinski upravi Občine Cirkulane.

Nadzor nad izvajanjem postopkov in ukrepov, določenih s tem pravilnikom, opravlja tajnik občine.

KONČNE DOLOČBE

32. člen

Ta  pravilnik prične  veljati  v  15.  (petnajstih)  dneh  od  dne  objave  v uradnem glasilu slovenskih občin.

Pravilnik v originalnem izvodu hrani Urad župana.

Datum: 8.11.2007

Št.:007-6/2007