Na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih (Ur. l. RS, št. 36/04 - uradno prečiščeno besedilo - v nadaljevanju ZJN-1-UPB1), 8. točke prvega odstavka 43. člena Statuta Občine Tolmin (Uradno glasilo št. 2/99 in PN-Uradne objave št. 38/2003) in v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Ur. l. RS, št. 84/04)

izdajam naslednje

Navodilo za oddajo javnih naročil male vrednosti

Splošne določbe

1. člen

To navodilo določa obvezno ravnanje naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Oddaja naročila male vrednosti je način oddaje javnega naročila, katerega ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna RS (v nadaljevanju: ZIPRS).

Po tem navodilu je naročnik:

 a) vsak neposredni uporabnik občinskega proračuna: občinski organi ali organizacije, občinska uprava ter ožji deli občine, ki so pravne osebe t.j. krajevne skupnosti

 b) vsak posredni uporabnik občinskega proračuna: javni skladi, javni zavodi in agencije, katerih ustanovitelj je občina.

2. člen

Naročnik mora pri oddaji javnih naročil male vrednosti ceno in kakovost predmeta javnega naročila posebej skrbno preveriti in to preverjanje izkazati v svoji dokumentaciji.

Dokumentiranje ni potrebno, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2% vrednosti, določene v za vsako proračunsko obdobje veljavnem Zakonu o izvrševanju proračuna RS, ki znaša na dan uveljavitve tega navodila 200.000 SIT za nabavo blaga in izvedbo storitev ter 400.000 SIT za izvedbo gradenj .

Za naročanje blaga, storitev in gradenj do navedene vrednosti se uporabljajo naročilnice.

Naročnik mora voditi evidenco izdanih naročilnic z navedbo predmeta javnega naročila in

vrednosti.

3. člen

Naročnik ne sme izbrati načina določitve vrednosti javnega naročila tako, da bi se zaradi nižje vrednosti izognil izvedbi postopkov po tem navodilu. Naročnik lahko oblikuje smiselne zaokrožene sklope za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj.

4. člen

Vsem zainteresiranim ponudnikom mora naročnik posredovati razpisno dokumentacijo na njihovo pisno zahtevo. Naročnik mora na pisno zahtevo zainteresiranega ponudnika posredovati razpisno dokumentacijo, če je postopek že uveden, do datuma, ki je določen za oddajo ponudb.

Po poteku roka za oddajo ponudb lahko naročnik posreduje zainteresiranemu ponudniku le podatek o tem kdo je bil izbran po poteku postopka in navodilo za oddajo javnih naročil male vrednosti.

Podatke o tem katere ponudnike je naročnik povabil k oddaji ponudbe, naročnik ne sme posredovati drugim ponudnikom.

Naročnik ne sme zavrniti ponudbe ponudnika, ki ga ni povabil k oddaji ponudbe, pa je ponudbo oddal, iz razloga, da ga ni povabil.

Naročnik mora obravnavati in oceniti vse pravočasne ponudbe.

Naročnik lahko omeji sodelovanje ponudnikov samo na podlagi vnaprej določenih pogojev.

5. člen

Naročnik izvaja enotne postopke za oddajo javnega naročila male vrednosti za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj, če to navodilo ne določa drugače.

6. člen

Naročnik oddaja javna naročila male vrednosti po:

- enostavnem postopku

- po postopku zbiranja ponudb.

Oddaja javnih naročil male vrednosti po enostavnem postopku

7. člen

Javno naročanje po enostavnem postopku se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj do 10% vrednosti, ki jo določa za vsako proračunsko obdobje veljavni Zakon o izvrševanju proračuna RS.

Javno naročanje po enostavnem postopku se izvaja na osnovi naročilnic ali tipskih pogodb.

Naročilnico lahko pripravi vodja posameznega oddelka oziroma drug delavec glede na notranjo organizacijo pravne osebe.

Pred izdajo naročilnice ali tipske pogodbe mora odgovorna oseba naročnika izpolniti obrazec: predlog za izdajo naročilnice (OBR-1)

Izdajo naročilnice s svojim podpisom dovoli tajnik občine, potem, ko je pravilno izpolnjena in ima vse sestavine navedene v naslednjem odstavku.

Naročilnica za nabavo blaga vsebuje naslednje elemente:

- naziv in naslov naročnika,

- davčno številko naročnika,

- datum in zaporedno številko,

- naziv in naslov dobavitelja,

- vrsto blaga,

- količino blaga,

- mersko enoto,

- okvirno ceno,

- plačilni rok,

- podpis naročnika .

Naročilnica za izvedbo storitve mora vsebovati smiselno podobne elemente.

Naročnik oddaja  izvedbo gradenj ter strokovnega nadzora nad investicijami in gradbenimi deli le s sklenitvijo tipske pogodbe.

8. člen

V primeru enostavnega postopka se cena lahko preverja po telefonu, elektronski pošti, s pregledom cenikov ali na drug način. Vsi podatki o preverjanju cene se vpišejo v OBR-1 pred izdajo naročilnice oziroma sklenitvijo tipske pogodbe.

Oddaja javnih naročil male vrednosti po postopku zbiranja ponudb

9. člen

Javno naročanje po postopku zbiranja ponudb se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj nad 10% vrednosti določene v ZIPRS.

Oddaja javnih naročil male vrednosti po postopku zbiranja ponudb se prične s sklepom o začetku postopka oddaje   JNMV (OBR-2)

10. člen

Odgovorna oseba naročnika za izvedbo javnega naročila pripravi razpisno dokumentacijo, ki obsega:

- Povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B)

- Ponudbo (OBR-C)

- SEZNAM BLAGA za dobavo (OBR-D)

- POPIS DEL ZA IZVEDBO STORITEV (OBR-D1),  ki se uporabi tudi za izvedbo gradenj

- Izjava o izpolnjevanju pogojev (OBR-E)

- VZOREC POGODBE

V primeru naročanja storitev je sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis storitve, v primeru naročanja gradenj pa popis potrebnih gradbenih del ali druga tehnična dokumentacija.

Za nabavo blaga se v seznamu napišejo podatki o vrsti in količini blaga.

11. člen

Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pošlje razpisno dokumentacijo ponudnikom za katere meni, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo javnega naročila. Dokumentacijo je potrebno poslati vsem ponudnikom istočasno. V povabilu k oddaji ponudb se določi rok za oddajo ponudb, ki ne sme biti krajši od 3 dni. Rok za oddajo ponudb mora biti primerno dolg, tako da ponudniku omogoča pripravo ponudbe. Naročnik lahko podaljša rok za oddajo ponudb, vendar  mora o tem pisno obvestiti vse ponudnike, ki jim je poslal razpisno dokumentacijo

Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil malih vrednosti pošlje razpisno dokumentacijo najmanj dvema ponudnikoma, razen v primeru, če je na trgu samo en usposobljen ponudnik.

Izbor in ocena ponudb

12. člen

Po poteku roka, določenega za oddajo ponudb, naročnik preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem pogojem in oceni ponudbe v skladu z vnaprej določenimi merili.

Odpiranje ponudb ni javno.

Vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe se pošlje pisno obvestilo o oddaji javnega naročila (OBR-3).

13. člen

Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi samo eno ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika. Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek ponovi.

Če naročnik dobi samo nepravilne ponudbe, lahko vse ponudnike, ki so oddali ponudbe, povabi na pogajanja.

Postopek s pogajanji izvede naročnik tudi v primeru, če je na trgu samo en ponudnik, ki je usposobljen izvesti javno naročilo male vrednosti.

Naročnik lahko pred oddajo javnega naročila zahteva tudi dodatna pojasnila ponudb, če iz ponudbene dokumentacije ni mogoče ugotoviti ali so ponudniki sposobni izvesti javno naročilo.

Pogodbo o oddaji javnega naročila podpiše predstojnik naročnika.

14. člen

Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pripravi o poteku postopka poročilo o oddaji JNMV (OBR-4).

Merila za izbor najugodnejše ponudbe

15. člen

Naročnik praviloma uporablja za oceno ponudb merilo najnižja cena.

Če naročnik kot merilo uporabi ekonomsko najugodnejšo ponudbo mora v razpisni dokumentaciji merila, ki jih bo uporabil, navesti, opisati in ovrednotiti po vrstnem redu od najpomembnejšega  do najmanj pomembnega.

Posebnosti glede naročanja gradenj

16. člen

Pri naročanju gradenj lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančne garancije za odpravo napak v garancijski dobi.

Letne pogodbe

17. člen

Če je predmet javnih naročil male vrednosti stalna dobava blaga,  izvedba storitev ali gradenj, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti izvede naročnik postopek za sklenitev okvirne letne pogodbe.

Za sklenitev okvirne letne pogodbe izvede naročnik postopek zbiranja ponudb. Naročnik lahko sklene okvirno letno pogodbo z enim ali več ponudniki.

Odgovorna oseba naročnika za oddajo javnega naročila mora nadzorovati izvajanje javnega naročila ter beležiti in uveljavljati morebitne reklamacije.

Dokumentacija o oddaji javnih naročil male vrednosti

18. člen

Naročnik vodi dokumentacijo o oddaji javnih naročil malih vrednosti, če vrednost naročila presega 2% vrednosti, ki je določena v ZIPRS.

19. člen

Dokumentacija mora obsegati:

1. za enostavni postopek:

- predlog za izdajo naročilnice (OBR-1)

- izvod naročilnice

- uradni zaznamek o telefonskih številkah in preverjanjih

- drugo dokumentacijo, ki je bila uporabljena – ceniki, elektronska sporočila in podobno

2. za postopek zbiranja ponudb:

- sklep o začetku postopka oddaje JNMV (OBR-2)

- razpisno dokumentacijo (OBR-B, C, D oziroma D1, E, G)

- obvestilo o oddaji javnega naročila (OBR-3)

- poročilo o oddaji JNMV (OBR-4)

- izvod pogodbe

- druge dokumente, ki so bili uporabljeni, kot so sklepi, soglasja ,…

Dokumentacija se hrani po posameznih oddelkih oziroma v arhivu naročnika in sicer najmanj toliko časa dokler trajajo pogodbeni roki izvajanja javnega naročila oziroma naročilnice 2 leti, dokumentacija za ostala javna naročila male vrednosti pa 5 let.

Evidenco o naročilnicah v postopkih oddaje javnih naročil male vrednosti, ločeno za blago storitve in gradnje vodi za vse organizacijske enote občinske uprave Oddelek za gospodarstvo, negospodarstvo in finance. Ob koncu proračunskega leta posamezen oddelek skladno z veljavnimi predpisi izdela sumaren prikaz vrednosti javnih naročil po pogodbah ločeno za blago, storitve in gradnje in ga do 15 marca dostavi Oddelku za gospodarstvo, negospodarstvo in finance, ki do 30 aprila pripravi ustrezna skupna poročila .

20. člen

Posamezni zneski iz tega navodila so brez DDV.

                                                                    21. člen

Za izvajanje javnih naročil male vrednosti se uporabljajo obrazci, ki so sestavni del tega navodila.

Končne določbe

22. člen

To navodilo velja za vse neposredne in posredne porabnike občinskega proračuna, če ne sprejmejo svojih, s tem, da so jih le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo, ob strokovni pomoči občinske uprave. 

23. člen

Z uveljavitvijo tega navodila prenehajo veljati Navodila za oddajo javnih naročil male vrednosti (Primorske novice – Uradne objave štev: 14/2001 in 43/2003)

24. člen

To navodilo prične veljati osmi dan po objavi v časopisu Primorske novice-Uradne objave.

Številka: 01500-0001/03

Datum : 30.09.2004

                                                                                                       OBČINA  TOLMIN

                                                                                                Jožef Ernest Kemperle

                                                                                                Župan Občine Tolmin