Na  podlagi določil Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS št. 128/2006; v nadaljevanju: ZJN-2) in 7. in 29. čl. Statuta Občine Ljutomer (Uradni list RS št. 62/99 in 20/01, Uradno glasilo Občine Ljutomer št. 1/03), izdaja župan Občine Ljutomer naslednje   

NAVODILO

ZA IZVEDBO  POSTOPKOV ZBIRANJA PONUDB IN EVIDENCAH ODDAJE JAVNIH NAROČIL

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

To navodilo določa način oddajanja javnih naročil, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o javnem naročanju – ZJN-2. 

2. člen

Vsi izvajalci oddajanja javnih naročil morajo ravnati tako, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen, predmet in vrednost javnega naročila.

Nabave se morajo izvršiti s čim manj sredstvi, porabljena sredstva morajo zagotavljati ustrezno kvaliteto in čim manjše obratovalne stroške, sam predmet nabave pa mora po vrsti, obsegu in kvaliteti ustrezati namenu, ki izhaja iz nalog naročnika v sistemu javnega sektorja.

3. člen

Za zagotovitev gospodarnosti  morajo izvajalci oddajanja javnih naročil zlasti:

-           pravilno in pravočasno opredeliti potrebe oziroma predmet javnega naročila  ter njegovo vrednost,

-           delitev na sklope in njihovo ločeno oddajanje je dovoljeno le, če se s tem zagotovi ugodnejša nabava, prepovedano pa jih je ločeno oddajati zato, da bi se izognili strožjemu postopku ali javnemu razpisu,

-           pripraviti tako dokumentacijo, da bodo ponudniki brez nepotrebnih stroškov lahko pripravili pravilno informacijo o cenah in kvaliteti ali ponudbo,

-           uporabljati le dopustna in nediskriminatorna merila izbora, ki so smiselno povezana s predmetom nabave, - vsem ponudnikom je treba posredovati enake informacije,

-           skleniti pogodbo le z najugodnejšim ponudnikom.

4. člen

Posebej skrbno morajo izvajalci oddajanja preveriti ceno in kvaliteto, kar storijo zlasti z zbiranjem informacij o cenah in kvaliteti ter zbiranjem ponudb.

5. člen

Preverjanje cene in kvalitete ali zbiranje ponudb mora biti omogočeno vsem ponudnikom, za katere se utemeljeno predvideva, da bodo lahko predložili take informacije o cenah ali ponudbe, ki bodo vplivale na večjo gospodarnost nabave. Ne glede na to, ali je bil posamezen ponudnik povabljen naj predloži ceno ali ponudbo, mu mora biti omogočeno sodelovanje v postopku oddaje javnega naročila, če za to izkaže interes. Naročnik ne sme zavrniti ponudbe ponudnika, ki ga ni povabil k oddaji ponudbe, le-ta pa je ponudbo pravočasno oddal.

6. člen

Postopek mora biti voden transparentno, zlasti morajo biti v spisu označene obrazložitve posameznih sklepov (o ustavitvi postopka, odločitev za pogajanje, ipd.).

Vsakomur, ki ima ali je imel interes za dodelitev naročila, je potrebno posredovati informacijo o poteku in izidu postopka.

7. člen

Vsi ponudniki so enakopravni, z oddajanjem javnih naročil pa je potrebno spodbujati konkurenco, zaradi česar so prepovedana vsa dejanja, ki jo omejujejo, predvsem pa je prepovedano potencialne dobavitelje seznanjati z imeni morebitnih konkurentov, prav tako pa se ne sme dopuščati, da vplivajo ali oblikujejo seznam ponudnikov, od katerih bo naročnik podatke o ceni in kvaliteti ali ponudbe zahteval ali jih prejel.

Pripravljalec dokumentacije ne sme nastopiti kot ponudnik ali njegov podizvajalec. Orientacijska vrednost javnega naročila se ne sporoča.

8. člen

V postopku oddajanja javnega naročila so možna pogajanja, če odgovora oseba za javno naročilo na podlagi zbranih informacij ali ponudb pred končno odločitvijo oceni, da bi njihova uporaba vodila k gospodarnejši nabavi. Sklep z obrazložitvijo  mora v obliki zaznamka priložiti spisu.

V pogajanja je potrebno vključiti najmanj vse ponudnike, ki so izkazali interes za sodelovanje in vsem sproti posredovati informacije. Če se pogaja o ceni, je potrebno najnižjo ponujeno ceno posredovati vsem ponudnikom in jih pozvati, naj v določenem roku ponudijo nižjo ceno, s tem da je strogo prepovedano spremeniti predmet ali pogoje dobave.

Pogajanja o predmetu, izvedbi, pogojih dobave in podobno, se vršijo lahko le, ne da bi se obenem pogajalo o ceni.

Zlasti se pogajanja lahko izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve ali blaga, ali če gre za objektivne okoliščine, zaradi katerih lahko naročilo izpolni le določen ponudnik. 

O pogajanjih naročnik naredi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki ter izdela poročilo o izvedbi javnega naročila.

Če so predmet javnega naročila stalna dobava blaga, izvedba storitev ali gradnje, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe. Za sklenitev letne pogodbe izvede naročnik postopek v skladu s tem navodilom. Naročnik lahko sklene okvirno letno pogodbo z enim ali več ponudniki.

9. člen

Pogoje in s tem sposobnost izvesti javno naročilo se preverja potem, ko je dobavitelj že izbran in to le, če se oceni, da je to gospodarno, kar pomeni predvsem, če obstaja dvom, da bo izbrani dobavitelj pravilno izpolnil naročilo. Obseg in način preverjanja določi odgovorna oseba naročila, ki lahko zahteva pisne dokumente oziroma dokaze, pisne izjave ali si pridobi ustne izjave in naredi uradni zaznamek, ipd., ki dokazujejo  sposobnost v smislu določil ZJN-2.

Pri naročanju z zbiranjem ponudb lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančno garancijo za odpravo napak v garancijski dobi oziroma drugo ustrezno zavarovanje (npr. menica) in sicer v višini do 10 % od vrednosti javnega naročila.

10. člen

Za vsako oddajo javnega naročila se mora določiti vodja javnega naročila, ki mora zagotoviti zlasti :

-           opredelitev predmeta javnega naročila,

-           določitev ocenjene vrednosti in izbiro postopka,

-           pripravo dokumentacije (če in v obsegu kot je to potrebno: povabilo k oddaji ponudbe, ponudba, popis del, tehnična dokumentacija, izjava o izpolnjevanju pogojev,…),

-           pravilnost izvedbe oddaje javnega naročila, - pravilnost izbora,

-           nadzor nad izvedbo naročilnice oz. pogodbe.

11. člen

 Odgovorna oseba naročnika lahko imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb na podlagi meril, podanih v povabilu za oddajo ponudbe, kadar oceni, da je to potrebno.

12. člen

Javna naročila se po tem navodilu izvajajo po dveh postopkih:

-           po evidenčnem postopku

-           po postopku zbiranja ponudb

13. člen

Za naročanje se praviloma uporabljajo pogodbe, razen če je v tem navodilu dovoljeno, da se uporabljajo naročilnice.

14. člen

Naročilnice podpisuje odgovorna oseba naročnika oziroma njegov pooblaščenec, na podlagi zahtevka javnega uslužbenca. 

Naročilnice se pišejo v treh izvodih. En izvod naročilnice se pošlje dobavitelju oz. izvajalcu, en izvod se priloži dokumentu za izplačilo (račun, situacija), en izvod pa se hrani v bloku z naročilnicami. 

15. člen

Pogodbo pripravi posamezen javni uslužbenec, podpisuje pa jih odgovorna oseba naročnika.

Pred podpisom pogodbe je potreben finančni in pravni pregled pogodbe. En izvod pogodbe je priloga dokumentu za izplačilo, en izvod se hrani v dokumentaciji. 

II.  EVIDENČNI POSTOPEK 

16. člen

Za javna naročila katerih vrednost je nižja od 1.000,00 EUR brez DDV za blago in storitve oziroma 2.000,00 EUR brez DDV za gradbena dela, ni potrebno posebej dokumentirati preverjanja cene in kakovosti. Tovrstna javna naročila se oddajo na podlagi naročilnice.

Za javna naročila katerih vrednost je nižja od 3.000,00 EUR brez DDV za blago in storitve oziroma5.000,00 EUR brez DDV za gradbena dela, ni potrebno posebej dokumentirati preverjanja cene inkakovosti. 

17. člen

Evidenčni postopek se uporablja za naročila blaga, storitev in gradenj, katerih ocenjena vrednost ne presega 10.000,00 EUR brez DDV za blago in storitve in 20.000,00 EUR brez DDV za gradbena dela. Nabava blaga, storitev in gradbenih del se opravi z naročilnico ali s pogodbo.

Osnova za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe v postopku je predlog, ki ga predlaga odgovorna oseba za javno naročilo in podpiše odgovorna oseba naročnika.

18. člen

Preverjanje cene in kvalitete se vrši z zbiranjem informacij, ki se lahko pridobijo pisno, ustno, telefonsko, po elektronski pošti, iz katalogov in cenikov ipd.

O preverjanju se vodi pisna ali elektronska zabeležka, ki se vpiše v predlog za izdajo naročilnice oz. sklenitev pogodbe ali pa se pripne k predlogu.

19. člen

Predlog za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe obsega:

-           zaporedna številko javnega naročila in datum,

-           predmet javnega naročila,

-           ocenjena vrednost javnega naročila brez DDV,

-           ime izbranega ponudnika in dogovorjena cena brez DDV,

-           proračunska postavka, na kateri so zagotovljena sredstva za plačilo,

-           način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe ekonomsko najugodnejše ponudbe,

-           imena in naslove ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila, - obrazložitev izbora, če cena ni bila edino merilo in je bil izbran dražji dobavitelj, - odgovorna oseba za javno naročilo in njen podpis,

-           podpis odgovorne osebe naročnika.

III. POSTOPEK ZBIRANJA PONUDB

20. člen

Postopek zbiranja ponudb se izvede za javna naročila, katerih ocenjena vrednost je višja od vrednosti določene v 5. odstavku 24. člena ZJN-2 oziroma je njihova vrednost v razponu kot je to navedeno v 2. odstavku točke a) 24. čl. ZJN-2.

Ob izdaji tega navodila znašajo te vrednosti javnih naročil med 10.000,00 EUR in 40.000,00 EUR brez DDV za blago in storitve oziroma med 20.000,00 EUR in 80.000,00 EUR brez DDV za gradbena dela.

21. člen

Postopek oddaje naročila se prične s sklepom o začetku postopka oddaje javnega naročila, ki obsega:

-           zaporedno številko javnega naročila in datum,

-           predmet javnega naročila,

-           odgovorno osebo za izvedbo javnega naročila,

-           ocenjeno vrednost javnega naročila brez DDV,

-           proračunska postavka, na kateri so zagotovljena sredstva za plačilo, - imenovanje članov komisije za pregled in ocenitev ponudb (ni obvezno). Sklep podpiše odgovorna oseba naročnika.

22. člen

Potencialnim ponudnikom, za katere se smatra, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo javnega naročila, je potrebno zraven povabila k ponudbi posredovati razpisno dokumentacijo, ki obsega podatke in zahteve, na podlagi katerih bo naslovnik lahko pripravil pravilno ponudbo. Posredovanje dokumentacije je lahko pisno, elektronsko ali pa ustno, o čemer se napravi zabeležka, ponudbe pa morajo biti pisne ali v elektronski obliki. Ponudba mora vsebovati vsaj popoln naslov ponudnika, identifikacijsko številko za davek, predmet javnega naročila, ceno brez DDV, rok izvedbe naročila.

V dokumentaciji mora biti določen tudi primeren rok za pripravo ponudbe in do katerega se bodo ponudbe sprejemale. Ponudbe se oddajo v zaprti kuverti z navedbo »Ponudba - Ne odpiraj – Za (predmet javnega naročila)«.

Naročnik lahko v utemeljenih primerih, sam ali na predlog možnega ponudnika, spremeni razpisno dokumentacijo in če je to potrebno, podaljša rok za oddajo ponudb.

Če za izbor ni določeno merilo najnižje cene, morajo biti merila posebej navedena in ovrednotena. Merila morajo biti smiselno povezana s predmetom javnega naročila.

Razpisna dokumentacija se pošlje najmanj trem ponudnikom, razen v primeru, če je na trgu manj usposobljenih ponudnikov. Vse ponudnike se k oddaji ponudbe povabi istočasno.

23. člen

Odpiranje ponudb ni javno, razen če odgovorna oseba naročila določi drugače. V tem primeru se smiselno uporabljajo določbe ZJN-2, ki urejajo odpiranje ponudb.

Po preteku roka, določenega za oddajo ponudb, se preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem zahtevam naročnika in se jih oceni v skladu z vnaprej določenimi merili.

24. člen

Po pregledu in ocenitvi ponudb ter morebitnem preverjanju sposobnosti, pripravi odgovorna oseba za javno naročilo pisno poročilo o oddaji javnega naročila, ki mora obsegati vsaj:

-           zaporedno številko javnega naročila in datum,

-           predmet javnega naročila,

-           ocenjeno vrednost naročila brez DDV,

-           ime izbranega ponudnika in dogovorjeno ceno brez DDV, 

-           razloge za izbiro,

-           imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za zavrnitev,

-           podpis odgovorne osebe za javno naročilo.

25. člen

Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi eno samo ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika. Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek ponovi.

IV.  OBVEŠČANJE PONUDNIKOV

26. člen

V primeru oddaje javnega naročila z zbiranjem ponudb je naročnik dolžan pred podpisom pogodbe vse ponudnike pisno obvestiti o izboru. Obvestilo o oddaji javnega naročila podpiše odgovorna oseba naročnika.

Če ponudnik zahteva obrazložitev ali ugovarja izboru, se mu pošlje pisna obrazložitev, v smislu določil 3. odst. 79. čl.  ZJN-2, po potrebi tudi fotokopija poročila.

V.   VODENJE DOKUMENTACIJE O ODDAJI  JAVNIH NAROČIL IN EVIDENCA

27. člen

Naročnik mora voditi evidenco oziroma dokumentacijo o oddaji javnih naročil.

28. člen

Ponudbe in ostali dokumenti (sklepi, zapisniki in soglasja) morajo biti v originalu vloženi v dokumentacijo o oddaji javnega naročila. Prav tako so sestavni del dokumentacije vsi drugi dokumenti, pomembni za postopek in odločitev naročnika.

O telefonskih pogovorih in preverjanjih ter ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek. V primeru oddaje javnega naročila na elektronski način, se v tej obliki lahko vodi tudi dokumentacija.

29.  člen

Dokumentacija mora obsegati:

1.         za evidenčni postopek na podlagi naročilnice ali pogodbe (po 17. čl. navodila):

-           predlog za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe, - kopijo naročilnice ali originalno pogodbo,

-           lahko tudi zabeležko o preverjanju.

2.         za postopek z zbiranjem ponudb:

-           sklep o začetku postopka,

-           razpisno dokumentacijo (če in v obsegu kot je uporabljena),

-           vse ponudbe in predračune,

-           obvestilo o oddaji javnega naročila,

-           poročilo o oddaji javnega naročila, - pogodbo.

30. člen

Vso dokumentacijo o javnih naročilih je potrebno hraniti skladno s predpisi o urejanju dokumentarnega in arhivskega gradiva  ter najmanj toliko časa, kolikor trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila vključno z garancijami. Hraniti je potrebno tudi dokumentacijo o postopkih, ki so se končali brez izbire.

31. člen

Pri oddaji javnih naročil mora naročnik zagotoviti nabor podatkov o naročilih. Naročnik vodi evidenco o oddanih javnih naročilih ločeno za blago, storitve in gradnje, za vsako proračunsko leto posebej. Evidenca javnih naročil iz 16. čl. navodila se vodi v bloku z naročilnicami.

Evidenca javnih naročil iz 17. čl. navodila se vodi v knjigi javnih naročil, ločeno od evidence javnih naročil po postopku zbiranja ponudb. Evidenca zajema številko in datuma naročila, predmet naročila, ime izbranega ponudnika, vrednost brez DDV, proračunsko postavko. 

VI.   KONČNE DOLOČBE

32. člen

Če vodja javnega naročila ugotovi, da bi bilo bolj gospodarno oddati posamezno javno naročilo ali skupino naročil po drugačnem postopku, kot ga določa to navodilo, pripravi ustrezen predlog  v katerem utemelji gospodarnost drugačnega ravnanja.

Postopek se uporabi, ko ga podpiše odgovorna oseba naročnika.

33. člen

Določila tega navodila se ne uporabljajo za izobraževanje in usposabljanje zaposlenih. Kriteriji za odločanje so ustreznost programa usposabljanja, lokacija, termin. Enako velja za nabave knjig, literatura, publikacij in v podobnih primerih. Za tovrstne storitve se uporabljajo naročilnice.

Določbe tega navodila ne veljajo za naročanje intervencijskih posegov, to so okvare na vodovodnem in komunalnem omrežju, pri nujni sanaciji gradbenega objekta in podobno. Naročnik mora pri naročanju interventnih posegov v sklepu o začetku postopka javnega naročila pri predmetu javnega naročila navesti, da gre za interventni poseg. Naročnik mora pri naročanju tovrstnih posegov izbrati izvajalca, ki bo izvedel javno naročilo hitro, kvalitetno in ugodno.

34. člen

Če se pred oddajo javnega naročila ugotovi, da dejanska vrednost presega mejno vrednost, ki je v tem navodilu predpisana za evidenčni postopek, je treba to vrednost vzeti kot ocenjeno vrednost in izpeljati postopek z zbiranjem ponudb. 

35. člen

To navodilo velja za vse neposredne in posredne porabnike proračuna Občine Ljutomer, s tem, da so ga le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo in zagotoviti njegovo smiselno uporabo.

36. člen

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem glasilu Občine Ljutomer.

37. člen

Z dnem veljavnosti tega navodila preneha veljati Pravilnik za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradno glasilo Občine Ljutomer št. 2/2005).

Številka: 007-20/2007

Datum: 10.07.2007

Župan Občine Ljutomer:

Franc JURŠA, l.r.

Sprememba navodila za izvedbo postopkov zbiranja ponudb in evidencah oddaje javnih naročil (Uradno glasilo Občine Ljutomer, št. 2/2008) vsebuje naslednjo prehodno in končno določbo:

4. člen

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem glasilu Občine Ljutomer.