|
Na podlagi 111. člena
Statuta Občine Ribnica (Uradni list RS, št. 37/00) in v skladu z 8.
členom
Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99, 124/00, 79/01,
30/02) ter 52. členom Zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99
in 30/02) izdajam |
|
|
P R A V I L N I K |
|
|
o računovodstvu in finančnem poslovanju v Občini Ribnica |
|
|
I. SPLOŠNE DOLOČBE |
|
|
1. člen |
|
|
To navodilo ureja: |
|
|
– organiziranost in način vodenja finančnega poslovanja,
|
|
|
– odgovorne osebe in pravice ter odgovornosti pooblaščenih
oseb za razpolaganje za materialnimi in finančnimi sredstvi,
|
|
|
– pripravo in izvrševanje finančnega načrta, knjigovodske
listine in prevzemanje obveznosti, |
|
|
– poslovne knjige, |
|
|
– popis sredstev in obveznost do virov sredstev,
|
|
|
– odpisovanje neopredmetenih dolgoročnih sredstev in
opredmetenih osnovnih sredstev, |
|
|
– poročanje o porabi proračunskih sredstev in |
|
|
– način hranjenja knjigovodskih listin in evidenc v Občini
Ribnica (v nadaljevanju: občina). |
|
|
II. ORGANIZIRANOST IN NAČIN VODENJA FINANČNEGA POSLOVANJA |
|
|
2. člen |
|
|
V občini je organizirana finančna služba v oddelku za
finance, ki vodi finančno poslovanje občine. |
|
|
3. člen |
|
|
Finančna služba izvaja naslednje naloge: |
|
|
– sodeluje z drugimi službami pri pripravi in izvrševanju
proračuna ter pripravlja pisna pojasnila povezana z delovanjem
proračunskih uporabnikov upoštevajoč vse ustrezne predpise, |
|
|
– pripravlja predlog proračuna s spremljajočimi dokumenti,
|
|
|
– na področju izvrševanja proračuna opravlja naslednje
naloge: pripravlja načrt prihodkov in drugih prejemkov, evidentira
prispele in izdane račune, kontrolira izdajanje potnih nalogov in
njihovo obračunavanje, koordinira izvedbo letnega popisa sredstev in
obveznosti do virov sredstev, sodeluje pri usklajevanju stanja sredstev
in obveznosti do virov sredstev s knjigovodskim stanjem (inventura),
pripravlja ustrezne knjigovodske listine za računovodsko evidentiranje
poslovnih dogodkov in transakcij, daje mnenje k investicijski
dokumentaciji o virih financiranja, sodeluje pri pripravi javnih
razpisov, pogodb in drugih listin, potrebnih za izvajanje finančnega
poslovanja uporabnika ter spremlja pravilno izvajanje pogodb, upravlja z
inštrumenti finančnega zavarovanja, |
|
|
– pripravlja finančna poročila in zaključni račun
proračuna, |
|
|
– pripravlja splošne akte s področja javnih financ. |
|
|
4. člen |
|
|
Finančna služba preverja predloge pogodb pred njihovo
sklenitvijo, še posebej ali so v pogodbah predvidene obveznosti v skladu
s finančnimi možnostmi proračunskega uporabnika in opozarja predstojnika
uporabnika na morebitne prekoračitve finančnih možnosti v okviru
postavk, ki so v pristojnosti posameznega uporabnika, s predvidenimi
pogodbami. Finančna služba glede na podatke o sprejemanju nameravanih
obveznosti evidentira predobremenitve in potrdi obveznosti pred izdajo
odredbe za plačilo. |
|
|
5. člen |
|
|
Finančna služba mora za blago in storitve, ki jih
proizvaja ali izvaja proračunski uporabnik v okviru lastne dejavnosti
zagotoviti izdajanje računov, voditi knjigo izdanih računov in evidence
po zakonu o davku na dodano vrednost ter obračunavanje in vplačevanje
tega davka v državni proračun. |
|
|
Finančna služba vodi priročno blagajno in blagajniško
poslovanje ter arhivira dokumetacijo v skladu s predpisi, ki urejajo
poslovanje z gotovino. |
|
|
III. ODGOVORNE OSEBE |
|
|
Podpisniki pogodb |
|
|
6. člen |
|
|
Občina prevzame pogodbeno obveznost s podpisom pogodbe ali
naročilnice v skladu s pravilnikom za oddajo javnih naročil male
vrednosti v Občini Ribnica. Pogodbe podpisuje župan. |
|
|
Skrbnik postavke – konta |
|
|
7. člen |
|
|
Na občini je za koriščenje sredstev na določeni postavki –
kontu odgovoren skrbnik postavke – konta, ki skrbi za usklajeno,
pravočasno in strokovno utemeljeno porabo sredstev na posamezni
proračunski postavki – kontu in jamči za zakonitost, gospodarnost,
upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev in da so za to
zagotovljena sredstva. |
|
|
Skrbnik postavke – konta je odgovorni delavec, ki se
podpiše na odredbo za izplačilo iz te postavke – konta in ima lahko
enega ali več namestnikov. |
|
|
Seznam skrbnikov postavke – konta je priloga tega
navodila. |
|
|
Skrbnike postavke – konta določi župan. |
|
|
Predlagatelj odredbe |
|
|
8. člen |
|
|
Predlagatelj odredbe je vodja finančne službe, ki odredbo
na podlagi prejete knjigovodske listine potrdi. Pred tem je dolžan
preveriti, če so zagotovljena potrebna finančna sredstva. |
|
|
Skrbnik pogodbe – nosilec projekta |
|
|
9. člen |
|
|
Odgovorni delavec, ki je določen za kontrolo prejetega
blaga in opravljenih storitev oziroma del in ki vsebinsko kontrolira
listine, ki so podlaga za izplačilo iz proračuna, je skrbnik pogodbe
oziroma nosilec projekta, katerega odhodek bremeni. Dolžan je preveriti
količino, kakovost, upoštevanje rokov dobave blaga oziroma dokončanja
storitev. Skrbnik pogodbe s podpisom dokumenta skrbniku postavke – konta
potrjuje, da je vsebina knjigovodske listine popolnoma v skladu z
naročilom. Poleg podpisa navede tudi datum vsebinske kontrole. V
primeru, da dobava blaga ali opravljene storitve niso v skladu z
naročilom, zavrne račun in o tem obvesti finančno službo. |
|
|
Skrbnike pogodb – nosilce projektov določi župan ali
skrbnik postavke – konta. Spisek skrbnikov postavk – kontov je priloga
tega navodila. |
|
|
Odredbodajalec |
|
|
10. člen |
|
|
Odredbe za izplačilo podpisuje odredbodajalec.
Odredbodajalec je župan, ki je pooblaščen za razpolaganje s
proračunskimi sredstvi in zato dogovarja za zakonitost, gospodarnost,
upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev. |
|
|
Odredbodajalec podpiše odredbo potem, ko sta jo podpisala
odgovorni skrbnik postavke – konta, ki s podpisom jamči za zakonitost,
gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev in
predlagatelj odredbe, ki s podpisom jamči, da so finančna sredstva
zagotovljena. |
|
|
IV. PRIPRAVA IN IZVRŠEVANJE FINANČNEGA NAČRTA, KNJIGOVODSKE LISTINE
TER PREVZEMANJE OBVEZNOSTI |
|
|
11. člen |
|
|
Proračunski uporabniki pred pripravo predloga proračuna
pripravijo finančne načrte in predlog načrta razvojnih programov za
tiste postavke – konte katerih skrbniki so in jih skupaj z
obrazložitvami posredujejo finančni službi. |
|
|
12. člen |
|
|
Občina lahko prevzema in plačuje obveznosti v breme
proračuna tekočega leta in prihodnjih let samo za namen ter do višine,
kot je določena v sprejetem proračunu v skladu z veljavnim odlokom o
izvrševanju proračuna. |
|
|
13. člen |
|
|
Proračun se izvršuje s predložitvijo knjigovodskih listin,
ki opredeljujejo poslovne dogodke. Za knjigovodsko listino se šteje vsak
dokument, na podlagi katerega se neposredno ali posredno izplačujejo
proračunska sredstva. |
|
|
Knjigovodske listine so pogodba, dobavnica, naročilnica,
predračun, račun, začasna in končna gradbena situacija, dobropis,
bremepis, obračun obresti, zahtevek za plačilo, zapisnik o prevzemu,
nalog za službeno potovanje, obračun plač in drugih izdatkov zaposlenim,
odredba za izplačilo in druge listine na poldagi katerih se lahko odredi
izplačilo (npr.pravnomočne sodbe, obračun blagajne, obračun davka na
dodano vrednost, takse itd.). |
|
|
Pogodba |
|
|
14. člen |
|
|
V pogodbi je obvezno določen skrbnik pogodbe občine, ki
nadzoruje izvajanje pogodbe ter kontrolira in potrjuje račune in
situacije, ki se nanjo nanašajo. Za vsebino pogodbe odgovarja skrbnik
pogodbe. |
|
|
Naročilnica |
|
|
15. člen |
|
|
Naročilnica je listina, s katero se naroča blago ali
storitve manjše vrednosti, in sicer do višine kot je določena v
pravilniku za oddajo naročil male vrednosti v občini Ribnica.
Naročilnico podpisuje župan ali druga oseba, ki jo župan pooblasti za
podpisovanje. |
|
|
Predračun, račun, dobropis, bremepis, obračun obresti |
|
|
16. člen |
|
|
Realizacija pogodb se izvaja s plačevanjem originalnih
računov in situacij, ki sledijo prejeti dobavi blaga oziroma opravljeni
storitvi. Vložišče mora na vsak račun odtisniti prejemno štampiljko, iz
katere je razviden datum uradnega prejema. |
|
|
Plačevanje po predračunih je možno samo v izjemnih
primerih, ko to zahteva narava naročenega blaga ali storitev ali potreba
po nujni dobavi. |
|
|
17. člen |
|
|
Skrbnik pogodbe – nosilec projekta račun pregleda in
ugotovi ali je fakturirana naročena dobava blaga ali storitev, ali je
cena na računu v skladu z dogovorom in ali je bila dobava količinsko in
kakovostno izvedena v skladu z izdanim naročilom. Če je dobava skladna z
naročilom, skrbnik pogodbe to potrdi s podpisom. |
|
|
Enak postopek velja tudi pri izplačilih po pogodbah, kjer
ni izstavljenih računov (npr. nakup nepremičnin). |
|
|
18. člen |
|
|
Po prejemu računa oddelek za finance pregleda
razpoložljiva sredstva na postavki – kontu in pripravi odredbo in jo
predloži v podpis odgovornemu skrbniku postavke – konta. Finančno
ustreznost potrdi predlagatelj odredbe s podpisom na odredbi. Podpis
odgovornega skrbnika postavke – konta je pogoj, da odredbodajalec
odredbo podpiše in s tem formalno odobri izplačilo. |
|
|
Bančne garancije |
|
|
19. člen |
|
|
Za upravljanje z bančnimi garancijami za dobro izvedbo
pogodbenih obveznosti in bančnimi garancijami za dobro izvedbo
garancijskih obveznosti skrbi skrbnik pogodbe. |
|
|
Oddelek za finance hrani vse prejete in veljavne bančne
garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti. |
|
|
Nalog za službeno potovanje |
|
|
20. člen |
|
|
Naloge za službeno potovanje izdaja župan, v času njegove
odsotnosti pa njegov namestnik oziroma oseba, ki jo župan pisno
pooblasti. |
|
|
Nalogi se izdajajo pred potovanjem na predpisanem obrazcu. |
|
|
21. člen |
|
|
Oddelek za finance obračuna potni nalog in sredstva nakaže
delavcu na njegov transakcijski račun. |
|
|
Obračun plač in drugih prejemkov zaposlenih |
|
|
22. člen |
|
|
Stroški dela in drugi prejemki zaposlenih se izplačujejo
na podlagi predpisov pristojnih organov in na podlagi pisnih sklepov in
dokazil, ki jih oddelku za finance posreduje kadrovska služba. |
|
|
Izdajanje računov |
|
|
23. člen |
|
|
Občina izdaja račune iz naslova opravljanja lastne
dejavnosti, oddajanja nepremičnin v najem in pri prodaji stvarnega
premoženja. |
|
|
Evidenco izdanih računov in plačil vodi oddelek za
finance. |
|
|
V. POSLOVNE KNJIGE |
|
|
24. člen |
|
|
Poslovne knjige se vodijo po sistemu dvostavnega
knjigovodstva. |
|
|
25. člen |
|
|
Poslovne knjige so temeljne in pomožne knjige, ki jih vodi
oddelek za finance skladno z določili zakona o računovodstvu. |
|
|
Temeljne knjige |
|
|
26. člen |
|
|
Temeljni knjigi sta dnevnik in glavna knjiga. |
|
|
Dnevnik je osnovna knjiga v kateri se knjižijo vsi
poslovni dogodki po časovnem zaporedju. |
|
|
Glavno knjigo sestavljajo sintetični in analitični konti.
Na kontih se knjižijo stanja in spremembe sredstev ter obveznosti do
njihovih virov in odhodki in prihodki. Odhodki in prihodki se knjižijo
po posamezni stroškovnih mestih. Stroškovnih mest je 12, in sicer so to:
|
|
|
– občinski svet, |
|
|
– nadzorni odbor, |
|
|
– župan, |
|
|
– občinska uprava – splošne zadeve, |
|
|
– občinska uprava – oddelek za finance, |
|
|
– občinska uprava – oddelek za družbene dejavnosti,
|
|
|
– občinska uprava – oddelek za gospodarstvo in kmetijstvo,
|
|
|
– občinska uprava – oddelek za okolje in prostor,
|
|
|
– Krajevna skupnost Ribnica, |
|
|
– Krajevna skupnost Dolenja vas, |
|
|
– Krajevna skupnost Sveti Gregor in |
|
|
– Krajevna skupnost Velike Poljane. |
|
|
Glavna knjiga se vodi preko računalniškega programa. |
|
|
Pomožne knjige |
|
|
27. člen |
|
|
Pomožne knjige so analitične evidence in druge pomožne
knjige, ki dopolnjujejo konte glavne knjige. |
|
|
Pomožne knjige so: |
|
|
– blagajniški dnevnik, |
|
|
– knjiga opredmetenih osnovnih sredstev, |
|
|
– knjiga osebnih prejemkov, |
|
|
– knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev,
|
|
|
– knjiga prejetih in izdanih računov. |
|
|
Blagajniški dnevnik |
|
|
28. člen |
|
|
Blagajniški dnevnik zajema posamezna gotovinska vplačila
in izplačila. Knjiga blagajne se vodi po zaporedju izplačil in vplačil.
Blagajniška vplačila se vršijo v vložišču in se dnevno nosijo v
računovodstvo kjer se vodi blagajniški dnevnik. Vplačila se vplačujejo
na transakcijski račun isti dan, najkasneje pa naslednji delovni dan. |
|
|
Knjiga osnovnih sredstev |
|
|
29. člen |
|
|
Knjiga osnovnih sredstev analitično zajema vsa osnovna
sredstva po lokacijah, kjer se osnovno sredstvo ali drobni inventar
nahaja. Knjiga se vodi v računalniškem programu. |
|
|
Če predstojnik odredi premestitev osnovnega sredstva ali
drobnega inventarja, o tem obvesti svetovalca za finance. Po prejemu
osnovnega sredstva ali drobnega inventarja svetovalec za finance to
vknjiži v knjigo osnovnih sredstev in uporabniku zagotovi inventarno
številko, s katero se to označi. |
|
|
Knjigovodstvo plač |
|
|
30. člen |
|
|
Knjigovodstvo plač in osebnih prejemkov se vodi analitično
za vsakega posameznika v računalniškem programu. |
|
|
Knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev |
|
|
31. člen |
|
|
Knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev se
vodi analitično za vsakega kupca oziroma dobavitelja posebej v
računalniškem programu. |
|
|
Knjiga prejetih in izdanih računov |
|
|
32. člen |
|
|
Knjiga prejetih in izdanih računov se vodi po datumu
prejema oziroma izdaje računa v računalniški obliki. |
|
|
Za potrebe obračuna davka na dodano vrednost se iz knjige
prejetih in izdanih računov izdelujejo mesečni izpisi prometa. |
|
|
VI. POPIS SREDSTEV IN OBVEZNOSTI DO VIROV SREDSTEV |
|
|
Inventura |
|
|
33. člen |
|
|
Ob koncu leta se usklajuje stanje sredstev in obveznosti
do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom
(inventuro). |
|
|
34. člen |
|
|
Ob koncu leta je potrebno uskladiti obveznosti in terjatve
proračuna in pravnih oseb, ki financirajo programe oziroma storitve
drugih oseb javnega prava, s prejemniki sredstev iz proračuna.
|
|
|
Prejemnikom sredstev iz proračuna oddelek za finance
pošlje izpisek odprtih postavk, izpis stanja terjatev za sredstva dana v
upravljanje, ter izpis stanja dolgoročnih kapitalskih naložb najpozneje
do 22. januarja naslednjega leta. Prejemniki sredstev iz poračuna morajo
potrditi skladnost postavk, v primeru neskladnosti pa morajo navesti
svoje stanje obveznosti, izkazano v poslovnih knjigah z obrazložitvijo
najkasneje do 3. februarja naslednjega leta. |
|
|
34. člen |
|
|
Popis se opravi po stanju na dan 31. decembra. Izjemoma se
popis opravi tudi med letom, in sicer ob statusnih spremembah, in v
drugih primerih določenih z zakonom. |
|
|
Popis osnovnih sredstev opravi popisna komisija, ki jo
imenuje župan. Člani popisne komisije so odgovorni, da se dejansko
stanje ujema s popisanim ugotovljenim stanjem. |
|
|
Podrobnejše je popis opredeljen v pravilniku za popis
sredstev in obveznosti do virov sredstev v Občini Ribnica. |
|
|
35. člen |
|
|
Poročilo popisne komisije mora vsebovati predloge za
likvidacijo razlik ter popravek vrednosti sredstev, terjatev ter
obveznosti in predlog za izboljšanje. |
|
|
Popisna komisija sestavi popisno poročilo ter ga predloži
županu. |
|
|
36. člen |
|
|
Župan odredi način in likvidacijo ugotovljenih razlik,
neposredni odpis s popravkom vrednosti, materialnih vrednosti, terjatev
in obveznosti, odpis dotrajanih in neuporabnih sredstev in o drugem v
zvezi s popisom. |
|
|
37. člen |
|
|
Poročilo popisne komisije se skupaj z ustreznimi odredbami
župana dostavi svetovalcu za finance, da knjiži razlike ter uskladi
knjigovodsko stanje z dejanskim stanjem. Župan obravnava poročilo o
opravljenem popisu ob navzočnosti popisne komisije in svetovalca za
finance. |
|
|
VII. ODPISOVANJE NEOPREDMETENIH DOLGOROČNIH SREDSTEV IN OPREDMETENIH
OSNOVNIH SREDSTEV |
|
|
38. člen |
|
|
Odpis je reden ali izreden. |
|
|
39. člen |
|
|
Reden odpis se opravlja skladno z računovodskimi
standardi. Stopnje in način, po katerem se opravlja reden odpis so
opredeljene v navodilu o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih
dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev. Redni odpis je
oblikovanje popravkov vrednosti osnovnih sredstev v poslovnih knjigah za
znesek amortizacije, obračunan po letnem obračunu. |
|
|
40. člen |
|
|
Izredni odpis se opravi v primeru odtujitve osnovnih
sredstev, trajne izločitve iz uporabe in zaradi prevrednotenja zaradi
oslabitve osnovnih sredstev. |
|
|
41. člen |
|
|
Drobni inventar se odpiše enkratno v celoti ob nabavi. |
|
|
VIII. POROČANJE |
|
|
Poročanje županu in proračunskim uporabnikom |
|
|
42. člen |
|
|
Oddelek za finance za župana in vodje proračunskih
uporabnikov izdeluje poročila o porabi sredstev po proračunskih
uporabnikih, proračunskih postavkah in kontih, in sicer v skladu z
zahtevami. |
|
|
Poročanje upravi za javna plačila in ministrstvu za finance |
|
|
43. člen |
|
|
Do zadnjega dne v mesecu februarju se Upravi za javna
plačila posreduje letno poročilo, ki se nanaša na preteklo leto. Letno
poročilo je sestavljeno iz bilance stanja, izkaza prihodkov in odhodkov,
pojasnil k izkazom in poslovnega poročila. |
|
|
44. člen |
|
|
Do roka določenega v prejšnjem členu mora občina
predložiti letno poročilo tudi Ministrstvu za finance. |
|
|
Ministrstvu za finance se posreduje tudi mesečne podatke o
prejemkih in izdatkih do 15. dne v mesecu za obdobje od 1. januarja
tekočega leta do konca preteklega meseca tekočega leta na predpisanih
obrazcih skladno s pravilnikom o poročanju občin o prejemkih in izdatkih
proračunov občin. |
|
|
IX. NAČIN HRANJENJA KNJIGOVODSKIH LISTIN |
|
|
45. člen |
|
|
Knjigovodske listine se hranijo v oddelku za finance
skladno s predpisi, s tem da je minimum hranjenja |
|
|
trajno za: |
|
|
– letne računovodske izkaze, |
|
|
– končne obračune plač zaposlenih, |
|
|
– izplačilne liste za obdobja za katera ni končnih
obračunov plač; |
|
|
10 let za glavno knjigo in dnevnik; |
|
|
5 let za: |
|
|
– knjigovodske listine na podlagi katerih se knjiži,
|
|
|
– z zakonom predpisane listine, |
|
|
– pomožne knjige: |
|
|
3 leta za knjigovodske listine plačilnega prometa;
|
|
|
2 leti za: |
|
|
– prodajne in kontrolne bloke, |
|
|
– pomožne obračune in podobne knjigovodske listine. |
|
|
46. člen |
|
|
Predlog za izločanje knjigovodskih listin in poslovnih
knjig iz arhiva poda županu svetovalec za finance. |
|
|
Poslovne knjige ter knjigovodske listine, katerim je
potekel rok hrambe, izloči posebna komisija, ki jo odredi župan.
Komisija sestavi zapisnik in navede, katera dokumentacija je bila
izločena, komu je bila predana, oziroma kako je bila uničena. Ta
zapisnik se hrani v arhivu. |
|
|
X. KONČNA DOLOČBA |
|
|
47. člen |
|
|
Pravilnik začne veljati naslednji dan po podpisu župana. |
|
|
|
|
|
Št. 4101-11/2006-6640 |
|
|
|
|
|
Župan |
|
|
Občine Ribnica |
|
|
Jože Levstek l.r. |
|