Na podlagi 13. člena Akta o ustanovitvi javnega podjetja INFRA, izvajanje investicijske dejavnosti d.o.o. direktorica javnega podjetja izdaja naslednji

PRAVILNIK O ARHIVIRANJU POSLOVNE DOKUMENTACIJE

1. UVODNE DOLOČBE

1. člen

Ta pravilnik določa enotni sistem arhiviranja poslovne dokumentacije, ki nastaja pri poslovanju javnega podjetja INFRA d.o.o. oziroma njenih organizacijskih enotah, in sicer način varovanja in arhiviranja poslovne dokumentacije ter način uporabe arhivirane dokumentacije.

2. člen

Poslovna dokumentacija je vse pisno, risano, mikrofilmano, fotokopirano, magnetno zapisano, filmano, računalniško ali kako drugače zapisano dokumentirano gradivo, prejeto ali nastalo pri poslovanju javnega podjetja oziroma njegovih organizacijskih enotah.

3. člen

Dokumentacija, ki ima pomen za zgodovino, znanost ali kulturo se izroči pristojnemu zgodovinskemu arhivu v skladu z določili Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. list RS, št. 30/06).

4. člen

Za izvajanje tega pravilnika je v okviru sistematiziranih del in nalog odgovoren vsak zaposlen v javnem podjetju, pri katerem nastaja poslovna dokumentacija.

Vodje sektorjev so odgovorni za nadzor nad izvajanjem določil tega pravilnika, vsak za pripadajoče področje. Za delovanje arhiva odgovarja oseba pooblaščena za arhiviranje, ki jo s posebni sklepom imenuje direktor družbe.

2. VAROVANJE IN ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE

5. člen

Dokumentacijo je potrebno varovati pred zlorabo poslovne skrivnosti, pred tatvino in vlomom, požarom, vodo, škodljivo temperaturo in zračno vlago, prahom, mehaničnimi poškodbami in pred drugimi škodljivimi vplivi. Varovana mora biti tako, da se pri hrambi in ravnanju preprečijo poškodbe, uničenje ali izguba, ne glede na to, kje in pri kom se dokumentacija nahaja.

6. člen

Nastajajoča dokumentacija se praviloma hrani v pisarniških prostorih največ 3 leta, izjemoma daljši čas, če ima dokument stalni pomen za poslovanje oziroma do zaključka posamezne zadeve, evidenc itd.

7. člen

Dokumentacija starejša od treh let, se arhivira v arhivu javnega podjetja do izteka roka arhiviranja dokumentacije, ki se določi ob nastanku poslovne dokumentacije (glej 19. člen tega pravilnika).

8. člen

Dokumentacija se v pisarniških prostorih hrani v obstoječi pisarniški opremi z možnostjo zaklepanja ali v ognjevarnih kovinskih omarah, v arhivu pa na kovinskih policah ter v kovinskih omarah.

9. člen

Dokumentacija mora biti že ob nastanku tehnično opremljena z opremo, ki jo določi zvrst, oblika in pomen dokumentacije (mape, registratorji, fascikli, knjige, kartončne škatle, koluti itd.).

10. člen

Posamezne tehnične enote dokumentacije morajo biti ob nastanku obvezno označene oz. opremljene z napisi, ki vsebujejo naslednje podatke:

- naziv javnega podjetja

- naziv ožje organizacijske enote (sektorja, službe,) ali oznaka funkcije, nalog, pristojnosti

- oznaka vsebine vložene dokumentacije ali vrste dokumentacije

- leto nastanka

- podrobne oznake dokumentacije (klasifikacija, znaki, zaporedne številke, črke, datumi itd.)

- rok arhiviranja dokumentacije.

3. ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE V ARHIVU JAVNEGA PODJETJA

11. člen

Postopek arhiviranja dokumentacije obsega pripravo in oddajo gradiva v arhiv ter sprejem in razvrščanje gradiva v arhiv.

12. člen

Oddajanje in sprejem dokumentacije v arhiv se opravlja praviloma enkrat letno na podlagi predhodnega dogovora med odgovornimi delavci ter pooblaščeno osebo za arhiviranje. Glede na prostorske zmogljivosti arhiva, se lahko gradivo po dogovoru oddaja tudi večkrat na leto.

13. člen

V arhiv se oddaja le originalna, urejena, tehnično opremljena in označena dokumentacija v kompletnem stanju in v zaokroženih celotah.

Kot originalna se šteje tista dokumentacija, ki je nastala ali je bila prejeta pri posamezni organizacijski enoti in predstavlja primarni dokument. Pred oddajo v arhiv je treba izločiti iz dokumentacije duplikate in multiplikate dokumentov (če se arhivira dokument, kjer je verjetnost pogoste uporabe, se po dogovoru arhivirajo tudi duplikati in multiplikati, če so popolnoma identični originalu), pomožne obrazce, tiskovino ter dokumentacijo, ki je bila prejeta le v vednost in nima pomena za poslovanje. Koncepti dokumentov se ne izločajo. Kot kompletna in zaokrožena se šteje dokumentacija, če obsega vse dele gradiva iz določenega obdobja (najmanj eno leto oziroma zaključka nekega projekta) in vključuje tudi pripomočke in evidence o dokumentaciji (sezname, delovodnike, klasifikacijske načrte, kartoteke, popise gradiva itd.).

14. člen

Dokumentacijo za oddajo v arhiv pripravljajo organizacijske enote pri katerih dokumentacija nastaja.

15. člen

Pooblaščena oseba za arhiviranje ima pravico in dolžnost, da zavrne oddajo dokumentacije v arhiv, če ne ustreza zahtevam 12. člena tega pravilnika.

16. člen

Oddajanje in sprejemanje dokumentacije v arhiv se dokumentira s primopredajnim zapisnikom (priloga 1 pravilnika), ki mora vsebovati naziv izročitelja, datum in mesto primopredaje, zbirni popis dokumentacije z navedbo kategorij dokumentacije in leto v katerem so te nastale, rok arhiviranja ter navedbo izjemoma manjkajočih delov dokumentacije, ki je zaradi stalne potrebe poslovanja ostala pri izročitelju.

Zbirni popis dokumentacije napravi izročitelj, pooblaščena oseba za arhiv primerja izročeno gradivo s podpisom.

Primopredajni zapisnik z zbirnim popisom dokumentacije je dokument trajne vrednosti.

17. člen

Dokumentacija in arhivsko gradivo v arhivu javnega podjetja se razvršča na arhivske police in omare na podlagi vsakokratne organizacijske sheme javnega podjetja. V okviru posameznih sektorjev in organizacijskih enot se gradivo razvršča glede na oznake tehničnih enot v smislu 9. člena pravilnika. Arhivske omare in police v arhivu morajo biti označene, prav tako tudi arhivirano gradivo.

Oseba pooblaščena za arhiv vodi evidenco o oddani in sprejeti poslovni dokumentaciji v arhiv javnega podjetja.

4. IZLOČANJE POSLOVNE DOKUMENTACIJE

18. člen

Izločanje je postopek, s katerim izločamo oziroma uničimo del dokumentacije, ki so ji potekli določeni roki arhiviranja ali pa nima več pomena za poslovanje ter nima značaja trajnega arhivskega gradiva v smislu 3. člena pravilnika.

Dokumentacija se izloči oz. uniči tudi po mikrofilmanju ali prenosu na računalniške nosilce, in sicer v skladu s tem pravilnikom in drugimi pozitivno pravnimi predpisi.

19. člen

Pomen dokumentacije za poslovanje oziroma roke arhiviranja določajo organizacijske enote s sodelovanjem osebe pooblaščene za arhiviranje že ob nastanku dokumentacije z upoštevanjem veljavnih predpisov, možnosti uporabe, trajanja in veljavnosti dokumentov, možnosti uporabe pravnih sredstev ali zastaranih rokov itd.

20. člen

Izločanje dokumentacije, ki so ji potekli roki arhiviranja, opravlja pooblaščena oseba za arhiviranje najmanj enkrat letno, praviloma po zaključku poslovnega leta. Izločitev preveri in odobri izločitvena komisija, ki jo imenuje direktor javnega podjetja in jo sestavljajo oseba pooblaščena za arhiviranje ter člani sektorjev ali organizacijskih enot, katerih dokumentacija se izloča. Izločitev se dokumentira z zapisnikom o izločitvi dokumentacije (priloga 2 pravilnika), ki mora vsebovati tudi zbirni popis izločene dokumentacije z navedbo kategorij dokumentacije in let iz katerih izvira.

Zapisniki o izločitvi so dokumenti trajne vrednosti. Skupaj s primopredajnimi zapisniki predstavljajo osnovno evidenco o arhivirani dokumentaciji v arhivu javnega podjetja.

21. člen

Izločeno arhivsko gradivo dokumentacijo je treba uničiti oziroma oddati v neposredno industrijsko predelavo.

5. UPORABA ARHIVIRANE DOKUMENTACIJE

22. člen

Dostop do arhivirane dokumentacije ima zaradi varovanja in hranjenja v smislu 4. člena pravilnika le oseba pooblaščena za arhiviranje. Za operativne potrebe poslovanja dviga in vlaga dokumentacijo v arhivu javnega podjetja le oseba pooblaščena za arhiviranje. Dokumentacija se dviga na podlagi reverzov (priloga 3 pravilnika), iz katerih mora biti razvidna oznaka vsebine dokumentacije, podatki o uporabniku s podpisom, podatki s podpisom osebe pooblaščene za arhiviranje ter datum dviga in vrnitve.

6. KONČNE DOLOČBE

23. člen

Kršitev določb pravilnika predstavlja kršitev delovnih dolžnosti.

24. člen

Ta pravilnik prične veljati z dnem objave na oglasnih deskah javnega podjetja.

Sevnica, dne 10-11-2006

Direktorica:

Ana Gračner, univ.a pl.prav.