Na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS št. 36/04 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZJN-1), Uredbe o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS št. 84/04) ter 7. in 29. čl. Statuta Občine Ljutomer (Uradni list RS št. 62/99 in 20/01, Uradno glasilo Občine Ljutomer št. 1/03), izdaja župan Občine Ljutomer naslednji

PRAVILNIK

ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI

I.  SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

Ta pravilnik določa način oddajanja javnih naročil, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (v nadaljevanju: javna naročila male vrednosti – JNMV).

2. člen

Vsi izvajalci oddajanja JNMV morajo ravnati tako, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen, predmet in vrednost JNMV.

Nabave se morajo izvršiti s čim manj sredstvi, porabljena sredstva morajo zagotavljati ustrezno kvaliteto in čim manjše obratovalne stroške, sam predmet nabave pa mora po vrsti, obsegu in kvaliteti ustrezati namenu, ki izhaja iz nalog naročnika v sistemu javnega sektorja.

3. člen

Za zagotovitev gospodarnosti  morajo izvajalci oddajanja JNMV zlasti:

-   na vsakem začetku proračunskega leta ugotoviti letno vrednost istovrstnih nabav v preteklem letu,

-   pravilno in pravočasno opredeliti potrebe oziroma predmet JNMV  ter njegovo vrednost,

-   naročati celotno potrebno količino,

-   delitev na sklope in njihovo ločeno oddajanje je dovoljeno le, če se s tem zagotovi ugodnejša nabava, prepovedano pa jih je ločeno oddajati zato, da bi se izognili strožjemu postopku ali javnemu razpisu,

-   pripraviti tako dokumentacijo, da bodo ponudniki brez nepotrebnih stroškov lahko pripravili pravilno informacijo o cenah in kvaliteti ali ponudbo,

-   uporabljati le dopustna in nediskriminatorna merila izbora, ki so smiselno povezana s predmetom nabave,

-   skleniti pogodbo le z najugodnejšim ponudnikom.

4. člen

Posebej skrbno morajo izvajalci oddajanja preveriti ceno in kvaliteto, kar storijo zlasti z zbiranjem informacij o cenah in kvaliteti ter zbiranjem ponudb.

5. člen

Preverjanje cene in kvalitete ali zbiranje ponudb mora biti omogočeno vsem ponudnikom, za katere se utemeljeno predvideva, da bodo lahko predložili take informacije o cenah ali ponudbe, ki bodo vplivale na večjo gospodarnost nabave.

Ne glede na to, ali je bil posamezen ponudnik povabljen naj predloži ceno ali ponudbo, mu mora biti omogočiti sodelovanje v postopku oddaje JNVM, če za to izkaže interes. Naročnik ne sme zavrniti ponudbe ponudnika, ki ga ni povabil k oddaji ponudbe, pa je ponudbo oddal iz razloga, da ga ni povabil.

6. člen

Postopek mora biti voden transparentno, zlasti morajo biti v spisu označene obrazložitve posameznih sklepov (o ustavitvi postopka, odločitev za pogajanje, ipd.).

Vsakomur, ki ima ali je imel interes za dodelitev naročila, je potrebno posredovati informacijo o poteku in izidu postopka.

7. člen

Vsi ponudniki so enakopravni, z oddajanjem JNMV pa je potrebno spodbujati konkurenco, zaradi česar so prepovedana vsa dejanja, ki jo omejujejo, predvsem pa je prepovedano potencialne dobavitelje seznanjati z imeni morebitnih konkurentov, prav tako pa se ne sme dopuščati, da vplivajo ali oblikujejo seznam ponudnikov, od katerih bo naročnik podatke o ceni in kvaliteti ali ponudbe zahteval ali jih prejel.

Pripravljalec dokumentacije ne sme nastopiti kot ponudnik ali njegov podizvajalec. Orientacijska vrednost JNMV se ne sporoča.

8. člen

V postopku oddajanja JNMV so možna pogajanja, če odgovora oseba za JNMV na podlagi zbranih informacij ali ponudb pred končno odločitvijo oceni, da bi njihova uporaba vodila k gospodarnejši nabavi. Sklep z obrazložitvijo  mora v obliki zaznamka priložiti spisu.

V pogajanja je potrebno vključiti najmanj vse ponudnike, ki so izkazali interes za sodelovanje in vsem sproti posredovati informacije. Če se pogaja o ceni, je potrebno najnižjo ponujeno ceno posredovati vsem ponudnikom in jih pozvati, naj v določenem roku ponudijo nižjo ceno, s tem da je strogo prepovedano spremeniti predmet ali pogoje dobave.

Pogajanja o predmetu, izvedbi, pogojih dobave in podobno, se vršijo lahko le, ne da bi se obenem pogajalo o ceni.

Zlasti se pogajanja lahko izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve ali blaga, ali če gre za objektivne okoliščine, zaradi katerih lahko naročilo izpolni le določen ponudnik.

O pogajanjih naročnik naredi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki ter izdela poročilo o izvedbi JNMV.

Če so predmet javnega naročila stalna dobava blaga, izvedba storitev ali gradnje, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev okvirne letne pogodbe. Za sklenitev okvirne letne pogodbe izvede naročnik postopek zbiranja ponudb. Naročnik lahko sklene okvirno letno pogodbo z enim ali več ponudniki.

9. člen

Pogoje in s tem sposobnost izvesti JMNV se preverja potem, ko je dobavitelj že izbran in to le, če se oceni, da je to gospodarno, kar pomeni predvsem, če obstaja dvom, da bo izbrani dobavitelj pravilno izpolnil naročilo.

Obseg in način preverjanja določi odgovorna oseba naročila, ki lahko zahteva pisne dokumente oziroma dokaze, pisne izjave ali si pridobi ustne izjave in naredi uradni zaznamek, ipd., ki dokazujejo  sposobnost v smislu določil ZJN-1.

Pri naročanju gradbenih del lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančno garancijo za odpravo napak v garancijski dobi oziroma drugo ustrezno zavarovanje.

10. člen

Za vsako oddajo JNMV se mora določiti vodja javnega naročila, ki mora zagotoviti zlasti :

-   opredelitev predmeta JNMV,

-   določitev ocenjene vrednosti in izbiro postopka,

-   pripravo dokumentacije (če in v obsegu kot je to potrebno: povabilo k oddaji ponudbe, ponudba, popis del, tehnična dokumentacija, izjava o izpolnjevanju pogojev,…),

-   pravilnost izvedbe oddaje JNMV,

-   pravilnost izbora,

-   nadzor nad izvedbo pogodbe.

11. člen

Odgovorna oseba naročnika lahko imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb na podlagi meril, podanih v povabilu za oddajo ponudbe, kadar oceni, da je to potrebno.

12. člen

Javna naročila male vrednosti se izvajajo:

-   po enostavnem postopku

-   po postopku zbiranja ponudb

13. člen

Za naročanje se praviloma uporabljajo pogodbe, razen če je v tem pravilniku dovoljeno, da se uporabljajo naročilnice.

14. člen

Naročilnice podpisuje odgovorna oseba naročnika oziroma njegov pooblaščenec, na podlagi zahtevka javnega uslužbenca.

Naročilnice se pišejo v treh izvodih. En izvod naročilnice se pošlje dobavitelju oz. izvajalcu, en izvod se priloži dokumentu za izplačilo (račun, situacija), en izvod pa se hrani v bloku z naročilnicami.

15. člen

Pogodbo pripravi posamezen javni uslužbenec, podpisuje pa jih odgovorna oseba naročnika.

En izvod pogodbe je priloga dokumentu za izplačilo, en izvod se hrani v dokumentaciji.

II.  EVIDENČNI POSTOPEK – POSTOPEK BREZ DOKUMENTACIJE O PREVERJANJU CENE IN KAKOVOSTI

16. člen

Za JNMV, katerih ocenjena vrednost ne presega 2% od vrednosti določene za JNMV v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije in znaša ob izdaji tega pravilnika 200.000,00 SIT za blago in storitve oziroma 400.000,00 SIT za gradbena dela, ni potrebno posebej dokumentirati preverjanja cene in kakovosti, o njihovi oddaji pa se vodi le evidenca, ki obsega navedbo predmeta in vrednosti javnega naročila.

Za oddajo se smiselno uporabljajo določila o enostavnem postopku in se oddajo na podlagi naročilnice.

III.    ODDAJA JNMV PO ENOSTAVNEM POSTOPKU – POSTOPEK Z ZBIRANJEM INFORMACIJ

17. člen

Enostavni postopek se uporablja za naročila blaga, storitev in gradenj, katerih ocenjena vrednost ne presega 10 % od vrednosti določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije in znaša ob izdaji tega pravilnika 1.000.000,00 SIT za blago in storitve in 2.000.000,00 SIT za gradbena dela.

Nabava blaga, storitev in gradbenih del se opravi z naročilnico ali s pogodbo.

Osnova za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe v postopku je predlog, ki ga predlaga odgovorna oseba za JNMV in podpiše odgovorna oseba naročnika.

18. člen

Preverjanje cene in kvalitete se vrši z zbiranjem informacij, ki se lahko pridobijo pisno, ustno, telefonsko, po elektronski pošti, iz katalogov in cenikov ipd.

O preverjanju se vodi pisna ali elektronska zabeležka, ki se vpiše v predlog za izdajo naročilnice oz. sklenitev pogodbe ali pa se pripne k predlogu.

19. člen

Predlog za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe obsega:

-   zaporedna številko JNMV in datum,

-   predmet JNMV,

-   ocenjena vrednost JNMV brez DDV,

-   ime izbranega ponudnika in dogovorjena cena brez DDV,

-   proračunska postavka, na kateri so zagotovljena sredstva za plačilo in FN,

-   način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe ekonomsko najugodnejše ponudbe,

-   imena in naslove ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila,

-   obrazložitev izbora, če cena ni bila edino merilo in je bil izbran dražji dobavitelj,

-   odgovorna oseba za JNMV in njen podpis,

-   podpis odgovorne osebe naročnika.

IV.   ODDAJA JNMV PO POSTOPKU ZBIRANJA PONUDB

20. člen

Postopek zbiranja ponudb se izvede za JNMV, katerih ocenjena vrednost je višja od vrednosti določene za enostavni postopek iz 17. čl. tega pravilnika, ne presega pa vrednosti iz prvega odstavka 124. čl. ZJN-1. Za oddajo naročila se v tem primeru vedno sklene pogodba.

21. člen

Postopek oddaje se prične s sklepom o začetku postopka oddaje JNMV, ki obsega:

-   zaporedno številko JNMV in datum,

-   predmet JNMV,

-   odgovorno osebo za JNMV,

-   ocenjeno vrednost JNMV brez DDV,

-   proračunska postavka, na kateri so zagotovljena sredstva za plačilo in FN,

Sklep podpiše odgovorna oseba naročnika.

22. člen

Potencialnim ponudnikom, za katere se smatra, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo JNMV, je potrebno zraven povabila k ponudbi posredovati razpisno dokumentacijo, ki obsega podatke in zahteve, na podlagi katerih bo naslovnik lahko pripravil pravilno ponudbo. Posredovanje dokumentacije je lahko pisno, elektronsko ali pa ustno, o čemer se napravi zabeležka, ponudbe pa morajo biti pismene ali v elektronski obliki. Ponudba mora vsebovati vsaj popoln naslov ponudnika, identifikacijsko številko za davek, predmet javnega naročila, ceno brez DDV.

V dokumentaciji mora biti določen tudi primeren rok za pripravo ponudbe in do katerega se bodo ponudbe sprejemale. Ponudbe se oddajo v zaprti kuverti z navedbo »Ponudba - Ne odpiraj – Za (predmet javnega naročila)«.

Če za izbor ni določeno merilo najnižje cene, morajo biti merila posebej navedena in ovrednotena. Merila morajo biti smiselno povezana s predmetom javnega naročila.

Razpisna dokumentacija se pošlje najmanj dvema ponudnikoma, razen v primeru, če je na trgu samo en usposobljen ponudnik. Vse ponudnike se k oddaji ponudbe povabi istočasno.

23. člen

Odpiranje ponudb ni javno, razen če odgovorna oseba naročila določi drugače. V tem primeru se smiselno uporabljajo določbe ZJN-1, ki urejajo odpiranje ponudb, ki morajo biti obvezno pisne.

Po preteku roka, določenega za oddajo ponudb, se preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem zahtevam naročnika in se jih oceni v skladu z določenimi merili.

24. člen

Po pregledu in ocenitvi ponudb ter morebitnem preverjanju sposobnosti, pripravi odgovorna oseba za JNMV pisno poročilo o oddaji JNMV, ki mora obsegati vsaj:

-   zaporedno številko JNMV in datum,

-   predmet JNMV,

-   ocenjeno vrednost naročila brez DDV,

-   ime izbranega ponudnika in dogovorjeno ceno brez DDV,

-   razloge za izbiro,

-   imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za zavrnitev,

-   podpis odgovorne osebe za JNMV.

25. člen

Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi samo eno ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika. Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek ponovi.

Če naročnik dobi samo nepravilne ponudbe, lahko vse ponudnike, ki so oddali ponudbe povabi na pogajanja. Enako lahko naročnik stori v primeru, če dobi dve ali več enakih ponudb in je edino merilo najnižja cena.

V.      OBVEŠČANJE PONUDNIKOV

26. člen

V enostavnem postopku se neizbrane ponudnike pisno obvešča, če to zahtevajo, o čemer se odločijo že v svoji ponudbi oz. posredovanju informacij.

V primeru oddaje JNMV z zbiranjem ponudb je naročnik dolžan pred podpisom pogodbe ponudnike pisno obvestiti o izboru. Obvestilo o oddaji JNMV podpiše odgovorna oseba naročnika.

Če ponudnik zahteva obrazložitev ali ugovarja izboru, se mu pošlje pisna obrazložitev, v smislu določil ZJN-1, po potrebi tudi fotokopija poročila.

VI.     VODENJE DOKUMENTACIJE O ODDAJI  JNMV IN EVIDENCA

27. člen

Naročnik mora voditi dokumentacijo o oddaji JNMV, če vrednost naročila presega 2 % od vrednosti iz prvega odstavka 124. čl. ZJN-1.

28. člen

Ponudbe in ostali dokumenti (sklepi in soglasja) morajo biti v originalu vloženi v dokumentacijo o oddaji JNMV. Prav tako so sestavni del dokumentacije vsi drugi dokumenti, pomembni za postopek in odločitev naročnika.

O telefonskih pogovorih in preverjanjih ter ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek. V primeru oddaje JNMV na elektronski način, se v tej obliki lahko vodi tudi dokumentacija.

29. člen

Dokumentacija mora obsegati:

1.   za enostavni postopek na podlagi naročilnice ali pogodbe:

-        predlog za izdajo naročilnice ali sklenitev pogodbe,

-        kopijo naročilnice ali originalno pogodbo,

-        lahko tudi zabeležko o preverjanju.

2.   za postopek z zbiranjem ponudb:

-        sklep o začetku postopka,

-        razpisno dokumentacijo (če in v obsegu kot je uporabljena),

-        vse ponudbe in predračune,

-        obvestilo o oddaji JNMV,

-        poročilo o oddaji JNMV,

-        pogodbo.

30. člen

Vso dokumentacija o JNMV je potrebno hraniti skladno s predpisi o urejanju dokumentarnega in arhivskega gradiva  ter najmanj toliko časa, kolikor trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega JNMV vključno z garancijami. Hraniti je potrebno tudi dokumentacijo o postopkih, ki so se končali brez izbire.

31. člen

Pri oddaji JNMV mora naročnik zagotoviti nabor podatkov o naročilih. Naročnik vodi evidenco o oddanih JNMV ločeno za blago, storitve in gradnje, za vsako proračunsko leto posebej. Evidenca zajema številko in datuma naročila, predmet naročila, ime izbranega ponudnika, vrednost brez DDV, proračunsko postavko. Za evidenčni postopek veljajo določila 16. čl. pravilnika.

VII.   KONČNE DOLOČBE

32. člen

Če vodja JNMV ugotovi, da bi bilo bolj gospodarno oddati posamezno JNMV ali skupino naročil po drugačnem postopku, kot ga določa ta pravilnik, pripravi ustrezen predlog  v katerem utemelji gospodarnost drugačnega ravnanja.

Postopek se uporabi, ko ga podpiše odgovorna oseba naročnika.

33. člen

Določila tega pravilnika se ne uporabljajo za izobraževanje in usposabljanje zaposlenih. Kriteriji za odločanje so ustreznost programa usposabljanja, lokacija, termin. Enako velja za nabave knjig, literatura, publikacij in v podobnih primerih. Za tovrstne storitve se uporabljajo naročilnice.

34. člen

Če se pred oddajo JNMV ugotovi, da dejanska vrednost presega mejno vrednost, ki je v tem pravilniku predpisana za enostaven postopek za več kot 10 %, je treba to vrednost vzeti kot ocenjeno vrednost in izpeljati postopek z zbiranjem ponudb. Če pa je za enak odstotek presežena mejna vrednost, ki je v tem pravilniku predpisana za evidenčni postopek, je potrebno naknadno pisno ali elektronsko zabeležiti preverjanje.

35. člen

Ta pravilnik velja za vse neposredne in posredne porabnike proračuna Občine Ljutomer, s tem, da so ga le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo in zagotoviti njegovo smiselno uporabo.

36. člen

Ta pravilnik začne veljati in se uporablja od 08.04.2005 dalje. Pravilnik se objavi v Uradnem glasilu Občine Ljutomer.

Številka: 403-05/05

Datum: 01.04.2005

                                                                 Župan Občine Ljutomer:

                                                                 Jožef Špindler, inž.agr.,l.r.