Na podlagi 15. člena Zakona o računovodstvu (Ur. list SFRJ št. 12/89,35/89,3/90,42/90,61/90 ter Ur. list RS št. 42/90, 30/93, 32/93), 63. člena Navodil o izvrševanju proračuna (Ur. list RS št. 13/96) ter Statuta Mestne občine Maribor, izdaja župan Mestne občine Maribor

P R A V I L N I K

o organizaciji in načinu vodenja knjigovodstva

1. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

S tem pravilnikom se predpisuje vodenje knjigovodstva sredstev, obveznosti do virov sredstev in prihodkov in odhodkov proračuna Mestne občine Maribor.

Ta pravilnik določa:

2. člen

Knjigovodstvo in način vodenja knjigovodstva je organiziran tako, da zagotavlja:

II. ORGANIZACIJA KNJIGOVODSTVA IN NAČIN VODENJA KNJIGOVODSTVA

3. člen

Knjigovodstvo se vodi v Oddelku za finance Mestne občine Maribor, v njegovi notranji organizacijski enoti - službi za računovodstvo.

Po tem pravilniku se šteje za knjigovodsko poslovanje:

4. člen

Knjigovodstvo se vodi po načelu dvostavnega knjigovodstva \' skladu z Odredbo o evidentiranju prihodkov, odhodkov, sredstev in virov sredstev proračunov družbenopolitičnih skupnosti ter o njihovem izkazovanju in Navodilom o enotnem vodenju poslovnih knjig za proračun in proračunske uporabnike.

5. člen

Knjigovodstvo se vodi po načelih pravilnosti in ažurnosti, in to:

Poslovne spremembe morajo biti knjižene v dnevniku, glavni knjigi in ustreznih pomožnih knjigah.

6. člen

Knjiženje se opravlja s pomočjo osebnih računalnikov z uporabo programske opreme, ki zagotavlja vodenje knjigovodstva proračuna mestne občine

III. OBVEZNOST IN ODGOVORNOST OSEB, KI SPROŽAJO POSLOVNE SPREMEMBE

7. člen

Pred poslovnimi dogodki se izdajajo nalogi za izvanje. Nalogi za izvajanje se sestavljajo na obrazcih. ki so v praksi standardizirani, njihova vsebina pa je prilagojena vrstam poslovnih dogodkov, kijih nalagajo. V to skupino listin spadajo: naročilnica, pogodba, sklep, odločba, nalog za izplačilo.

8. člen

Osebe, ki sprožajo poslovne spremembe, so nosilci sredstev - odredbodajalci. Pooblastila za razpolaganje s proračunskimi sredstvi in nosilce sredstev proračuna določa Mestni svet.

9. člen

Pooblaščeni nosilci sredstev - odredbodajalci prevzemajo naslednje odgovornosti:

IV. KNJIGOVODSKE LISTINE IN NAČIN NJIHOVE KONTROLE

10. člen

V knjigovodstvu je možno obravnavati in knjižiti poslovne dogodke samo na podlagi knjigovodskih listin, ki poslovne dogodke dokazujejo.

Knjigovodska listina se sestavi za vsak poslovni dogodek, ki se v zvezi s poslovanjem pokaže v spremembi sredstev ali obveznosti do virov sredstev, ali pa v nastanku odhodkov in prihodkov. Knjigovodske listine se sestavljajo tudi v zvezi s poslovnimi dogodki, ki so predmet zunajbilančne evidence.

Knjigovodske listine so:

11. člen

Knjigovodska listina, kot podlaga za obravnavanje podatkov, ima naslednjo vsebino:

Izvirna knjigovodska listina se sestavi v enem izvodu ali v več izvodih. Pri izdelavi izvirne knjigovodske listine v več izvodih in njihovem kroženju,je treba na vsaki kopiji ali vsakem odtisu označiti namen.

Knjigovodske listine, ki so podlaga za nakazilo proračunskih sredstev, ali za izplačilo iz blagajne ter listine, ki imajo za posledico ostale poslovne spremembe, morajo biti pred izročitvijo v računovodstvo opremljene z odredbo nosilca sredstev - odredbodajalca.

Dospele knjigovodske listine se morajo kontrolirati takoj ali naslednji dan po prejemu in v tem roku oddati pristojnemu delavcu v računovodstvo. Zadrževanje knjigovodskih listin, ki povzroči plačilno zamudo ali neažurno knjiženje, ali vpliva na nepravilnost izkazanih poslovnih izidov, pomeni kršitev delovnih obveznosti in neposredno, osebno odgovornost delavca zaradi kršitve veljavnih predpisov.

12. člen

Dokumente plačilnega prometa iz tega pravilnika podpisujeta vedno dva pooblaščena podpisnika. Pooblaščene podpisnike za razpolaganje s sredstvi proračuna Mestne občine Maribor imenuje župan Mestne občine Maribor.

13. člen

Listine o obračunu in izplačilu osebnih dohodkov in osebnih prejemkov sopodpisujeta: tajnik Mestne uprave in predstojnik Oddelka za finance.

Oba podpisnika sta odgovorna za zakonitost in pravilnost izplačila.

14. člen

Listine za materialno poslovanje, to je dobavnice, prevzemnice in ostalo dokumentacijo za nabavo drobnega inventarja in osnovnih sredstev podpisujeta in jamčita za njihovo pravilnost in resničnost prevzemnik blaga in delavce računovodske službe.

15. člen

Pravno veljavna knjigovodska listina pride v računovodstvo, kjer se na njeni podlagi izda nalog za knjiženje, nato pa se z ustrezno tehniko vpiše podatek v poslovne knjige. Nalog za knjiženje izda pooblaščena oseba, tako da ga napiše na izvirno knjigovodsko listino, ki izpričuje poslovni dogodek, ali na posebno tiskovino (nalog za knjiženje), ki se ji priloži izvirna knjigovodska listina.

V. POSLOVNE KNJIGE

16. člen

V službi za računovodstvo se za vodenje knjigovodstva proračuna vodijo naslednje poslovne knjige:

17. člen

Poslovne knjige so javne listine. Poslovne knjige so lahko vezane ali v prostih listih, ki jih je po končanem poslovanem letu potrebno vezati tako, da posamezni listi ne izpadejo.

18. člen

Podatki se vpisujejo v glavno knjigo praviloma hkrati kot v dnevnik po kronološkem zaporedju. Za izvajanje tega določila so poleg knjigovodskih delavcev odgovorni vsi, ki so zadolženi za pravočasno predajo knjigovodskih listin v knjigovodsko zajemanje.

V poslovne knjige ni dopustno knjižiti z navadnim svinčnikom. Med knjižbami ni dovoljeno puščati praznih prostorov, v katere bi bilo možno vnesti druge knjižbe. Knjižbe se ne smejo prekrivati ali biti na drugačen način nečitljive. Pri njih ne sme biti nikakršnih izbrisov ali drugih sprememb, ki bi vzbujale dvom, ali je sprememba storjena v času prvotne knjižbe, ali kasneje.

19. člen

Računalnik se uporablja pri obravnavanju podatkov glavne knjige tako, da se vnašajo podatki v njegov pomnilnik, kjer se po preverjenem uporabniškem programu oblikujejo datoteke. Podatki se vnašajo v glavno knjigo s terminalskimi priključki na več mestih. Z uporabniškim programom je zagotovljeno v računalniku avtomatsko izdelovanje knjigovodskih listin z oznako odgovorne osebe. Glavna knjiga je organizirana tako, daje možno kontroliranje knjiženja in daje mogoče kadarkoli dobiti sliko na zaslonu ali odtis na papirju za katerikoli konto glavne knjige ali pregled celotne poslovne knjige.

20. člen

Razporeditev kontov v glavni knjigi temelji na vnaprej pripravljenem kontnem načrtu, usklajenem z Odredbo o evidentiranju prihodkov, odhodkov, sredstev in virov sredstev proračunov družbenopolitičnih skupnosti ter o njihovem izkazovanju.

21. člen

Kontni načrt obsega pregled kontov glavne knjige in to bilančnega in zunaj bilančnega dela. kjer je za vsak konto navedena šifra. ime in vsebina. Šifra konta je določena z desetiškim označevanjem in je sestavljena iz številk, kot sledi:

Ime konta mora biti jedrnato in natančno, tako da jasno določa njegovo vsebino. Tudi deli konta, če je razčlenjen, morajo imeti ustrezna imena iz bilance stanja in izkaza uspeha.

22. člen

Poslovni dogodki, zajeti v zunajbilančni evidenci ob nastanku ne morejo imeti narave bilančnih postavk, ki bi vplivale na sredstva, obveznosti do virov sredstev, prihodke in odhodke. Nastanek poslovnega dogodka je treba izpričati z verodostojno knjigovodsko listino. Ob izdelavi bilance stanja se postavke zunajbilančne evidence vnesejo vanjo, vendar za seštevkom bilančnih postavk.

23. člen

Pomožne knjige, vodene z računalnikom, se organizirajo tako, daje vsak začetni vnos podprt z verodostojno knjigovodsko listino. Z računalnikom je treba zagotoviti kontroliranje knjiženja za vsako pomožno knjigo. Obvezno je usklajevanje pomožnih knjig in ustreznih kontov glavne knjige tudi med letom. Najmanj enkrat letno se s popisom uskladita stanje po knjigah in dejansko stanje.

24. člen

Osnovna sredstva se izkazujejo v knjigovodstvu z vrednostmi. določenimi na podlagi veljavnih predpisov. Poleg rednih knjiženj na kontih osnovnih sredstev se vodi knjiga osnovnih sredstev, v kateri se zagotavljajo tile podatki:

Knjigo osnovnih sredstev vodi knjigovodja osnovnih sredstev in inventarja, ki vodi tudi analitično evidenco drobnega inventarja. Drobni inventar je opredeljen in določen s posebnim odlokom o določitvi stvari in opreme, ki se štejejo za drobni inventar.

Odpisovanje osnovnih sredstev

25. člen

Nematerialne in materialne naložbe se odpis ujejo praviloma v breme sklada dobrin splošnega pomena in drugih sredstev. Odpisujejo se lahko tudi v breme prihodkov kot strošek amortizacije, če so sredstva za pokrivanje stroškov amortizacije zagotovljena v proračunu.

Odpis nematerialnih in materialnih naložb je reden ali izreden. Reden odpis osnovnih sredstev se opravlja po stopnjah, določenih z uredbo o nomenklaturi sredstev za amortizacijo z letnimi amortizacijskimi stopnjami (Ur. list SFRJ št. 21/89 in 5190). Amortizacijske stopnje, ki niso določene v uredbi iz prejšnjega stavka, se določijo na podlagi podatkov ali ocene o predvideni življenjski dobi osnovnega sredstva.

Osnovna sredstva se redno odpisujejo posamično z uporabo proporcionalne metode.

Izreden odpis se opravi v primeru odtujitve ali uničenja osnovnega sredstva, trajne izločitve osnovnega sredstva iz uporabe, znižanja tržnih cen za istovrstna osnovna sredstva ter v primeru skrajšanja predvidene življenjske dobe osnovnega sredstva, ki je bila upoštevana za izračun amortizacijske stopnje. Redni odpis se ne opravlja za naslednja osnovna sredstva:

Revalorizacija sredstev in virov sredstev

26. člen

Nabavna vrednost in popravek vrednosti osnovnih sredstev se revalorizira s stopnjo rasti cen pri proizvajalcih industrijskih proizvodov. Revalorizirana nabavna vrednost osnovnega sredstva ne sme biti višja od tržne cene novega istovrstnega osnovnega sredstva.

Če se odpis ujejo osnovna sredstva v breme prihodkov kot strošek amortizacije, se tudi stroški amortizacije revalorizirajo.

Za učinke revalorizacije osnovnih sredstev in amortizacije se poveča sklad dobrin splošnega pomena in drugih sredstev.

Kapitalske naložbe v organizaciji, ki vodijo poslovne knjige v skladu z določbami zakona o gospodarskih družbah, se revalorizirajo skladno z računovodskimi standardi za gospodarske družbe. Za učinek revalorizacije kapitalskih naložb se poveča lastni vir oblikovan za te naložbe.

 Če je s predpisom ali pogodbo določena revalorizacija terjatev, finančnih naložb ali obveznosti, se revalorizacija obravnava kot obrestovanje.

Za druga sredstva in vire sredstev se revalorizacija ne opravlja.

Izkazovanje odplačevanja posojil

27. člen

Odplačevanje posojil, ki so zajeta v okviru računa financiranja, pripadajoče obresti in stroški ter plačana jamstva, potekajo preko žiro računa proračuna. Poslovni dogodki v zvezi z najemanjem in odplačevanjem teh posojil ter poslovni dogodki v zvezi s plačili in vračili plačanih jamstev se izkazujejo

v knjigovodstvu proračuna.

Odplačevanje posojil, ki so zajeta v okviru računa financiranja in izkazana v poslavkah drugih proračunskih uporabnikov poteka preko žiro računov teh uporabnikov. Poslovni dogodki v zvezi z najemanjem in odplačevanjem teh posojil se izkazujejo v knjigovodstvu teh proračunskih uporabnikov.

Usklajevanje poslovnih knjig in popis sredstev in obveznosti

28. člen

Usklajevanje prometa in stanja glavne knjige ter pomožnih knjig z glavno knjigo se opravi preden se sestavijo polletni in letni obračuni in pred popisom (inventuro).

Knjigovodsko stanje sredstev, terjatev in obveznosti se najmanj enkrat letno uskladi z dejanskim stanjem, ki se ugotavlja s popisom (inventuro).

Sredstva terjatve in obveznosti popiše pravna oseba na koncu poslovnega leta s stanjem na dan 31. decembra. S splošnim aktom lahko pravna oseba dodatno določi še druge roke popisov.

29. člen

Poslovne knjige se odprejo in zaključijo vsako poslovno leto. Za poslovno leto se po tem pravilniku šteje koledarsko leto. Temeljne knjige se odprejo za postavke sredstev in obveznosti do virov sredstev na podlagi začetne bilance stanja. Pomožne knjige se odprejo z vnosom ustreznih stanj z razčlenjenih kontov pomožnih knjig, oziroma iz analitičnih evidenc po končnih stanjih v preteklem poslovnem letu. Izjema sta register materialnih naložb in analitična evidenca materialnih naložb, katerih odpiranje in zapiranje nista vezana na poslovno leto. Te poslovne knjige so odprte in se vodijo, dokler se materialne

naložbe uporabljajo.

Po vseh knjiženjih za poslovno leto in kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige zaključijo. Zaključene poslovne knjige podpišejo pooblaščene osebe.

Zaključene poslovne knjige je treba urejeno odložiti in shraniti. Vse poslovne knjige, vodene v prostih listih, se zvržejo. Glavno knjigo in dnevnik, vodena z računalnikom, je treba odtisniti, zvezati in odložiti.

VI. PERIODIČNI IN LETNI OBRAČUNI TER POSLOVNA POROČILA

30. člen

V skladu z 2. členom Odredbe o evidentiranju prihodkov, odhodkov, sredstev in virov sredstev proračunov družbenopolitičnih skupnosti (Ur. list RS št. 15/91 in 5/92) se sestavljajo bilance stanja in bilance prihodkov in odhodkov na obrazcih, ki sta sestavni del te odredbe.

31. člen

V skladu z 31. členom Zakona o računovodstvu se sestavlja, po izteku vsakega trimesečja poročilo, ki se v 20 dneh po preteku trimesečja dostavi Agenciji za plačilni promet, informiranje in nadziranje.

Oblika in vsebina trimesečnega poročila je predpisana z zakonom.

32. člen

V skladu z 91. členom Zakona o računovodstvu pošiljajo pravne osebe Agenciji za plačilni promet, informiranje in nadziranje polletni obračun za obdobje januar-junij do konca julija tekočega leta, letni obračun pa do 28. februarja tekočega leta za predhodno leto, oziroma v 60 dneh od dneva, ko se začne

postopek redne likvidacije ali stečajni postopek ali ko nastane statusna sprememba.

33. člen

V skladu z 12. členom navodil o enotnem vodenju poslovnih knjig za proračun in proračunske uporabnike je potrebno do konca februarja naslednjega leta dostaviti Ministrstvu za finance Republike Slovenije letni obračun za tekoče leto (bilanco prihodkov in odhodkov in bilanco stanja) s pojasnili k bilančnim

postavkam, predvsem tistim, ki odstopajo od ustreznih postavk, določenih s proračunom. Letnemu obračunu je potrebno priložiti pregled obveznosti po posameznih proračunskih namenih, ki se nanašajo na tekoče leto, pa niso bile poravnane iz prihodkov tekočega leta. V ta pregled se zajemajo tudi obračunane place za december tekočega leta, ki so izplačane v januarju naslednjega leta, čeprav skladno z določili zakona o izvrševanju proračuna ne predstavljajo prekoračitev s proračunom odobrenih sredstev.

34. člen

Služba za računovodstvo v Oddelku za finance mora pripraviti predlog polletnega obračuna proračuna do 25. julija tekočega leta, predlog letnega obračuna za predhodno leto pa do 20. februarja tekočega leta.

Zaključni račun se predloži Mestnemu svetu do konca meseca marca tekočega leta za preteklo leto.

VII. HRAMBA POSLOVNIH KNJIG IN KNJIGOVODSKIH LISTIN

35. člen

Poslovne knjige in knjigovodske listine hrani služba za računovodstvo v Oddelku za finance Mestne občine Maribor in centralni arhiv pri Oddelku za splošne in premoženjsko pravne zadeve Mestne občine Maribor.

36. člen

Letni obračuni in končni obračuni osebnih dohodkov delavcev se hranijo trajno.

Izplačilni seznami osebnih dohodkov delavcev za obdobja, za katera nima končnih obračunov osebnih dohodkov, se hranijo trajno.

Glavna knjiga in dnevnik se hranita najmanj 10 let, pomožne knjige pa najmanj 5 let.

Polletni in drugi periodični obračuni in knjigovodske listine, na podlagi katerih je bilo knjiženo, se hranijo najmanj 5 let od zadnjega dne poslovnega leta, na katerega se nanašajo.

Pomožni obrazci in podobna dokumentacija, se hranijo najmanj dve leti po izteku roka, predpisanega za predložitev letnih obračunov za leto, na katerega se listine nanašajo.

Letni obračuni iz prvega odstavka tega člena in polletni, oziroma drugi periodični obračuni iz četrtega odstavka tega člena se hranijo v izvirniku, knjigovodske listine iz prvega do šestega odstavka tega člena pa v izvirniku ali prenesena na enega izmed nosilcev podatkov avtomatske ali mikrofilmske obdelave.

37. člen

za hrambo poslovnih knjig in knjigovodskih listin so odgovorni:

38. člen

za zadnje poslovno leto se hranijo poslovne knjige pri odgovornih delavcih v priročnem arhivu računovodske službe. Po tem roku so dolžni delavci predati knjige in listine v centralni arhiv.

Predaja se opravi v pisni obliki in mora dokazovati:

S predajo na navedeni način preide ogovornost za hrambo na delavca, ki je dokumentacijo prevzel.

Potrdila o predaji dokumentacije v centralni arhiv morajo trajno hraniti delavci, ki so dokumentacijo predali v arhiv.

39. člen

Delavec, ki arhivira poslovne knjige in knjigovodske listine, je odgovoren za pravilno in varno shranjevanje poslovnih knjig in knjigovodskih listin.

40. člen

Uničenje poslovnih knjig, ki jim je potekel rok hrambe, se opravi na način, določen s posebnim aktom. Dokaz o uničenju poslovnih knjig in knjigovodskih listin se trajno čuva v centralnem arhivu.

41. člen

Poslovne knjige in knjigovodske listine, predane centralnemu arhivu, se lahko izven arhiva uporabljajo le še na osnovi reverza s podpisom in točnim naslovom delavca, ki je dokument vzel iz arhiva.

VIII. PRAVICE IN DOLŽNOSTI VODJE RAČUNOVODSTVA

42. člen

Vodja računovodstva sme biti delavec, ki ima predpisano strokovno izobrazbo, delovne izkušnje ter moralne kvalitete in se zanj utemeljeno domneva, da bo svoje delo opravljal strokovno in vestno.

43. člen

Vodja računovodstva je z delavci, ki opravljajo knjigovodsko delo, soodgovoren za pravilno in ažurno vodenje poslovnih knjig in za pravočasno sestavljanje in predložitev periodičnih in zaključnega obračuna pristojnim organom. Soodgovoren je za pravočasno posredovanje knjigovodskih informacij, ki so potrebne za nemoteno izvrševanje proračuna.

44. člen

Vodja računovodstva je dolžan skrbeti za pravilno uporabo finančno-materialnih predpisov.

Vodja računovodstva mora ob vseh ugotovljenih kršitvah predpisov opozoriti kršitelja, da odpravi nepravilnosti, sicer pa o kršitvi obvesti pristojni organ. V skladu z 48. členom Statuta Mestne občine Maribor obvesti o kršitvi nadzorni odbor.

45. člen

Vodja računovodstva je dolžan omogočiti pooblaščenim delavcem pregled poslovnih knjig.

IX. OBVEZNOSTI IN ODGOVORNOSTI DELAVCEV V RAČUNOVODSTVU

46. člen

Delavci v računovodski službi so osebno odgovorni za urejeno, ažurno in pravilno opravljanje knjigovodskih opravil iz svojega delovnega področja. Soodgovorni so za pravočasno izdelavo periodičnih in letnih obračunov in ostalih poslovnih poročil.

Razpolagajo s knjigovodskimi podatki in nudijo informacije o prihodkih, odhodkih, stanju sredstev, poslovnem rezultatu in sicer:

47. člen

Delavci računovodstva so dolžni knjigovodsko dokumentacijo in knjigovodske podatke varovati kot poslovno tajnost.

X. KONČNE DOLOČBE

48. člen

Spremembe in dopolnitve tega pravilnika se sprejemajo na enak način in po enakem postopku kot ta pravilnik.

49. člen

Pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Medobčinskem uradnem vestniku.

50. člen

Z dnem sprejetja tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o organizaciji in načinu vodenja knjigovodstva, ki ga je sprejel Izvršni svet Skupščine mesta Maribor, dne 23. aprila 1984.

                                                                                                        Župan

                                                                                           Dr. Alojz Križman, dipl. ing., s.r.