Na podlagi 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07-uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09 in 51/10) in  46. člena Statuta Občine Ormož (Uradni vestnik občine Ormož št. 4/2012-UPB) je Nadzorni odbor na svoji 24. seji dne 7.1.2014 sprejel

POSLOVNIK

Nadzornega odbora Občine Ormož

I.   SPLOŠNE  DOLOČBE

1.   člen

Ta poslovnik ureja konstituiranje, organizacijo in način dela nadzornega odbora Občine Ormož .

Odbor je samostojen pri določanju nalog nadzora, kar je pogoj za neodvisnost in s tem uspešno delo.

Odbor dosega svoj cilj, če nadzoruje, s poročilom poroča o nepravilnostih in nesmotrnostih in s tem vpliva na smotrnost in pravilnost poslovanja občine.

2.   člen

Sedež nadzornega odbora je Ptujska cesta 6, Ormož. Nadzorni odbor za seje uporablja prostore Občine Ormož (v nadaljevanju: občina).

Odbor ima svoj žig s premerom 32 cm, v sredini je grb občine. Na žigu je napisano Občina Ormož ob zgornjem robu in Nadzorni odbor ob spodnjem robu.

Uporaba žiga ni obvezna na dokumentaciji nadzornega odbora.

3. člen

Nadzorni odbor predstavlja predsednik nadzornega odbora, ki sklicuje in vodi njegove seje.

II. SESTAVA ODBORA

4. člen

Nadzorni odbor šteje 3 člane, ki jih imenuje občinski svet. Člane imenuje občinski svet za dobo 4 let oziroma do poteka mandata članom občinskega sveta, ki je nadzorni odbor imenoval. Prvo sejo Nadzornega odbora skliče župan v 20 dneh. Člani Nadzornega odbora izvolijo izmed sebe predsednika Nadzornega odbora.

Člani odbora imajo pravice in dolžnosti določene z ustavo, zakonom, z akti občinskega sveta in s tem poslovnikom.

5. člen

Člani nadzornega odbora ne morejo biti člani občinskega sveta, župan, podžupan, člani svetov krajevnih skupnosti, javni uslužbenci občinske uprave ter člani poslovodstev javnih zavodov, javnih podjetij in organizacij, ki so uporabniki proračunskih sredstev. Član nadzornega odbora je dolžan seznaniti nadzorni odbor s svojim statusom.

6. člen

Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega odbora zagotavljata župan in občinska  uprava.

III. PRISTOJNOSTI ODBORA

7. člen

Nadzorni odbor ima naslednje pristojnosti:

1.   opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine,

2.   nadzoruje namenskost in smotrnost porabe sredstev občinskega proračuna,

3.   nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev. 

Nadzorni odbor ugotavlja zakonitost in pravilnost poslovanja občinskih organov, občinske uprave, javnih zavodov, javnih podjetij in občinskih skladov, ter drugih porabnikov sredstev občinskega proračuna in pooblaščenih oseb z javnimi sredstvi in javnim premoženjem občine ter ocenjuje učinkovitost in gospodarnost porabe občinskih javnih sredstev. 

8. člen

Nadzorni odbor preverja finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev (javnih podjetij, javnih zavodov in drugih) na podlagi preverjanj poslovnih poročil in zaključnih računov ter sklenjenih pogodb med občino in uporabnikom proračunskih sredstev in po potrebi druge pridobljene dokumentacije.

9. člen

Naloge predsednika nadzornega odbora so:

-   vodi in organizira delo nadzornega odbora,

-   predlaga dnevni red, sklicuje in vodi seje;

-   podpisuje poročila, sklepe, zapisnike in druge akte nadzornega odbora,

-   skrbi za izvajanje sklepov nadzornega odbora,

-   skrbi za javnost dela nadzornega odbora,

-   po potrebi se udeležuje sej občinskega sveta

IV. JAVNOST DELA

10. člen

Delo nadzornega odbora je javno.  

Javnost se zagotavlja s predložitvijo poročil o delu, objavo poročil s priporočili in predlogi  kot dokončni akt nadzornega odbora  na spletni strani občine, poročanjem na sejah občinskega sveta, z obveščanjem javnosti na novinarskih konferencah in z drugimi oblikami predstavitve dela nadzornega odbora javnosti.

Za zagotovitev javnosti dela nadzornega odbora je odgovoren predsednik nadzornega odbora.

Pri dajanju obvestil je potrebno spoštovati predpise, ki določajo tajnost podatkov ali njihovih posameznih delov, kakor tudi predpise o dostopu do informacij javnega značaja. Obvestila morajo biti pripravljena tako, da varujejo ugled strank in drugih udeležencev v postopku.

Z gradivom zaupne narave se ravna po predpisih, ki urejajo področje upravnega poslovanja in arhiviranja.

V. NAČIN DELA

1. Sklic seje

11. člen

Nadzorni odbor sprejema odločitve na sejah. Seje sklicuje predsednik odbora na lastno pobudo, v skladu s programom dela in na zahtevo dveh članov nadzornega odbora. Če predsednik odbora v sedmih dneh po podani zahtevi ne skliče seje, jo lahko skličeta člana, ki sta pobudo podala.

Predsednik lahko v izjemnih primerih skliče izredno ali dopisno sejo.

V predlogu za sklic izredne seje morajo biti navedeni razlogi za izredni sklic. Na izredni seji lahko predsednik predloži gradivo članom na sami seji odbora.

Če se izvede dopisna seja, morajo imeti člani odbora najmanj 24 ur časa, da izrazijo svoje stališče o posredovanem gradivu in predlaganem sklepu.

2. Vsebina dela odbora

Odbor na sejah:

-   določa in sprejema letni program dela,

-   odloča o začetku posameznega nadzora,

-   odloča o odgovornih osebah za izvedbo posameznega nadzora,

-   obravnava in sprejema osnutke poročil odbora,

-   obravnava odzivna poročila  nadzorovanih oseb,

-   obravnava in sprejema poročila s priporočili in predlogi,

-   se posvetuje o strokovnih vprašanjih, povezanih z nadzorom.

3. Potek seje 

12. člen

 Predlog dnevnega reda predlaga predsednik odbora.

Predsednik na začetku seje ugotovi sklepčnost nadzornega odbora, na to nadzorni odbor sprejme dnevni red.

Pri določanju dnevnega reda lahko člani nadzornega odbora predlagajo umik posamezne točke dnevnega reda, njegovo razširitev ali spremembo vrstnega reda obravnave.

Razširitev dnevnega reda je možna le, če je za predlagano razširitev priloženo tudi gradivo.

13. člen

Po sprejemu dnevnega reda poteka seja po posameznih točkah dnevnega reda. Predsednik odbora najprej da besedo poročevalcu obravnavane točke dnevnega reda, ki poda obrazložitev, nato članom odbora po vrsti, kakor so se prijavili k razpravi. Razprava posameznega razpravljavca se mora nanašati na obravnavano zadevo, po sklepu nadzornega odbora se lahko tudi časovno omeji. 

14. člen

Predsednik zaključi razpravo, ko ugotovi, da ni več razpravljavcev. Po opravljeni razpravi predsednik oblikuje k posamezni točki dnevnega reda predlog sklepa oz. sklepov. Člani odbora glasujejo o vsakem predlaganem sklepu posebej.

Član nadzornega odbora ima pravico izraziti ločeno mnenje, ki se na njegovo zahtevo evidentira v zapisniku.

Predsednik lahko prekine sejo nadzornega odbora, če ni več sklepčna ali po sklepu nadzornega odbora.

4. Odločanje

15.  člen

Nadzorni odbor veljavno sklepa, če je na seji navzoča večina njegovih članov.

Navzočnost na seji oziroma sklepčnost odbora se ugotavlja na začetku seje, pred vsakim glasovanjem in na začetku nadaljevanja prekinjene seje. 

Nadzorni odbor sprejema odločitve z večino glasov navzočih članov nadzornega odbora. 

Glasovanje na sejah je praviloma javno z dvigom rok. Predsednik najprej vpraša kdo je za in na to kdo je proti predlaganemu sklepu.

Predsednik po vsakem opravljenem glasovanju ugotovi in objavi izid glasovanja.

5. Zapisnik

16. člen

O poteku seje nadzornega odbora se piše zapisnik, ki vsebuje:

-   zaporedno številko seje, datum in kraj seje ter čas začetka in konca seje,

-   evidenco prisotnosti članov odbora in vabljenih na sejo,

-   ugotovitev sklepčnosti in sprejeti dnevni red,

-   potek seje z navedbo poročevalcev in razpravljavcev ter kratkim povzetkom razprave,

-   predlagane in sprejete sklepe,

-   izjave članov nadzornega odbora, za katere so zahtevali, da se vnesejo v zapisnik,

-   morebitna ločena mnenja članov nadzornega odbora.

Zapisnik podpiše predsednik in člana Nadzornega odbora ter delavec občinske uprave, ki je določen za administrativno in tehnično pomoč pri delu nadzornega odbora (sekretar nadzornega odbora).

VI. NAČRTOVANJE DELA

17. člen

Odbor s sklepom sprejme program dela odbora.

Redne nadzore določi nadzorni odbor z letnim programom nadzora, ki ga sprejme do 31. 12 tekočega leta za naslednje leto. Nadzorni odbor je pri sprejemanju programa dela samostojen. Med letom lahko nadzorni odbor program dela spremeni ali dopolni.

Nadzorni odbor  vsako proračunsko leto izvede nadzor zaključnega računa proračuna občine.

 Z letnim programom dela odbora se določi predviden obseg nadzora, nadzorovane osebe, predvidena vsebina nadzora, cilj nadzora, člani odbora, ki bodo sodelovali v nadzoru, predviden čas nadzora.

S programom seznani odbor občinski svet in župana.

Poleg zadev iz letnega programa dela lahko nadzorni odbor po lastni presoji sprejme sklep, da se opravi nadzor oziroma lahko obravnava zadeve na predlog:

·  pisne pobude občinskega sveta,

·  pisne pobude župana,

·  pobude članov NO podanih na sejah,

·  govoric, sumov, sporočil javnih medijev, itd

Člani odbora se pri svojem delu izkažejo s pooblastilom odbora.

VII. POSTOPEK NADZORA

18. člen

Nadzorni odbor vodi postopek nadzora po tem poslovniku in predpisih, ki urejajo javne finance v občini.

Stranka v postopku nadzora (v nadaljevanju: nadzorovana oseba) je uporabnik sredstev oz. premoženja in odredbodajalec oz. skrbnik za javna sredstva oziroma premoženje.

19. člen

Nadzor se začne s sklepom o izvedbi nadzora, ki ga sprejme nadzorni odbor.

Sklep o izvedbi nadzora mora vsebovati navedbo nadzorovane osebe, predmet, obseg, cilj in čas nadzora ter navedbo ali bo izvedel nadzor posamezen član nadzornega odbora ali celotni odbor.

Sklep o izvedbi nadzora se vroči nadzorovani osebi najmanj sedem dni pred datumom izvedbe nadzora. Nadzorni odbor pred nadzorom obvesti o nadzoru župana. 

Posamezne posebne strokovne naloge nadzora lahko opravi izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje občinski svet. Pogodbo o delu z izvedencem sklene župan.

20. člen

V postopku nadzora ima vsak član odbora pravico zahtevati od nadzorovanih oseb vse podatke, ki so potrebni za izvedbo nadzora, in sicer podatke, listine in dokumentacijo, ki jo je potrebno predložiti ter določiti rok za predložitev podatkov. 

Nadzorovana oseba je dolžna nadzorniku predložiti vso zahtevano dokumentacijo v določenem roku, sodelovati v postopku nadzora, odgovoriti na ugotovitve in dajati pojasnila.

Nadzorovana oseba je nadzorniku dolžna predložiti vso potrebno dokumentacijo v roku, ki ga glede na obsežnost in zahtevnost priprave določi odbor.

21. člen

Nadzor je potrebno opraviti tako, da sta delovni proces in poslovanje nadzorovane osebe čim manj motena. 

22. člen

Po opravljenem pregledu pripravi nadzornik poročilo, v katerem navede nadzorovano osebo, odgovorne osebe nadzorovane osebe, predmet pregleda, ugotovitve, ocene in mnenja ter morebitna priporočila in predloge ukrepov, če je pri nadzorovani stranki ugotovila nepravilnosti pri razpolaganju s premoženjem, namenskosti ali nesmotrnosti porabe proračunskih sredstev ali nepravilnosti pri finančnem poslovanju. Poročilo posreduje nadzornemu odboru.

Po obravnavi na seji nadzorni odbor osnutek poročila sprejme ali zahteva njegovo dopolnitev.

 Sprejet osnutek poročila o nadzoru nadzorni odbor posreduje nadzorovani osebi. Nadzorovana oseba ima pravico, da v roku,  določenem v aktu  občine, odgovori na posamezne navedbe( odzivno poročilo). V odzivnem poročilu se nadzorovana oseba pisno opredeli o ugotovitvah iz poročila in izrazi svoje pripombe, mnenje in stališča, lahko predloži tudi poročilo o izvedbi ukrepov za odpravo ugotovljenih nepravilnosti. Če nadzorovani organ razpolaga z listinskimi dokazi, jih priloži odzivnemu poročilu.

Nadzornik se mora o navedbah nadzorovane osebe opredeliti in svojo odločitev obrazložiti v poročilu s priporočili in predlogi, kot dokončnem aktu nadzornega odbora.

 Po obravnavi na seji nadzorni odbor na podlagi osnutka poročila in odzivnega poročila pripravi poročilo s priporočili in predlogi.

23. člen

Poročilo s priporočili in predlogi mora vsebovati obvezne sestavine, ki jih določa Pravilnik o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora občine (Ur. list RS, št.23/2009).

Poročilo s priporočili in predlogi sprejme nadzorni odbor in ga pošlje nadzorovani osebi, občinskemu svetu, županu, po potrebi tudi računskemu sodišču in pobudniku nadzora. Poročilo s priporočili in predlogi se objavi na spletni strani občine.

VIII. RAZPOLOŽLJIVA SREDSTVA ZA DELO ODBORA

24. člen

Sredstva za delo odbora se zagotavljajo v občinskem proračunu na osnovi letnega programa nadzora in izdelanega finančnega načrta odbora, ki ga odbor predloži županu do 1. oktobra tekočega leta za naslednje leto.

Sredstva za delovanje odbora se zagotovijo v občinskem proračunu kot posebna proračunska postavka.

Osnova za določitev višine sredstev so razpoložljiva sredstva tekočega leta in usmeritve župana za naslednje leto. Na teh osnovah pripravi odbor letni program dela, ki ga finančno ovrednoti. Na osnovi finančnih možnosti in predloga potrebnih sredstev s strani odbora se pripravi predlog proračuna in s sprejetim proračunom potrdi razpoložljiva sredstva za delovanje odbora v naslednjem letu in imenuje skrbnika proračunske postavke za delovanje odbora. V kolikor so odobrena sredstva v proračunu nižja od predloga odbora se temu primerno korigira letni program dela odbora.

IX. HUJŠE KRŠITVE

25. člen

Če nadzorni odbor v okviru svoje pristojnosti ugotovi hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju občine, mora o teh kršitvah v roku 15 dni obvestiti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče RS.

Hujše kršitve so:

-   uporaba proračunskih sredstev v nasprotju z nameni, ki so določeni s proračunom,

-   uporaba državnih sredstev v nasprotju z določili zakona,

-   oddaja javnih naročil v nasprotju z zakoni, ki urejajo javna naročila oziroma oddaja del brez javnega razpisa, če bi bilo potrebno za njihovo izvedbo izvesti javni razpis,

-   če uporabnik prevzame obveznosti v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva za namene, ki niso bili predvideni v proračunu,

-   če uporabnik prevzame obveznost v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva v znesku, ki presega s proračunom zagotovljena sredstva,

-   če uporabnik pri prodaji ali oddaji finančnega ali stvarnega premoženja ravna v nasprotju z zakonodajo,

-   večkratno ponavljanje enakih ali podobnih lažjih kršitev,

-   vse kršitve zakonskih določil, ki se v zakonu štejejo za prekrške, vsa kazniva dejanja in vse nepravilnosti, ki jih člani odbora opredelijo kot hujše po kontekstu,

-   če  proračunski uporabnik ne predloži zahtevane dokumentacije v zahtevanem obsegu in rokih v skladu z 20. členom tega poslovnika.

26. člen

V primeru, da nadzorni odbor ugotovi, da obstaja utemeljen sum, da je nadzorovana oseba ali odgovorna oseba storila prekršek ali kaznivo dejanje, je dolžan svoje ugotovitve posredovati pristojnemu organu pregona.

X. KONFLIKT INTERESOV

27. člen

Predsednik nadzornega odbora izloči člana nadzornega odbora iz posamezne zadeve v primeru, če so podane okoliščine, ki zbujajo dvom o njegovi nepristranskosti.

Okoliščine iz prejšnjega odstavka tega člena so podane, če:

– je odgovorna oseba zakonit zastopnik ali pooblaščenec nadzorovane osebe s članom nadzornega odbora v sorodstvu ali če je z njo v zakonski ali izvenzakonski skupnosti ali svaštvu do vštetega drugega kolena, četudi je zakonska ali izvenzakonska skupnost prenehala;

– je on ali njegov družinski član ali zakonski oziroma izvenzakonski partner lastnik ali solastnik (direktno ali indirektno) nadzorovane osebe;

– je član nadzornega odbora skrbnik, posvojitelj, posvojenec ali rejnik odgovorne osebe, zakonitega zastopnika, pooblaščenca ali prokurista;

– je zaposlen v javnem zavodu ali javnem podjetju oziroma v nadzorovani pravni osebi, v kateri se opravlja nadzor ali če opravlja kakšno pogodbeno delo za proračunskega uporabnika, pri katerem se opravlja nadzor;

– je on ali njegov družinski član ali zakonski oziroma izvenzakonski partner lastnik ali solastnik (direktno ali indirektno) pravne osebe ali zavoda, ki je registriran za opravljanje enake dejavnosti, kot je nadzorovana oseba.

XI. SODELOVANJE Z DRUGIMI ORGANI

28. člen

Predsednik in člani nadzornega odbora se udeležijo sej občinskega sveta, če so nanje povabljeni.

29. člen

Odbor najmanj enkrat letno poroča občinskemu svetu o svojih ugotovitvah.

30. člen

Člani odbora med seboj komunicirajo preko e-mailov. Če je zadeva podpisana od vseh članov se šteje, da je doseženo soglasje brez sklicane seje na osnovi tega poslovnika. Soglasje brez sklicane seje ni veljavno, kadar gre za sprejemanje  osnutkov poročil in poročil s priporočili in predlogi.

XII. SPREMEMBE IN DOPOLNITVE TER RAZLAGA POSLOVNIKA

31. člen

Ta poslovnik kakor tudi njegove spremembe in dopolnitve obravnava in sprejme nadzorni odbor.

32. člen

Če pride do dvoma o vsebini posamezne določbe poslovnika, razlaga poslovnik predsednik.

XIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

33. člen

Z uveljavitvijo tega poslovnika preneha veljati Poslovnik nadzornega odbora Občine Ormož, ki je bil sprejet 15.6.2011. 

34. člen

Za vprašanja, ki niso opredeljena s tem poslovnikom, se smiselno uporabljajo določbe Statuta Občine Ormož in Poslovnika občinskega sveta Ormož.

35. člen

Ta poslovnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem vestniku občine Ormož.

Številka: 007-14/2013 01/03

Datum: 7.1.2014

                               Predsednik NO

   Boris Skok