Na podlagi 24. in 25. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 s spremembami, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 24., 25. in 32. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) je Občinski svet Občine Šalovci na 3. dopisni seji, dne 4. marca 2020 sprejel

PRAVILNIK

O POSTOPKIH IN UKREPIH ZA ZAVAROVANJE

OSEBNIH PODATKOV

I.   Splošne določbe

1. člen

S tem Pravilnikom o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov (v nadaljevanju: Pravilnik) se določajo tehnični, organizacijski ter kadrovski postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov s katerimi upravlja Občina Šalovci (v nadaljevanju: upravljavec), z namenom, da se izpolnijo zakonske zahteve glede varovanja osebnih podatkov in zaščitijo pravice posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo.

Ti ukrepi predstavljajo skupek zavezujočih pravil, priporočil in načel iz prakse, internih postopkov, organizacijskih struktur ter varnosti informacijske tehnologije.

2. člen

Namen tega Pravilnika je zagotoviti zaupnost, celovitost, dostopnost in točnost osebnih podatkov, v interesu posameznikov, na katere se osebnih podatki nanašajo, in sicer v vsaki fazi obdelave osebnih podatkov. Vsi delavci se morajo zavedati tveganj, ki so povezana s tehničnimi in informacijskimi sistemi ter komunikacijsko tehnologijo, ter morajo zato izvajati obdelavo osebnih podatkov z zahtevano skrbnostjo.

Ukrepi, opisani v tem Pravilniku, so oblikovani ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja in stroškov, izvajanja ter narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave kot tudi tveganj za pravice in svoboščine posameznikov ter zagotavljajo ustrezno varnost podatkov glede na morebitna tveganja, ki jih pomeni obdelava podatkov, zlasti v primeru nenamernega ali nezakonitega uničenja, izgube, spremembe, nepooblaščenega razkritja ali dostopa do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.

3. člen

Upravljavec se ravna po priznanih pravilih za varnost informacij.

Pravilnik izhaja iz predpostavke, da absolutne varnosti ni in da je zagotavljanje informacijske varnosti živo stanje, ki od upravljavca zahteva stalno izboljševanje in prilagajanje varnosti na spreminjajoče se pogoje. Ukrepi predstavljajo kompromis med tehničnimi zmožnostmi in zmožnostjo realizacije, ki je v danem primeru pogojena s kadrovskimi in ekonomskimi vidiki upravljavca.

4. člen

Upravljavec pri obdelavi osebnih podatkov upošteva splošna načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Upravljavec obdeluje le tiste osebne podatke, za katere ima ustrezno zakonsko podlago na podlagi določb ZVOP-1 in Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Osebni podatki se smejo zbirati samo za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, razen če relevantna zakonodaja to omogoča.

Pri obdelavi osebnih podatkov upravljavec zagotavlja, da so osebni podatki:

·        obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki,

·        zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter da se ne obdelujejo dalje na način, ki ni združljiv s temi nameni,

·        ustrezni, relevantni in omejeni glede na namene, za katere se obdelujejo,

·        točni in - kadar je to potrebno - posodobljeni,

·        hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, toliko časa, kolikor je to potrebno za dosego namenov, za katere se obdelujejo, razen če posamezen zakon ne določa drugače,

·        obdelujejo na način, ki zagotavlja njihovo celovitost in zaupnost,

·        z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi ustrezno varovani pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem, ali poškodbo.

5. člen

Ta Pravilnik velja za vse delavce pri upravljavcu, ne glede na to, ali so v delovnem razmerju pri upravljavcu (v nadaljevanju delavci). Pravilnik je namenjen zlasti tistim delavcem, ki so posredno ali neposredno udeleženi pri obdelavi osebnih podatkov, ter pri zagotavljanju varnosti informacijske tehnologije.

6. člen

Izrazi, ki se uporabljajo v tem Pravilniku, imajo pomene, kot izhajajo iz veljavnega ZVOP-1 ter Splošne uredbe o varstvu podatkov.

II. Seznam evidenc dejavnosti obdelave osebnih podatkov

7. člen

Upravljavec za namen identifikacije in popisa vseh vrst osebnih podatkov, katere obdeluje, vodi Seznam evidenc dejavnosti obdelave osebnih podatkov (v nadaljevanju: Seznam evidenc), v katerem so zapisane vse zbirke osebnih podatkov, ki jih obdeluje, in katerega namen je omogočiti popoln pregled nad tokom osebnih podatkov. Seznam evidenc predstavlja podlago sprejemu tehničnih, organizacijskih in kadrovskih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov, kot so opisani v tem Pravilniku.

Seznam evidenc se vodi na način, da je za vsako evidenco dejavnosti obdelave osebnih podatkov razvidno:

·        katere vrste osebnih podatkov se obdelujejo,

·        na katere kategorije posameznikov se nanašajo osebnih podatki,

·        kaj je namen obdelave osebnih podatkov,

·        na kakšni pravni podlagi se osebni podatki obdelujejo,

·        kakšen je predviden rok hrambe oz. izbrisa podatkov,

·        morebitne osebe oz. uporabnike, katerim so osebnih podatki lahko razkriti,

·        ali se podatki iznašajo v tretjo državo in/ali mednarodno organizacijo,

·        s katerimi tehničnimi, organizacijskimi in kadrovskimi ukrepi se zagotavlja varstvo osebnih podatkov.

Upravljavec skrbi za točnost in ažurnost Seznama evidenc. Upravljavec nadzornemu organu na njegovo zahtevo omogoči dostop do Seznama evidenc.

Delavci, ki pri izvajanju del in nalog za upravljavca obdelujejo osebne podatke, morajo biti seznanjeni s Seznamom evidenc, vpogled vanj pa je potrebno omogočiti tudi vsakomur, ki to zahteva in ima za vpogled zakoniti interes (npr. posameznik, na katerega se nanašajo osebnih podatki, nadzorni organ, policija na podlagi zakonskih pooblastil).

8. člen

Ob upoštevanju narave, obsega, okoliščin in namena obdelave, ki velja za upravljavca in ki je razviden iz Seznama evidenc, upravljavec zaključuje, da obdelava podatkov ne predstavlja velikega tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, zato priprava predhodne ocene učinka v zvezi z obdelavo podatkov ni potrebna. V kolikor bo potrebna se izvede kot dodatek k pravilniku.

Upravljavec se zaveže ponovno opraviti pregled tveganj in oceniti, ali je v zvezi z obdelavo potrebna priprava ocene učinka vedno, ko se spremeni tveganje, ki ga predstavljajo dejanja obdelave, ko obdeluje nove osebne podatke, pred uporabo novih tehnologij ali ko se spremenijo narava, obseg, okoliščine in nameni obdelave osebnih podatkov.

III.      Kadrovski ukrepi

9. člen

Naloge in pristojnosti glede obdelave osebnih podatkov, ki so si med seboj v konfliktu, so dodeljene različnim osebam ali oddelkom, z namenom, da se v najkrajšem možnem času prepoznajo nepooblaščene ali nenamerne spremembe podatkov.

Vloge in naloge so določene skladno z notranjo organiziranostjo upravljavca, pri čemer je za določanje namenov obdelave osebnih podatkov, pristojnost za določitev sredstev informacijske tehnologije ali operativne procese, varnost podatkov in zagotovitev tehničnih, kadrovskih in organizacijskih ukrepov v prvi vrsti odgovoren župan upravljavca.

Dostop do osebnih podatkov je opredeljen v Seznamu evidenc.

Za pravilno izvajanje tega Pravilnika je dokončno pristojen in odgovoren župan upravljavca.

10. člen

Upravljavec v zvezi z pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ravna po 37. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

V kolikor bo imenoval pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, jo imenuje s Sklepom o imenovanju pooblaščene osebe za varstvo podatkov.

11. člen

Vsak, ki obdeluje osebne podatke znotraj upravljavca, je dolžan te podatke obdelovati zgolj z dovoljenjem upravljavca in znotraj njegovih navodil, izvajati s tem pravilnikom predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter varovati osebne podatke, za katere je zvedel oz. bil z njimi seznanjen pri opravljanju svojega dela.

Obveza varovanja podatkov ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja.

Vsak, ki pri svojem delu obdeluje osebne podatke, mora biti seznanjen z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in z vsebino tega Pravilnika. Upravljavec bo v ta namen poskrbel, da bodo taki delavci podpisali posebno Izjavo o varstvu osebnih podatkov, iz katere bo razvidno, da so seznanjeni z določbami tega Pravilnika in zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

Upravljavec bo skladno z načelom odgovornosti delavcem, ki rokujejo z osebnimi podatki, po potrebi zagotavljal ustrezna izobraževanja oz. treninge s področja varovanja osebnih podatkov.

Za kršitev določil iz tega člena so delavci disciplinsko, odškodninsko in kazensko odgovorni. Kršitev določil tega Pravilnika se šteje za hujšo kršitev pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, kar predstavlja podlago za redno odpoved pogodbe o zaposlitvi iz krivdnih razlogov ali izredno odpoved v primeru hujših kršitev.

IV. Fizična varnost

12. člen

Osebni podatki in informacijski sistemi morajo biti ustrezno zaščiteni pred tatvino, poškodovanjem in negativnimi učinki iz okolja.

Prostori, kjer se nahajajo osebnih podatki, njihove kopije in informacijski sistemi, morajo biti ognjevarni (gasilni aparati, požarni senzor), zavarovani proti izlitjem vode, poplavami in elektromagnetnimi motnjami, v okviru predpisanih klimatskih pogojev.

Vsi informacijski sistemi, ki so kritični za upravljavca, se morajo nahajati v varnem okolju. Vsi prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov ter strojna in programska oprema, morajo biti fizično varovani (npr. zaklenjeni, pospravljeni v predal ali omaro na zaklep ali geslo ipd.), tako da je nepooblaščenim osebam dostop do podatkov preprečen.

Taki varovani prostori oz. stavba kot celota, kjer se shranjujejo osebni podatki, so mehansko ali tehnično varovani.

13. člen

Osebni podatki se ne smejo hraniti izven varovanih prostorov.

Varovani prostori ne smejo ostajajo nenadzorovani, oz. se zaklepajo ob odsotnosti delavcev, ki jih nadzorujejo. Izven delovnega časa se varovani prostori zaklepajo, ključi se morajo hraniti v skladu s hišnim redom. Ključi se ne puščajo v ključavnici v vratih.

14. člen

Izven delovnega časa morajo biti omare in pisalne mize z nosilci osebnih podatkov zaklenjene, računalniki in druga strojna oprema izklopljeni in fizično ali programsko zaklenjeni.

Delavci v svoji odsotnosti z delovnega mesta upoštevajo t. i. politiko čiste mize in politiko čistega ekrana. Nosilcev osebnih podatkov ne puščajo na mizah v prisotnosti oseb, ki nimajo pravice vpogleda vanje, računalniške ekrane pa fizično ali programsko zaklepajo.

Nosilci osebnih podatkov, ki se nahajajo izven zavarovanih prostorov (hodniki, skupni prostori) morajo biti stalno zaklenjeni.

15. člen

V prostorih, ki so namenjeni poslovanju s strankami, morajo biti nosilci podatkov in računalniški prikazovalniki nameščeni tako, da stranke vanje nimajo vpogleda.

Vzdrževalci prostorov, strojne in programske opreme, obiskovalci in poslovni partnerji se smejo gibati v zavarovanih prostorih samo z vednostjo odgovornega delavca upravljavca.

V.  Varovanje integritete in zaupnosti podatkov ob sprejemu in prenosu

16. člen

Delavec, ki je zadolžen za sprejem in evidenco pošte:

1)  mora izročiti poštno pošiljko z osebnimi podatki direktno posamezniku, ali službi, na katero je pošiljka naslovljena,

2)  odpira in pregleduje vse poštne pošiljke in pošiljke, ki na drug način prispejo k upravljavcu, razen pošiljk iz tretje in četrte točke tega člena,

3)  ne odpira tistih pošiljk, ki so naslovljene na drug organ ali organizacijo in so pomotoma dostavljene ter pošiljk, ki so označene kot osebni podatki,

4)  ne sme odpirati pošiljk, naslovljenih na delavca, na katerih je na ovojnici navedeno, da se vročijo osebno naslovniku, ter pošiljk, na katerih je najprej navedeno osebno ime delavca brez označbe njegovega uradnega položaja in šele nato naslov upravljavca.

17. člen

Osebni podatki se pošiljajo s priporočeno pošto ali osebno preko kurirja.

Ovojnica, v kateri se posredujejo osebni podatki, mora biti izdelana na način, da ovojnica ne omogoča, da bi bila ob normalni svetlobi ali pri osvetlitvi ovojnic z običajno lučjo vidna vsebina ovojnice. Prav tako mora ovojnica zagotoviti, da odprtja ovojnice in seznanitve z njeno vsebino ni mogoče opraviti brez vidne sledi odpiranja ovojnice.

18. člen

Osebne podatke je dovoljeno prenašati z informacijskimi, telekomunikacijskimi in drugimi sredstvi le ob izvajanju ustreznih postopkov in ukrepov, ki nepooblaščenim preprečujejo prilaščanje, uničenje podatkov ali poseganje v njihovo celovitost, ter neupravičeno seznanjanje z njihovo vsebino.

V primeru elektronskega pošiljanja sporočil z osebnimi podatki upravljavec zagotavlja tehnične postopke, ki onemogočijo prestrezanje, kopiranje, spreminjanje, preusmerjanje ali uničenje prenesenih informacij.

19. člen

Obdelava posebnih vrst osebnih podatkov mora biti posebej označena in zavarovana.

Posebne vrste osebnih podatkov se pošiljajo naslovnikom v zaprtih ovojnicah proti podpisu v dostavni knjigi ali z vročilnico.

Podatki iz prejšnjega odstavka se smejo posredovati preko telekomunikacijskih omrežij samo, če so posebej zavarovani s kriptografskimi metodami in elektronskim podpisom tako, da je zagotovljena nečitljivost podatkov med njihovim prenosom.

VI. Zagotavljanje zaupnosti, celovitosti in odpornosti sistemov in storitev za obdelavo podatkov

20. člen

Dostop do visoko občutljivih informacij upravljavec ureja z različnimi tehničnimi sredstvi in določanjem varnostnih con ter omejevanjem dostopa.

Uporabniki in informacijske storitve in sistemi se v omrežjih ločijo. Prav tako se ločijo razvojna, testna in obratovalna okolja.

Zagotavlja se kontrola dostopa, ki omogoča, da lahko dostop do funkcij, programov in podatkov informacijskega sistema prejmejo le upravičene osebe.

21. člen

Dostop do programske opreme je urejen s t. i. politiko dostopnih pravic. Dostop je dovoljen samo za to vnaprej določenim delavcem ali zunanjim ponudnikom storitev.

Dostop do informacijskih sistemov je omejen na pravice, ki so potrebne za izvajanje določene naloge (npr. pravice do branja, spreminjanja, administratorski dostop). Pri podelitvah pravic dostopa upravljavec sledi načelo »need-to-know«, kar pomeni, da uporabniki ne smejo prejeti več pravic, kot bi bile potrebne za izvajanje njihovih nalog ali za dostop do podatkov.

Vsakemu uporabniku se dodeliti jasno (osebno) uporabniško ime (ID oznaka uporabnika). To velja tudi za privilegirane pravice do dostopa (npr. za administratorje).

Za preprečitev morebitnega napada ali varnostnega tveganja se beležijo vsi kritični, zlasti pa neuspeli poskusi dostopa.

Zunanji dostopi, ki so namenjeni vzdrževanju, se aktivirajo le za čas trajanja vzdrževanja po predhodno izvedenem formalnem in dokumentiranem zahtevku. Po prenehanju vzdrževalnih del se ti podeljeni dostopi za vzdrževanje deaktivirajo oz. onemogočijo.

Če določen delavec zamenja delovno mesto, se pravice dostopa ponovno preverja in po potrebi prilagodi. Tudi sicer se morajo pravice do dostopa redno preverjati in ažurirati.

Če delavec preneha opravljati delo za upravljavca, se mora najpozneje ob koncu zadnjega delovnega dne odvzeti vsa izdana dovoljenja za dostop. Enako velja za vse zunanje ponudnike storitev.

22. člen

Strojna oprema in sistemska programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami, mora biti zaščitena na način, da se zavaruje integriteta in zaupnosti podatkov.

Vsi osebni računalniki, na katerih je možen dostop do osebnih podatkov, so varovani z uporabniškim imenom in geslom.

Programska oprema inštalirana na računalniku, ki omogoča dostop do osebnih podatkov, je varovana z uporabniškim imenom in geslom.

Pooblaščena oseba določi režim dodeljevanja hranjenja in spreminjanja gesel.

23. člen

Vsa gesla in postopki, ki se uporabljajo za vstop in administriranje mreže osebnih računalnikov (nadzorna gesla), administriranje elektronske pošte in administriranje aplikativnih programov se hranijo v zapečatenih ovojnicah in se jih varuje pred dostopom nepooblaščenih oseb. Uporabi se jih samo v izrednih okoliščinah oz. ob nujnih primerih.

Vsaka uporaba vsebine zapečatenih ovojnic se dokumentira. Po vsaki takšni uporabi se določi nova vsebina gesel.

24. člen

Vzdrževanje, popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje sistemske in aplikativne programske opreme je dovoljeno samo na podlagi odobritve s strani župana oz. z njegove strani pooblaščenega delavca (skrbnika), izvajajo pa ga lahko samo pooblaščeni servisi in organizacije in posamezniki, ki imajo z upravljavcem sklenjeno ustrezno pogodbo. Izvajalci morajo spremembe in dopolnitve sistemske in aplikativne programske opreme ustrezno dokumentirati.

Zaposleni ne smejo namestiti programske opreme brez vednosti osebe, zadolžene za delovanje računalniškega informacijskega sistema. Prav tako ne smejo odnašati programske opreme iz poslovnih prostorov brez odobritve vodje organizacijske enote in vednosti osebe, zadolžene za delovanje računalniškega informacijskega sistema.

25. člen

Vsebina diskov mrežnega strežnika in lokalnih delovnih postaj, kjer se nahajajo osebni podatki, se sprotno preverja za prisotnost računalniških virusov.

Vse delovne postaje in prenosni računalniki in druga oprema morajo biti opremljeni z aktivirano in posodobljeno protivirusno zaščito. Vsi računalniki na delovnem mestu morajo biti opremljeni s kombinacijo lokalnega požarnega zidu in lokalnega sistema za zaznavanje in preprečevanje vdorov. Vsi prenosni računalniki in druga oprema morajo biti opremljeni z lokalnim požarnim zidom.

Ob pojavu računalniškega virusa se tega čimprej odpravi s pomočjo ustrezne strokovne službe, obenem pa se ugotovi vzrok pojava virusa v računalniškem informacijskem sistemu.

Vsi osebni podatki in programska oprema, ki so namenjeni uporabi v računalniškem informacijskem sistemu in prispejo k upravljavcu na medijih za prenos računalniških podatkov ali preko telekomunikacijskih kanalov, morajo biti pred uporabo preverjeni glede prisotnosti računalniških virusov.

26. člen

Če uporabnik ali administrator zapusti delovno mesto ali ne izvaja nobenih vnosov, se mora v določenem časovnem razponu samodejno vključiti zapora zaslona, zaščitena z geslom.

Na sistemih, kjer je to tehnično možno, poteka avtomatska odjava uporabnika, če ni bilo izvedenih vnosov znotraj opredeljenega časovnega razpona.

Pri prenosnih računalnikih se uporablja ustrezno šifriranje trdih diskov. Prav tako se preko kontrole priključka lahko omeji ali onemogoča uporaba zunanjih naprav na odjemalcih.

Poslovne informacije se načeloma ne shranjujejo lokalno na računalnikih na delovnem mestu ali prenosnih računalnikih dlje, kot je treba, in se shranjujejo na centralno upravljane sisteme, ki so predvideni za ta namen.

27. člen

Pred nedovoljenimi dostopi in manipulacijami morajo biti zaščitene tudi pisarniške naprave za komunikacijo kot so tiskalniki, kopirni stroji, faks naprave ipd.

Upravljavec mora prav tako sprejeti ustrezne informacijske varnostne ukrepe, v primeru oddaljenega dostopa.

VII.      Zagotavljanje dostopnosti oz. razpoložljivosti podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta

28. člen

Vsaka operacija s podatki se beleži v sistemskih dnevniških datotekah. Beleženje mora izvesti administrator v skladu z zahtevami in možnostmi operacijskih sistemov in aplikacij.

Revizijska sled mora zagotavljati možnost ugotovitve, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko podatkov, uporabljeni ali drugače obdelovani oz. spremenjeni ter kdo je to storil. Vsi dogodki se morajo opremiti s časovnim žigom.

29. člen

Osebni podatki se posredujejo samo tistim uporabnikom, ki se izkažejo z ustrezno zakonsko podlago ali s pisno zahtevo oz. privolitvijo posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Za vsako posredovanje osebnih podatkov mora upravičenec vložiti pisno vlogo, v kateri mora biti jasno navedena določba zakonske podlage, ki uporabnika pooblašča za pridobitev osebnih podatkov, ali pa mora biti k vlogi priložena pisna zahteva oz. privolitev posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Vsako posredovanje osebnih podatkov se beleži v evidenco posredovanj, iz katere mora biti razvidno, kateri osebni podatki so bili posredovani, kam oz. komu, kdaj in na kakšni podlagi. Evidenca sledljivosti posredovanj podatkov se vodi po kronološkem vrstnem redu.

Nikoli se ne posredujejo originali dokumentov, razen v primeru pisne odredbe sodišča. Originalni dokument se mora v času odsotnosti nadomestiti s kopijo.

30. člen

Za potrebe restavriranja računalniškega sistema ob okvarah in ob drugih izjemnih situacijah se zagotavlja redna izdelava kopij vsebine mrežnega strežnika in lokalnih postaj, če se podatki tam nahajajo (tj. izdelava varnostnih kopij podatkov).

Za podatke, za katere velja visoka zahteva po razpoložljivosti, se mora varnostna kopija vzpostaviti redno, tako da se lahko v primeru izpada ene ali več komponent ponovno vzpostavi pripravljenost za obratovanje celotnega sistema.

31. člen

Ob izpadu sistema mora biti zagotovljeno, da se ne izgubijo nobene kritične informacije.

Mediji za varnostno shranjevanje se morajo hraniti na krajih, ki izpolnjujejo zahteve zaupnosti, integritete in razpoložljivosti zadevnih informacij. To vključuje tudi zadostno prostorsko ločevanje med mediji za varnostno shranjevanje in varnostnim virom (npr. skladiščenje v drugih prostorih).

Zagotoviti se mora, da ima administracijsko osebje v nujnem primeru dostop do varnostnih medijev.

Določiti se morajo roki za shranjevanje in roki za izbris varnostnih kopij.

32. člen

Informacije se arhivirajo v skladu z zakonskimi, pogodbenimi in poslovnimi zahtevami.

Določiti se mora trajanje shranjevanja za bistvene poslovne informacije in arhivske kopije.

Arhivski podatki se morajo skladiščiti ali shranjevati na krajih, ki izpolnjujejo zahteve razpoložljivosti, integritete in zaupnosti.

VIII.    Redno testiranje, ocenjevanje in vrednotenje ukrepov

33. člen

Upravljavec se zaveže, da bo redno testiral, ocenjeval in vrednotil učinkovitost tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave.

Upravljavec bo v ta namen vsaj enkrat letno preveril zakonitost obdelave osebnih podatkov. Za namen oprave notranje kontrole bo upravljavec pregledal dnevnike v zvezi z delovanji obdelav osebnih podatkov (dnevniške datoteke) in se posvetoval z ustreznimi strokovnjaki za informacijsko varnost.

IX. Rok hrambe in brisanje podatkov

34. člen

Upravljavec zagotavlja, da je obdobje hrambe osebnih podatkov omejeno na najkrajše mogoče obdobje. V ta namen upravljavec v Seznam evidenc predpiše roke za izbris osebnih podatkov.

Po preteku roka hranjenja se osebni podatki zbrišejo oz. trajno uničijo ali anonimizirajo, razen če zakon ali drug akt določa drugače.

35. člen

Za brisanje podatkov iz računalniških medijev se uporabi takšna metoda brisanja, da je nemogoča restavracija vseh ali dela brisanih podatkov. Brisanje mora biti popolno in nepovratno. Poleg nosilca takih podatkov je potrebno uničiti tudi podatke v mapi »Izbrisano« ali »Koš« oz. drugi ustrezni mapi/direktoriju, tako da vsebine ni več moč obnoviti.

Podatki na klasičnih medijih (listine, kartoteke, register, seznam ipd.) se uničijo na način, ki onemogoča branje vseh ali dela uničenih podatkov. Na enak način se uničuje pomožno gradivo (npr. matrice, izračune in grafikone, skice, poskusne oz. neuspešne izpise ipd.).

Prepovedano je odmetavati odpadne nosilce podatkov z osebnimi podatki v koše za smeti.

Pri prenosu nosilcev osebnih podatkov na mesto uničenja je potrebno zagotoviti ustrezno zavarovanje tudi v času prenosa.

X.  Storitve, ki jih opravljajo zunanje pravne ali fizične osebe

36. člen

Upravljavec lahko posamezna dejanja obdelave podatkov zaupa tudi zunanji pravni ali fizični osebi (v nadaljevanju: obdelovalec), ki zagotavlja zadostna jamstva za izvedbo ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov za varstvo osebnih podatkov. Obdelovalec, ki opravlja dogovorjene storitve izven prostorov upravljavca, mora imeti vsaj enako strog način varovanja osebnih podatkov, kakor ga predvideva ta Pravilnik.

V takem primeru bo upravljavec z obdelovalcem sklenil ustrezne pisne dogovore o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov, v katerih bo določil pravice in obveznosti obeh strank. V takšnem dogovoru morajo biti obvezno predpisani pogoji in ukrepi za zagotovitev varstva osebnih podatkov in njihovega zavarovanja ter obveznosti obdelovalca napram upravljavcu. Omenjeno velja tudi za obdelovalce, ki vzdržujejo strojno in programsko opremo ter izdelujejo in instalirajo novo strojno ali programsko opremo.

Obdelovalec lahko na podlagi takega dogovora v imenu in za račun upravljavca opravlja samo dogovorjena opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov upravljavca. Obdelovalec podatkov ne sme obdelovati ali drugače uporabljati za noben drug namen.

XI. Poročanje v primeru varnostnega incidenta

37. člen

Upravljavec zagotavlja dosleden in učinkovit sistem za ravnanje z varnostnimi incidenti, vključno z dokumentiranjem in obveščanjem o varnostnih dogodkih.

V ta namen upravljavec zagotovi informacijski sistem, ki je sposoben izvajati nadzor za prepoznavanje dogodkov (npr. požarni zid, zaznavanje vdorov, sistem nadzora). Informacijski sistemi nadalje omogočajo dokumentiranje vseh varnostno relevantnih ali sistemsko kritičnih dogodkov. Za spremljanje teh beleženj je odgovorna pooblaščena oseba (skrbnik) informacijskega sistema, ki mora v primeru varnostno pomembnih incidentov poročati vodstvu upravljavca.

Vsi delavci so dolžni o aktivnostih, ki so povezane z odkrivanjem ali nepooblaščenim uničenjem zaupnih podatkov, zlonamerni ali nepooblaščeni uporabi, prilaščanju, nedostopnosti, spreminjanju ali poškodovanju podatkov, takoj obvestiti vodstvo upravljavca, sami pa poskušajo takšno aktivnost preprečiti.

Upravljavec v evidenco varnostnih incidentov beleži vsako kršitev varstva osebnih podatkov, iz katere morajo biti razvidna dejstva v zvezi s kršitvijo varstva osebnih podatkov, učinki take kršitve in sprejeti popravni ukrepi.

V evidenco varnostnih incidentov se po kronološkem vrstnem redu vpisujejo vsi varnostni incidenti, ne glede na stopnjo in vrsto tveganja za pravice in svoboščine posameznikov. Upravljavec zlasti beleži kršitve zaupnosti podatkov (npr. nepooblaščeno razkritje podatkov), kršitve v zvezi z možnostjo dostopa do podatkov in kršitve integritete podatkov (npr. nepooblaščena sprememba podatkov).

38. člen

Če je verjetno, da bi bile s kršitvijo varstva osebnih podatkov ogrožene pravice in svoboščine posameznikov, mora upravljavec nemudoma, najkasneje pa v roku 72 ur po seznanitvi s kršitvijo, o njej uradno obvestiti pristojni nadzorni organ, skladno s 33. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Kadar je verjetno, da kršitev varstva osebnih podatkov povzroči veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikom, mora upravljavec skladno z določbo 34. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov brez nepotrebnega odlašanja obvestiti tudi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov.

XII.      Končne določbe

39. člen

Vse spremembe in dopolnitve tega Pravilnika se sprejmejo na enak način kot Pravilnik in v pisni obliki.

40. člen

Pravilnik začne veljati na dan objave.

Pravilnik se objavi na pri upravljavcu običajen način, tako da se z njegovo vsebino lahko seznanijo vsi delavci pri upravljavcu.

41. člen

Ta Pravilnik je na razpolago in vpogled vsem delavcem v občinski upravi upravljavca v času delovnika. Delavcem je omogočeno, da se brez nadzora seznanijo z vsebino tega Pravilnika.

Številka: 071-1/2020-1

Datum: 4. 3. 2020

A személyes adatok védelméről szóló törvény 24. és 25. cikke alapján (a Szlo. Közt. Hiv. Közlönye, 94/07 sz. a módosításokkal, a továbbiakban: ZVOP-1), valamint a 2016/679 számú, az Európai Parlament és a Tanács által 2016. április 27-én kiadott, a személyes adatok feldolgozása során az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46 / EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló (EU) rendelet 24., 25. és 32. cikke alapján (a továbbiakban: Általános adatvédelmi rendelkezés) a Šalovci község tanácsa a 3. levelező ülésén, 2020. március 4.-én  elfogadta a

A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELMÉVEL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSOKRÓL ÉS INTÉZKEDÉSEKRŐL SZÓLÓ

SZABÁLYZATOT

I.   Általános rendelkezések

1. cikk

Jelen személyes adatok védelmével kapcsolatos eljárásról és intézkedésekről szóló szabályzattal (a továbbiakban: Szabályzat) meghatározásra kerülnek a Šalovci község (a továbbiakban: adatkezelő) által kezelt személyes adatok védelmével kapcsolatos technikai, szervezeti és kádereljárások és intézkedések, méghozzá abból a célból, hogy eleget tegyenek a személyes adatok védelmével kapcsolatos törvény előírásoknak és védjék az egyének személyes adatait, azok érdekeit.

Ezen intézkedések gyakorlati elvekkel, belső előírásokkal, szervezeti struktúrákkal, illetve biztonsági informatikai technológiával kapcsolatos  kötelező érvényű szabályok, ajánlások és elvek csoportját alkotják.

2. cikk

Jelen Szabályzat célja a személyes adatok bizalmasságának, teljességének és pontosságának biztosítása, az egyének érdekeinek szem előtt tartásával, mégpedig a személyes adatok feldolgozásának minden fázisában. Minden dolgozónak tisztában kell lennie a technikai és informatikai rendszerek, illetve a kommunikációs technológia jelentette kockázatokkal, illetve éppen ezért a személyes adatok feldolgozásának a megkövetelt alapossággal kell történnie.

A jelen Szabályzatban leírt intézkedések megformálása a legújabb technikai fejlődés és a feldolgozás költségei, természete, terjedelme, körülményei és célja, illetve a személyek jogaival és szabadságjogaival kapcsolatos kockázatok figyelembevételével történt, biztosítva a személyes adatok kezelése, az adatfeldolgozás jelentette esetleges kockázatokat elhárítását, különösen a nem szándékos vagy törvénytelen megsemmisítéssel, elvesztéssel, módosítással, a megküldött, elmentett vagy más módon feldolgozott személyes adatok illetéktelen feltárásával vagy az azokhoz való hozzáféréssel kapcsolatosan.

3. cikk

Az adatkezelő az adatok biztonságának elismert szabályai szerint jár el.

A szabályzat abból a feltevésből indul ki, hogy abszolút biztonság nem létezik és az információk biztonságának szavatolása folyamatos feladat, ami az adatkezelő részéről az állandóan változó feltételeknek való megfelelésre való folyamatos alkalmazkodást, fejlődést jelent. Az intézkedések kompromisszumot jelentenek a technikai lehetőségek és a megvalósítás lehetősége között, amit az  az adatkezelő személyzeti és gazdasági lehetőségei határoznak meg az adott pillanatban meg.

4. cikk

Az adatkezelő a személyes adatok feldolgozásánál tiszteletben tartja az adatfeldolgozással kapcsolatos alapelveket.

Az adatkezelő csak azon adatokat dolgozza fel, amelyekkel kapcsolatosan a ZVOP-1 és Az adatvédelemről szóló általános rendelkezés alapján megfelelő törvényes lehetőségei vannak.

A személyes adatok gyűjtésére csak a meghatározott és törvényes célokra van lehetőség, illetve a továbbiakban nem kezelhetőek olyan módon, hogy a feldolgozás ne legyen az említett célokkal összhangban, kivéve, ha a törvény ezt lehetővé teszi.

A személyes adatok feldolgozásánál az adatkezelő biztosítja, hogy a személyes adatok:

·        feldolgozása törvényesen, tisztességesen és áttekinthető módon történik, azzal az egyénnel kapcsolatosan, akire a személyes adatok vonatkoznak,

·        azok gyűjtése a meghatározott, kifejezett és törvényes célok érdekében, illetve a továbbiakban sem történik azok felhasználása olyan célokra, melyek nem összeegyeztethetőek a fent említettekkel,

·        megfelelőek, relevánsak és a feldolgozás céljaira korlátozódnak,

·        pontosak és - amikor ez szükséges - frissítettek,

·        tárolásuk olyan formában történik, ami lehetővé teszi egyének azonosítását, amelyekre a személyes adatok vonatkoznak, mégpedig annyi ideig, ameddig azokra szükség van az adott célok eléréséhez, kivéve, ha a törvény másként rendelkezik,

·        a feldolgozás olyan módon történik, hogy biztosítva legyen azok teljessége és bizalmassága,

·        a megfelelő technikai vagy szervezeti intézkedésekkel megfelelő védelem biztosításával a meg nem engedett vagy törvénytelen feldolgozással szemben, illetve a nem szándékos elvesztés, megsemmisülés vagy károsodás ellen.

5. cikk

Jelen Szabályzat az adatkezelő minden dolgozójára vonatkozik, tekintet nélkül arra, hogy munkaviszonyban állnak-e az adatkezelőnél (a továbbiakban dolgozók). A Szabályzat elsősorban azon dolgozókra vonatkozik, akik közvetlenül vagy közvetve részt vesznek a személyes adatok feldolgozásában, illetve az információs technológia biztonságának szavatolásában.

6. cikk

A jelen Szabályzatban használt kifejezések jelentései az érvényben lévő ZVOP-1-ből, illetve Az általános adatvédelmi rendelkezésből származnak. 

II. A személyes adatok feldolgozására vonatkozó tevékenységek nyilvántartása

7. cikk

Adatkezelő az azonosítás és a minden típusú személyes adatokkal kapcsolatos minden típusú összeírása céljaira a személyes adatok feldolgozására vonatkozó tevékenységek nyilvántartásának listáját vezeti (a továbbiakban: A nyilvántartások listája), melyben szerepel a személyes adatok minden gyűjteménye, melyeket feldolgoz, és amelyek célja a személyes adatok feldolgozása folyamatának teljes áttekintése.  A nyilvántartások listája alapot jelent a személyes adatok védelmét célzó technikai, szervezeti és káderintézkedések elfogadásánál, ahogyan az a jelen Szabályzatban szerepel.

A nyilvántartások listájának vezetése olyan módon történik, hogy a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos tevékenység minden nyilvántartásából kiderül, hogy:

·        milyen típusú személyes adatok feldolgozása történik,

·        milyen típusú egyénre vonatkoznak a személyes adatok,

·        mi a személyes adatok feldolgozásának célja,

·        milyen jogalapja van a személyes adatok feldolgozásának,

·        az adatok tárolásának, illetve törlésének előrelátható időtartama, ideje

·        a személyek, illetve felhasználók nevei, akiknek esetlegesen feltárják a személyes adatokat,

·        a személyes adatokat küldik-e harmadik országba és/vagy nemzetközi szervezet számára,

·        milyen technikai, szervezeti és káderintézkedésekkel szavatolják a személyes adatok biztonságát.

Az adatkezelő gondoskodik a nyilvántartások listájának pontosságáról és naprakész mivoltáról. Az adatkezelő a felügyeleti szerv számára annak követelése esetén hozzáférést biztosít a nyilvántartások listájához.

A dolgozók számára, akik az adatkezelő számára végzett munka és feladatvégzés folyamán személyes adatokat dolgoznak fel, meg kell mutatni a nyilvántartások listáját, illetve az ahhoz való hozzáférést lehetővé kell tenni mindenki számára, akinek ehhez törvényes érdeke (pl. az egyén, akinek a személyes adatairól szó van, a felügyeleti szerv, törvényes meghatalmazás esetén a rendőrség) fűződik.

8. cikk

Az adatkezelőre vonatkozó, a nyilvántartások listájából következő adatfeldolgozás természete, kiterjedése, körülményei és céljai tiszteletben tartása mellett adatkezelő megállapítja, hogy az adatok feldolgozása nem jelent nagy kockázatot az egyén jogaira és szabadságjogaira nézve, ezért az adatfeldolgozással kapcsolatos hatások előzetes értékelésre nincs szükség. Amennyiben szükségessé válik, a szabályzat mellékleteként kerül arra sor.

Adatkezelő kötelezettséget vállal a kockázatok újbóli vizsgálatára és annak értékelésére, hogy az adatfeldolgozással kapcsolatosan szükség van-e a hatások értékelésére minden esetben, amikor a feldolgozás jelentette kockázat módosul, amikor új személyes adatokat dolgoznak fel, új technológiák alkalmazásakor vagy amikor megváltozik a személyes adatok feldolgozásának természete, kiterjedése, körülményei és céljai.

III.      Káderintézkedések

9. cikk

A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos feladatok és illetékesség esetében jelentkező összeférhetetlenség esetén különböző személyek vagy részlegek megbízására kerül sor abból a célból, hogy a lehető leghamarabb felfedezzék az illetéktelen vagy akaratlan adatmódosítást.

A szerepek és feladatok meghatározása az adatkezelő belső szervezettségével összhangban történik, s a személyes adatok feldolgozásáért, az információs technológia vagy az operatív folyamatok meghatározásával kapcsolatos illetékességért, az adatok biztonságáért és a technikai, személyi és szervezeti intézkedésekért elsősorban az adatkezelő polgármestere felelős.

A személyes adatokhoz való hozzáférést a nyilvántartások listája határozza meg.

Jelen Szabályzat szabályos alkalmazásával kapcsolatosan a végső illetékesség és a felelősség az adatkezelő polgármesterét terheli.

10. cikk

Az adatkezelő a személyes meghatalmazott személlyel kapcsolatosan az adatok biztonsága érdekében az adatvédelmi általános rendelet 37. cikke szerint jár el.

Amennyiben a meghatalmazott személyt nevez ki az adatok védelmére, ezt A személyes adatok védelmére kinevezett személy kinevezéséről szóló határozat szerint teszi.

11. cikk

Mindenki, aki az adatkezelőnél dolgozik a személyes adatok feldolgozásán, ezt csak az adatkezelő engedélyével teheti, a belső utasítások betartásával, kivitelezve a jelen szabályzat által előírt eljárásokat és intézkedéseket, melyek a személyes adatok védelmével kapcsolatosak, illetve óvnia kell a személyes adatokat, melyekről tudomást szerzett, illetve amikről tájékoztatták munkája során.

Az adatok védelmének kötelezettsége a munkaviszony végével nem szűnik meg.

Mindenkinek, aki munkája során személyes adatokat dolgoz fel, tájékoztatást kell adni a személyes adatok védelmének törvényi szabályozásáról és jelen Szabályzat tartalmáról. Az adatkezelő ezért gondoskodni fog arról, hogy az ilyen munkát végző dolgozók speciális  A személyes adatok védelméről szóló nyilatkozatot  írjanak alá, amiből világosan látszik, hogy tájékoztatást kaptak a személyes adatok védelméről szóló jelen Szabályzatról.

Adatkezelő a felelős eljárás elvének megfelelően a személyes adatokkal kapcsolatos feladatokat ellátó dolgozóknak szükség szerint a személyes adatok védelmével kapcsolatos megfelelő képzéseket, illetve tréningeket fog szervezni.

A jelen cikkelyben szereplők megsértése esetén a dolgozók fegyelmi, kártérítési és büntetőjogi felelősséggel tartoznak. Jelen Szabályzat rendelkezéseinek megsértése a munkaszerződés jogai és kötelezettségei súlyosabb megsértésének számít, ami alapján a munkaszerződés rendes úton felbontható vagy súlyosabb megsértése esetén rendkívüli felbontására is lehetőség van.

IV. Fizikai biztonság

12. cikk

A személyes adatoknak és az információs rendszereknek megfelelő védelemmel kell rendelkezniük lopás, károsodás és negatív környezeti hatások ellen.

A helyiségek, ahol a személyes adatokat, másolatokat és információs rendszereket tárolják, tűzbiztosnak kell lenniük (oltóberendezéssel, tűzérzékelővel), biztosnak kell lenniük a vízkifolyás, árvízkár és elektromágneses meghibásodások ellen, az előírt klimatikus feltételek tartásával.

Minden kritikus információs rendszernek biztonságos helyen kell lennie. Minden helyiség, ahol személyes adatok hordozói, illetve gépek és programfelszerelés található, fizikai védelemmel kell rendelkezniük (pl. be kell zárni, kulccsal, illetve kóddal zárható asztalfiókba, szekrényfiókba kell rakni, stb.) olyan módon, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá.

Az ilyen védett helyiségek, illetve teljes épületek, ahol a személyes adatokat tárolják, mechanikai és technikai védelemmel rendelkeznek. 

13. cikk

A személyes adatokat nem szabad biztosított helyiségeken kívül tárolni.

A biztosított helyiségek nem maradhatnak felügyelet nélkül, illetve az azokat felügyelő dolgozók távolléte esetén bezárandóak. Munkaidőn kívül a védett helyiségek bezárandóak, kulcsaikat a házirendnek megfelelően kell őrizni. A kulcsokat nem szabad a zárakban hagyni.

14. cikk

Munkaidőn kívül a személyes adatokat tartalmazó fiókokat és szekrényeket bezárva kell tartani, a számítógépeket és más gépeket ki kell kapcsolni és fizikai vagy programozott lezárással kell rendelkezniük.

A dolgozók munkahelyükről való távollétük idején tiszteletben tartják az ún. tiszta asztal és tiszta képernyő politikáját. A személyes adatok hordozóit nem hagyják az asztalokon olyan személyek jelenlétében, akiknek nincs joguk azok megtekintéséhez , a számítógépek képernyőit fizikai vagy programozott lezárással látják el.

A személyes adatok hordozóinak, melyek a biztosított helyiségeken kívül találhatóak (folyosók, közös helyiségek), állandóan lezárt állapotban kell lenniük.

15. cikk

A helyiségekben, melyek az ügyfelekkel való kapcsolattartást szolgálják, az adtok hordozóinak és a számítógépek kijelzőinek úgy kell elhelyezkedniük, hogy az azokon megjelenített adatokat az ügyfelek ne láthassák.

A helyiség, gépek és programfelszerelés karbantartói, a látogatók és üzleti partnerek csak az adatkezelő felelős dolgozója tudtával mozoghatnak a védett helyiségekben.

V.  Az adatok integritásának és bizalmasságának védelme azok átvételekor és átadásakor

16. cikk

A postai nyilvántartás átvételével és átadásával megbízott dolgozó:

1)  köteles közvetlenül a címzett személynek vagy szervnek átadni a személyes adatokat tartalmazó postai küldeményt,

2)  felnyitja és átnézi az összes olyan postai küldeményt, ami más módon jut el az adatkezelőhöz, kivéve a jelen cikkely harmadik és negyedik pontjában szereplő küldeményeket,

3)  nem nyitja fel azon postai küldeményeket, melyek címzettje más szerv vagy intézmény és tévedésből került hozzá, illetve az olyan küldeményeket sem, melyek személyes adatokat tartalmazó megjelölést kaptak,

4)  nem nyithat fel olyan küldeményeket, melyek címzettje egy dolgozó, melyeken az szerepel, hogy személyesen a címzettnek kell átadni, illetve olyan küldeményeket sem, melyeken első helyen a dolgozó neve szerepel, hivatalos pozíciója megnevezése nélkül, s csak azt követően az adatkezelő neve.

17. cikk

A személyes adatokat ajánlva kell postázni vagy személyesen, futár útján.

A személyes adatok megküldésére szolgáló borítéknak olyan kialakításúnak kell lennie, hogy megakadályozza azt, hogy normális világítás mellett vagy közönséges lámpával való megvilágítás esetén láthatóvá váljon annak tartalma. A borítéknak biztosítania kell azt is, hogy annak felbontása és tartalmának megtekintése látható nyomok nélkül ne legyen lehetséges.

18. cikk

Személyes adatok információs, telekommunikációs és egyéb eszközökkel való közvetítése csak akkor megengedett, ha megtették a megfelelő intézkedéseket az illetéktelen személyek hozzáférése, az eltulajdonítás, az adatok megsemmisülése, az azok egységének megbontása, illetve az azokba való illetéktelen betekintés megakadályozására.

Amennyiben személyes adatot tartalmazó e-mail üzenet küldésére kerülne sor, az adatkezelő biztosítja technikai eljárásokat, melyek megakadályozzák a lehallgatást, másolást, módosítást, átirányítást és az információk károsítását.

19. cikk

A személyes típusú adatok feldolgozása külön jelölést és biztosítást kíván meg.

A személyes típusú adatok speciális változatait a címzetteknek zárt borítékban kell megküldeni, átadásuk a küldési könyv, illetve a kézbesítési ív aláírása ellenében történik.

Az előző bekezdésben szereplő adatok továbbíthatóak telekommunikációs hálózatokban, ám csak úgy, ha speciális kriptográfiai módszerekkel és elektronikus aláírással látták azokat el, mégpedig olyan módon, hogy az adatok a küldés folyamán nem olvashatóak.

VI. Az adatfeldolgozásra szolgáló rendszerek és szolgáltatások bizalmasságának, épségének és ellenálló képességének biztosítása.

20. cikk

A rendkívül érzékeny információkhoz való hozzáférést adatkezelő különféle technikai eszközökkel és a biztonsági zónák, valamint a hozzáférés korlátozásával biztosítja.

A felhasználók, az információs szolgáltatások és rendszerek a hálózatokban elkülönülnek. A fejlesztési, tesztelési és működtetési környezetek is elkülönülnek.

Biztosított a hozzáférés ellenőrzése, ami biztosítja, hogy a funkciókhoz, programokhoz és az információs rendszer adataihoz csak illetékes személyek férhessenek hozzá.

21. cikk

A programfelszereléshez való hozzáférést az ún. hozzáférési politika szabályozza. A hozzáférés csak az erre előre meghatározott dolgozók vagy külső szolgáltatók számára engedélyezett.

Az információs rendszerekhez való hozzáférés a meghatározott feladatok (pl. olvasási, módosítási, adminisztrátori hozzáférési jog) ellátására korlátozódik. A hozzáférési jogok kiosztásánál az adatkezelő a »need-to-know« elvet követi, ami azt jelenti, hogy a felhasználók nem juthatnak több joghoz, mint ami a feladataik végzéséhez vagy az adatokhoz való hozzáféréshez szükséges.

Minden felhasználónak világos (személyes) felhasználónév jut (a felhasználó ID azonosítója). Ez vonatkozik a privilegizált hozzáférésre is (pl. adminisztrátorok).

Az esetleges támadás vagy biztonsági kockázat elkerülésére minden kritikus, s különösen a sikertelen belépések lejegyzése történik meg.

A külső hozzáférések, melyek a karbantartást szolgálják, csak a karbantartás idejére aktiválhatóak, előre meghatározott formális és dokumentált kérelem szerint. A karbantartási munkálatok végeztével ezen megosztott karbantartási hozzáférések deaktíválandóak, illetve meg kell akadályozni a belépési lehetőséget.

Amennyiben az adott dolgozó munkahelyet vált, belépési jogosultságát ismét ellenőrizni, s szükség szerint módosítani kell. A hozzáférési jogokat egyébként is rendszeresen ellenőrizni kell.

Amennyiben a dolgozó már nem végez munkát az adatközlő számára, legkésőbb az utolsó munkanapján bevonandó minden hozzáférési jogosultsága. Ugyanez érvényes minden külső munkatárs esetében.

22. cikk

A gépek és a rendszerfelszerelés, beleértve a bejárati-kijárati mechanizmusokat, védelemmel ellátandó úgy, hogy az adatok bizalmassága és integritása védelmet élvezzen.

Minden személyi számítógép, melyen lehetséges a személyes adatokhoz való hozzáférés, felhasználónévvel és jelszóval védett.

A számítógépre telepített programfelszerelés, mely biztosítja a személyes adatokhoz való hozzáférést, felhasználónévvel és jelszóval védett.

A meghatalmazott személy határozza meg a jelszavak kiosztásának és tárolásának feltételeit.

23. cikk

Minden jelszó és a személyi számítógépekhez való hozzáféréssel kapcsolatos eljárás (felügyeleti jelszavak), az elektromos postafiókokkal kapcsolatos adminisztráció és az applikatív programok adminisztrálása lepecsételt borítékokban lévő adatokkal történik, melyeket védenek az illetéktelen kezekbe kerüléstől. Felhasználásuk csak rendkívüli esetekben, illetve akkor történik, ha erre feltétlenül szükség van.

A lepecsételt borítékok tartalmának minden felhasználása dokumentálandó. Minden ilyen felhasználás esetén új jelszavakat kell meghatározni.

24. cikk

A rendszer- és applikatív programfelszerelés karbantartása, javítása, módosítása és kiegészítése csak a polgármester, illetve az által meghatalmazott dolgozó (meghatalmazott) jóváhagyásával lehetséges, kivitelezését pedig csak meghatalmazott szervizek és szervezetek, illetve olyan személyek végezhetik, akiknek megfelelő szerződésük van az adatkezelővel. A kivitelezőknek a rendszer- és applikatív programfelszerelés módosításait és kiegészítéseit megfelelően dokumentálniuk kell.

A dolgozóknak nem szabad telepíteniük programokat az informatikai rendszer működtetésével megbízott személy tudta nélkül. Nem szabad programokat kivinniük a hivatalos helyiségekből a szervezetei egység vezetőjének jóváhagyása nélkül és az informatikai rendszer működtetéséért felelős személy tudta nélkül sem.

25. cikk

A hálózati szerverlemezek és a személyes adatok tárolására szolgáló helyi munkaállomások tartalmát folyamatosan ellenőrzik a számítógépes vírusok kiszűrése érdekében.

Minden munkaállomást, laptopot és egyéb felszerelést fel kell szerelni aktivált és frissített vírusvédelemmel.  Minden munkahelyi számítógépet fel kell szerelni egy helyi tűzfal és egy helyi behatolás-felderítő és -megelőző rendszer kombinációjával.  Minden laptopot és egyéb felszerelést helyi tűzfallal kell felszerelni. 

Számítógépes vírus észlelése esetén azt azonnal el kell távolítani és egy megfelelő szakmai szolgálat segítségével azonosítani kell a számítógépes információs rendszerben való megjelenésének okát.

Minden olyan személyes adatot és szoftvert, melyet a számítógépes információs rendszerben való felhasználásra szántak, s mely a számítógépes adatátviteli adathordozón vagy telekommunikációs csatornákon keresztül eljut az adatkezelőhöz, használat előtt ellenőrizni kell a számítógépes vírusok kiszűrésének biztosítására.

26. cikk

Amennyiben a felhasználó vagy a rendszergazda elhagyja a munkahelyét, vagy nem végez bejegyzéseket, a jelszóval védett képernyőzárakat egy meghatározott időtartamon belül automatikusan aktiválni kell.

Olyan rendszerek esetében, ahol ez technikailag lehetséges, a felhasználó automatikus kilépése történik, amennyiben a megadott időtartamon belül nem történik bejegyzés.

A notebookok esetében megfelelő merevlemez-titkosítást használnak.  A kapcsolatvezérlés révén  korlátozható vagy megakadályozható a külső eszközök használata az ügyfeleknél.

Az üzleti információkat az alapelv szerint nem kell a szükségesnél hosszabb ideig helyben tárolni a munkahelyi számítógépeken vagy laptopokon, hiszen azokat az erre a célra tervezett központilag kezelt rendszerekben tárolják.

27. cikk

Az irodai kommunikációs eszközöket, például nyomtatókat, fénymásolókat, faxokat stb. szintén védeni kell az illetéktelen hozzáférés és a manipuláció ellen.

Az üzemeltetőnek távoli hozzáférés esetén is meg kell tennie a megfelelő információbiztonsági intézkedéseket.

VII.      Hozzáférés vagy az adatok rendelkezésre állásának biztosítása fizikai vagy műszaki incidens esetén

28. cikk

Minden adatokkal kapcsolatos művelet bejegyzésre kerül a rendszernaplófájlokba. A naplózást az adminisztrátornak kell elvégeznie az operációs rendszerek és alkalmazások követelményeinek és képességeinek megfelelően.

Az ellenőrzési nyomvonalnak lehetőséget kell adnia annak meghatározására, hogy az egyes személyes adatokat mikor vitték be az adatbázisba, mikor használták őket fel, vagy dolgozták fel más módon, illetve módosították és ki tette ezt. Minden eseményt időbélyeggel kell ellátni.

29. cikk

Személyes adatok átadása csak olyan felhasználóknak történhet, akik bizonyítják, hogy ehhez megfelelő jogalappal vagy az érintett személy írásos hozzájárulásával rendelkeznek.

A személyes adatok minden egyes átadásakor a kedvezményezettnek írásbeli kérelmet kell benyújtania, melyben világosan meg kell határozni a jogalapot, mely feljogosítja a felhasználót a személyes adatok átadására, vagy ehhez írásbeli kérelmet vagy az érintett hozzájárulását kell csatolni.

A személyes adatok minden átadása bekerül az átadási nyilvántartásba, melyből világosan látszania kell, hogy mely személyes adatok átadására került sor, illetve hová és kinek, mikor, milyen alapon történt ez meg. Az adatok követhetőségi nyilvántartása kronológiai sorrendben történik.

Sosem közvetíthetőek a dokumentumok eredeti példányai, kivéve, ha ezt bíróság írásban rendeli el. Az eredeti dokumentumot annak máshová küldésének idejére másolattal kell helyettesíteni.

30. cikk

Meghibásodás és más kivételes helyzetben a számítógépes rendszer helyreállításához a hálózati szerver tartalmának rendes másolását kell biztosítani, amennyiben az adatok ott találhatóak (azaz az adatok biztonsági másolása).

A rendelkezésre állás szempontjából kiemelten fontos adatokról rendszeresen biztonsági másolatot kell készíteni, hogy egy vagy több összetevő meghibásodása esetén a teljes rendszer könnyen újra működőképessé tehető legyen.

31. cikk

A rendszer kiesése esetén gondoskodni kell arról, hogy rendkívül fontos adatok ne veszhessenek el.

A biztonsági mentéshez szükséges közvetítőket olyan helyen kell tárolni, ami megfelel az adott információk titoktartási, integritási és hozzáférhetőségi követelményeinek. Ez magában foglalja a kielégítő helyi elkülönítést a biztonsági mentés közvetítője és a biztonsági forrás között (pl. más helyiségekben való tárolás).

Biztosítani kell azt, hogy az adminisztrációs személyzet feltétlen szükségesség esetén a biztonsági közvetítőkhöz való hozzáféréssel rendelkezzen.

Meg kell határozni az elmentés határidejeit és a biztonsági másolatok törlésének határidejeit is.

32. cikk

Az információkat a jogi, szerződéses és üzleti követelményeknek megfelelően archiválják.

Meg kell határozni az alapvető üzleti információk és az archív másolatok tárolási időtartamát is.

Az archivált adatokat olyan helyeken kell tárolni és elmenteni, ahol megfelelnek a hozzáférhetőség, integritás és titoktartás feltételeinek.

VIII.    Az intézkedések rendszeres tesztelése, osztályozása és értékelése

33. cikk

Az adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy a feldolgozás biztonsága érdekében rendszeresen teszteli, osztályozza és értékeli a technikai és szervezeti intézkedések hatékonyságát.

Az adatkezelő erre a célra legalább évente egyszer ellenőrzi a személyes adatok feldolgozásának törvényességét. A belső ellenőrzéshez az adatközlő megvizsgálja a személyes adatok (naplófájlok) feldolgozásának naplóit, és konzultál a megfelelő informatikai biztonsági szakértőkkel.

IX. Az adatok mentésének és törlésének határideje

34. cikk

Az adatkezelő biztosítja, hogy a személyes adatok mentésének időtartama a lehető legrövidebb időszakra korlátozódjon. Erre a célra adatkezelő a nyilvántartási listában a személyes adatok törlésével kapcsolatos határidőket szab meg.

A megőrzési határidő leteltével a személyes adatokat törlik, illetve tartósan megsemmisítik vagy névtelenné teszik, kivéve, ha törvény vagy más rendelkezés másként határoz.

35. cikk

Az informatikai közvetítőkről való adattörlés céljából olyan törlési módszer alkalmazandó, mely lehetetlenné teszi a törölt adatok teljes vagy részleges visszaállítását. A törlésnek teljesnek és véglegesnek kell lennie. Az adathordozó mellett az ilyen jellegű információkat a "törölt" mappából vagy a "lomtárból", illetve más megfelelő mappából/direktóriumból is törölni kell, mégpedig olyan módon, hogy a tartalom ne lehessen visszaállítható.

A hagyományos közvetítőkön (okiratok, nyilvántartások, lajstromok, listák, stb.) szereplő adatok megsemmisítése olyan módon történik, ami lehetetlenné teszi a megsemmisített adatok egészének vagy egy részének helyreállítását. Azonos módon kell megsemmisíteni a segédanyagokat (pl. nyomóminták, számítások és táblázatok, vázlatok, próba vagy meghibásodott nyomatok stb.).

Tilos a személyes adatokat tartalmazó feleslegessé vált adatközvetítők szemétbe dobása.

A személyes adatok hordozóinak megsemmisítési helyükre való szállításánál ügyelni kell arra, hogy azokat a szállítás idején is biztosítsák.

X.  A külső jogi és természetes személyek által végzett szolgáltatások

36. cikk

Az adatkezelő a feldolgozás bizonyos feladatait külső jogi és természetes személyekre (a továbbiakban: adatfeldolgozó) is bízhatja, aki a technikai és szervezeti intézkedésekkel kapcsolatos megfelelő biztosítások mellett működik. Adatfeldolgozónak, aki a megbeszélt szolgáltatásokat az adatközlő helyiségein kívül végzi, a személyes adatok legalább olyan szigorú védelméről kell gondoskodnia, mint ahogyan azt a Szabályzat meghatározza.

Ilyen esetben az adatkezelő az adatfeldolgozóval megfelelő írásos megállapodásokat köt a személyes adatok feldolgozásáról, mellyel meghatározzák mindkét fél jogait és kötelezettségeit. Ilyen megállapodás esetén mindenképpen elő kell írni a személyes adatok biztonságát és azok biztosítását garantáló feltételeket és intézkedéseket, és az adatfeldolgozó adatkezelővel szembeni kötelezettségeit. Mindez vonatkozik azokra a megbízottakra is, akik karbantartják a gép vagy programfelszerelést és telepítik az új berendezéseket vagy programokat. 

Adatfeldolgozó az említett megállapodás alapján adatkezelő nevében és annak számlájára csak olyan a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos feladatokat végezhet, amikben megállapodtak. Az adatfeldolgozó adatokat nem használhat fel vagy alkalmazhat bármilyen más célra.

XI. Biztonsági incidens esetén való jelentés

37. cikk

Adatkezelő következetes és hatékony rendszert biztosít a biztonsági incidensek kezelésére, ideértve a biztonsági események dokumentálását és jelentését.

Erre a célra az adatkezelő információs rendszert biztosít, mely képes az események felismerésének ellenőrzésére (pl. tűzfal, behatolások észlelése, megfigyelő rendszer). Az információs rendszerek lehetővé teszik az összes biztonsági szempontból releváns vagy a rendszer számára kritikus esemény dokumentálását. Ezen naplók felügyelete az információs rendszer felhatalmazott személye (adminisztrátora) felelőssége, aki biztonsági események esetén jelentést tesz az adatkezelő vezetésének.

Minden munkavállaló köteles haladéktalanul értesíteni az adatkezelő vezetését minden olyan tevékenységről, mely a bizalmas információk felderítésével vagy jogosulatlan megsemmisítésével, a rosszindulatú vagy jogosulatlan felhasználással, az információk lefoglalásával, elérhetetlenségével, megváltoztatásával vagy megsemmisítésével kapcsolatos, maguk pedig megpróbálják megakadályozni az ilyen tevékenységeket.

Az adatkezelő a biztonsági incidensek nyilvántartásában rögzíti a személyes adatok védelmének minden megsértését, s itt fel kell tüntetnie a személyes adatok védelmének megsértésével kapcsolatos tényeket , a jogsértés következményeit is és a helyrehozatalt szolgáló intézkedéseket kell foganatosítania.

Az összes biztonsági eseményt időrendi sorrendben kell rögzíteni, függetlenül az egyének jogait és szabadságait érintő kockázat mértékétől és típusától. Az adatkezelő kiemelten kezeli, rögzíti a titoktartás (pl. az adatok jogosulatlan közlése), az adatokhoz való hozzáférés és az adatok integritásának (pl. az adatok jogosulatlan megváltoztatása) megsértését.

38. cikk

Amennyiben a személyes adatok védelmének megsértése valószínűsíthetően veszélyezteti az egyének jogait és szabadságjogait, úgy az adatkezelő Az általános adatvédelmi rendelet 33. cikkével összhangban haladéktalanul, legkésőbb 72 órán belül értesíti erről az illetékes felügyeleti hatóságot.

Amennyiben a személyes adatok védelmének megsértése nagy valószínűséggel veszélyezteti az egyének jogait és szabadságjogait, úgy az adatkezelőnek Az általános adatvédelmi rendelet 34. cikkének rendelkezéseivel összhangban késedelem nélkül, azonnal értesítenie kell az érintetteket a személyes adatok védelme sérülésének bekövetkeztéről.

XII.      Záró rendelkezések

39. cikk

Jelen Szabályzat minden módosítása és kiegészítése írásos formában, azonos módon történik, ahogyan a Szabályzat elfogadása történt.

40. cikk

A Szabályzat a megjelenése napján lép életbe.

A Szabályzat megjelentetése az adatközlőnél szokásos módon történik, olyan módon, hogy annak tartalmával az adatközlő minden dolgozója megismerkedhessen.

41. cikk

Jelen Szabályzat hozzáférhető és megtekinthető minden dolgozó számára az adatkezelő községi szervénél, munkaidőben. A dolgozók számára biztosítják, hogy felügyelet nélkül megismerhessék jelen Szabályzat tartalmát.

Szám: 071-1/2020-1

Šalovci,  2020. március 4.