Na  podlagi določil Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS št. 128/06, 16/08 in 19/10 ; v nadaljevanju: ZJN-2B) in 33. čl. Statuta Občine Ljutomer (Uradno glasilo Občine Ljutomer št. 11/09), izdaja župan Občine Ljutomer naslednje

NAVODILO

ZA IZVEDBO POSTOPKOV IN EVIDENCAH ODDAJE JAVNIH NAROČIL

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

To navodilo določa način oddajanja javnih naročil, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o javnem naročanju – ZJN-2B. 

2. člen

Vsi izvajalci oddajanja javnih naročil morajo ravnati tako, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen, predmet in vrednost javnega naročila.

Nabave se morajo izvršiti s čim manj sredstvi, porabljena sredstva morajo zagotavljati ustrezno kvaliteto in čim manjše obratovalne stroške, sam predmet nabave pa mora po vrsti, obsegu in kvaliteti ustrezati namenu, ki izhaja iz nalog naročnika v sistemu javnega sektorja.

3. člen

Za zagotovitev gospodarnosti  morajo izvajalci oddajanja javnih naročil zlasti:

-           pravilno in pravočasno opredeliti potrebe oziroma predmet javnega naročila  ter njegovo vrednost,

-           pripraviti tako dokumentacijo, da bodo ponudniki brez nepotrebnih stroškov lahko pripravili pravilno informacijo o cenah in kvaliteti ali ponudbo,

-           uporabljati le dopustna in nediskriminatorna merila izbora, ki so smiselno povezana s predmetom nabave,

-           vsem ponudnikom je treba posredovati enake informacije, - skleniti pogodbo z najugodnejšim ponudnikom.

4. člen

Posebej skrbno morajo izvajalci oddajanja preveriti ceno in kvaliteto, kar storijo zlasti z zbiranjem informacij o cenah in kvaliteti ter zbiranjem ponudb.

5. člen

Preverjanje cene in kvalitete ali zbiranje ponudb mora biti omogočeno vsem ponudnikom, za katere se utemeljeno predvideva, da bodo lahko predložili take informacije o cenah ali ponudbe, ki bodo vplivale na večjo gospodarnost nabave.

Ne glede na to, ali je bil posamezen ponudnik povabljen naj predloži ceno ali ponudbo, mu mora biti omogočeno sodelovanje v postopku oddaje javnega naročila, če za to izkaže interes. Naročnik ne sme zavrniti ponudbe ponudnika, ki ga ni povabil k oddaji ponudbe, le-ta pa je ponudbo pravočasno oddal.

6. člen

Vsi ponudniki so enakopravni, z oddajanjem javnih naročil pa je potrebno spodbujati konkurenco, zaradi česar so prepovedana vsa dejanja, ki jo omejujejo, predvsem pa je prepovedano potencialne dobavitelje seznanjati z imeni morebitnih konkurentov, prav tako pa se ne sme dopuščati, da vplivajo ali oblikujejo seznam ponudnikov, od katerih bo naročnik podatke o ceni in kvaliteti ali ponudbe zahteval ali jih prejel.

Pripravljalec dokumentacije ne sme nastopiti kot ponudnik ali njegov podizvajalec. Orientacijska vrednost javnega naročila se ne sporoča.

7. člen

V postopku oddajanja javnega naročila so možna pogajanja, če odgovorna oseba za javno naročilo na podlagi zbranih informacij ali ponudb pred končno odločitvijo oceni, da bi njihova uporaba vodila k gospodarnejši nabavi. 

V pogajanja je potrebno vključiti najmanj vse ponudnike, ki so izkazali interes za sodelovanje in vsem sproti posredovati informacije. Če se pogaja o ceni, je potrebno najnižjo ponujeno ceno posredovati vsem ponudnikom in jih pozvati, naj v določenem roku ponudijo nižjo ceno, s tem da je strogo prepovedano spremeniti predmet ali pogoje dobave.

Pogajanja o predmetu, izvedbi, pogojih dobave in podobno, se vršijo lahko le, ne da bi se obenem pogajalo o ceni.

Zlasti se pogajanja lahko izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve ali blaga, ali če gre za objektivne okoliščine, zaradi katerih lahko naročilo izpolni le določen ponudnik. 

O pogajanjih naročnik naredi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.

Če so predmet javnega naročila stalna dobava blaga, izvedba storitev ali gradnje, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe. Za sklenitev letne pogodbe izvede naročnik postopek v skladu s tem navodilom. 

8. člen

Pogoje in s tem sposobnost izvesti javno naročilo se preverja potem, ko je dobavitelj že izbran in to le, če se oceni, da je to gospodarno, kar pomeni predvsem, če obstaja dvom, da bo izbrani dobavitelj pravilno izpolnil naročilo.

Obseg in način preverjanja določi odgovorna oseba naročila, ki lahko zahteva pisne dokumente oziroma dokaze, pisne izjave ali si pridobi ustne izjave in naredi uradni zaznamek, ipd., ki dokazujejo  sposobnost v smislu določil ZJN-2B.

9. člen

Odgovorna oseba naročnika lahko imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb, kadar oceni, da je to potrebno.

II. EVIDENČNI POSTOPEK

10. člen

Javna naročila se po tem navodilu izvajajo po evidenčnem postopku.

11. člen

Za naročanje se praviloma uporabljajo naročilnice, lahko pa se sklene ustrezna pogodba.

12. člen

Naročilnice podpisuje odgovorna oseba naročnika oziroma njegov pooblaščenec, na podlagi predloga javnega uslužbenca. 

Naročilnice se pišejo v treh izvodih. En izvod naročilnice se pošlje dobavitelju oz. izvajalcu, en izvod se priloži dokumentu za izplačilo (račun, situacija), en izvod pa se hrani v bloku z naročilnicami. 

13. člen

Pogodbo pripravi posamezen javni uslužbenec, podpisuje pa jih odgovorna oseba naročnika. Pred podpisom pogodbe je potreben finančni in pravni pregled pogodbe. En izvod pogodbe je priloga dokumentu za izplačilo, en izvod se hrani v dokumentaciji. 

II.  EVIDENČNI POSTOPEK 

14. člen

Za javna naročila katerih vrednost je nižja od 3.000 EUR brez DDV za blago in storitve oziroma 5.000 EUR brez DDV za gradbena dela, ni potrebno posebej dokumentirati preverjanja cene in kakovosti. Tovrstna javna naročila se oddajo na podlagi naročilnice.

15. člen

Evidenčni postopek se uporablja za naročila blaga, storitev in gradenj, katerih ocenjena vrednost ne presega 20.000 EUR brez DDV za blago in storitve in 40.000 EUR brez DDV za gradbena dela.

Tovrstna javna naročila se oddajo se oddajo na podlagi naročilnice ali pogodbe.

Osnova za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe v postopku je pisni predlog, ki ga pripravi odgovorna oseba za javno naročilo in podpiše odgovorna oseba naročnika.

16. člen

Preverjanje cene in kvalitete se vrši z zbiranjem informacij, ki se lahko pridobijo pisno, ustno, telefonsko, po elektronski pošti, iz katalogov in cenikov ipd.

O preverjanju se vodi pisna ali elektronska zabeležka, ki se vpiše v predlog za izdajo naročilnice oziroma sklenitev pogodbe ali pa se pripne k predlogu.

17. člen

Predlog za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe obsega:

-           zaporedna številko javnega naročila in datum,

-           predmet javnega naročila,

-           ocenjena vrednost javnega naročila brez DDV,

-           ime izbranega ponudnika in dogovorjena cena brez DDV,

-           proračunska postavka, na kateri so zagotovljena sredstva za plačilo,

-           način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe ekonomsko najugodnejše ponudbe,

-           imena in naslove ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila,

-           obrazložitev izbora, če cena ni bila edino merilo in je bil izbran dražji dobavitelj, - odgovorna oseba za javno naročilo in njen podpis, - podpis odgovorne osebe naročnika.

18. člen

Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi eno samo ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika. Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek ponovi.

III.  VODENJE DOKUMENTACIJE O ODDAJI  JAVNIH NAROČIL IN EVIDENCA

19. člen

Naročnik mora voditi evidenco oziroma dokumentacijo o oddaji javnih naročil.

20. člen

Ponudbe in ostali dokumenti (sklepi, zapisniki in soglasja) morajo biti v originalu vloženi v dokumentacijo o oddaji javnega naročila. Prav tako so sestavni del dokumentacije vsi drugi dokumenti, pomembni za postopek in odločitev naročnika.

O telefonskih pogovorih in preverjanjih ter ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek. V primeru oddaje javnega naročila na elektronski način, se v tej obliki lahko vodi tudi dokumentacija.

21. člen

Dokumentacija za evidenčni postopek na podlagi naročilnice ali pogodbe iz 15. čl. navodila mora obsegati:

- predlog za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe, - kopijo naročilnice ali originalno pogodbo, - lahko tudi zabeležko o preverjanju.

22. člen

Vso dokumentacijo o javnih naročilih je potrebno hraniti skladno s predpisi o urejanju dokumentarnega in arhivskega gradiva  ter najmanj toliko časa, kolikor trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila vključno z garancijami. Hraniti je potrebno tudi dokumentacijo o postopkih, ki so se končali brez izbire.

23. člen

Pri oddaji javnih naročil mora naročnik zagotoviti nabor podatkov o naročilih. Naročnik vodi evidenco o oddanih javnih naročilih ločeno za blago, storitve in gradnje, za vsako proračunsko leto posebej.

Evidenca javnih naročil iz 14. čl. navodila se vodi v bloku z naročilnicami.

Evidenca javnih naročil iz 15. čl. navodila se vodi v knjigi javnih naročil, ločeno od evidence javnih naročil po postopku oddaje javnih naročil male vrednosti. Evidenca zajema številko in datuma naročila, predmet naročila, ime izbranega ponudnika, vrednost javnega naročila brez DDV, proračunsko postavko. 

IV.   KONČNE DOLOČBE

24. člen

Določbe tega navodila ne veljajo za naročanje intervencijskih posegov, to so okvare na vodovodnem in komunalnem omrežju, pri nujni sanaciji gradbenega objekta in podobno. Naročnik mora pri naročanju interventnih posegov v sklepu o začetku postopka javnega naročila pri predmetu javnega naročila navesti, da gre za interventni poseg. Naročnik mora pri naročanju tovrstnih posegov izbrati izvajalca, ki bo izvedel javno naročilo hitro, kvalitetno in ugodno.

25. člen

Če se pred oddajo javnega naročila ugotovi, da dejanska vrednost presega mejno vrednost, ki je v tem navodilu predpisana za evidenčni postopek, je treba to vrednost vzeti kot ocenjeno vrednost in izpeljati postopek oddaje naročila male vrednosti.

26. člen

To navodilo velja za vse neposredne porabnike proračuna Občine Ljutomer, s tem, da so ga le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo in zagotoviti njegovo smiselno uporabo.

27. člen

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem glasilu Občine Ljutomer.

28. člen

Z dnem veljavnosti tega navodila preneha veljati Navodilo za izvedbo postopkov zbiranja ponudb in evidencah oddaje javnih naročil (Uradno glasilo Občine Ljutomer št. 4/07 in 2/08).

Številka: 430-20/2010-962

Datum:   14. 6. 2010 

Občinski svet Občine Ljutomer

Franc JURŠA, l.r.